OBJETIVO
Definir y precisar los medios y forma de realizar el análisis administrativo de las estructuras orgánicas y funciones que integran y son competencia del organismo, a efecto de establecer estructuras orgánicas horizontales y racionales, así como funciones acordes a estas, en congruencia con las atribuciones conferidas a cada una de las unidades administrativas autorizadas por el órgano de gobierno y las dependencias coordinadoras y normativas.
PROCEDIMIENTO PRAME.01| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Unidades Administrativas Solicitantes | 1 | Solicita mediante oficio anexando los proyectos respectivos, para la realización de un estudio de organización y que consiste en la creación o modificación de unidades administrativas y que conlleva el análisis de puestos de mando y funciones y envían | Oficio y Proyectos de organización | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 2 | Recibe mediante turno de la Dirección de Administración y Finanzas o Subdirección de Recursos Humanos y Materiales, el proyecto de organización y anexos, analiza y gira instrucciones distribuyéndolo al área responsable (Supervisor, Coordinador Profesional y Superintendencia) según corresponda para el desarrollo del estudio | Turno y Proyectos de Organización | Área Responsable | 3 | Recibe los Documentos, revisa instrucciones y procede a identificar las necesidades y dimensión del estudio. | Oficio y Documentos | " | 4 | Prepara y/o recaba la información documental o estadística necesaria, a través de la investigación documental, o bien elabora oficio de requerimiento de información adicional y entrega. Nota: La información Documental o estadística entre otra puede ser: -Leyes -Decretos -Reglamentos - Manuales - Estadísticas - Catálogo de Presupuestos - Plantilla de Personal - Cuestionarios - Criterios Específicos | Ordenamientos, normas y Estadísticas. | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 5 | Solicita mediante Oficio, información complementaria en caso de requerirse, o bien instruye al personal para que acuda al área solicitada. | Oficio | Unidades Administrativas Solicitantes | 6 | Recibe requerimientos de información, la recaba la entrega directamente o la envía mediante oficio. | Oficio e Información | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 7 | Recibe Oficio y documentación complementaria y la distribuye en su caso. | Oficio y documentación | Área Responsable | 8 | Ordena y clasifica la información efectúa el análisis de la misma y verifica la normatividad vigente | Información y Normatividad | " | 9 | Identifica las estructuras Orgánicas para determinar la creación o modificación de las áreas y funciones, prepara los formatos de justificación técnico - funcional e integra el proyecto de organización y entrega. | Formatos de justificación | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 10 | Evalúa el proyecto y efectúa adecuaciones, en su caso, y devuelve al área responsable para su corrección o aclaraciones pertinentes. | Proyecto de organización | Área Responsable | 11 | Efectúa precisiones a la propuesta de organización, tanto a las estructuras como a las funciones y presenta para su revisión final. | _ | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 12 | Revisa el estudio final de la organización y los somete a validación de las áreas correspondientes. | Estudio de organización | Unidades Administrativas Solicitantes | 13 | Recibe el estudio final, lo analizan de manera particular o en su caso de manera conjunta con la Gerencia de Modernización Administrativa y Desarrollo Organizacional; emiten comentarios o bien validan y envían | _ | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 14 | Recibe mediante Oficios los comentarios al estudio de organización o la validación de esté, lo analiza y distribuye al área responsable. | Oficio y estudio de Organización | Área Responsable | 15 | Efectúa las correcciones necesarias según el caso y entrega el estudio final. | _ | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 16 | Somete a dictamen de la Dirección de Administración y Finanzas y Subdirección de Recursos Humanos y Materiales el estudio de organización para su aprobación | Estudio de organización | Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Rec. Humanos y materiales | 17 | Revisa y analiza el estudio de organización, dictamina o bien precisa comentarios en su caso y entrega para las correcciones. | Estudio de organización | " | 18 | Prepara el acuerdo con el Director General para el Vo. Bo. Del estudio y posteriormente lo entrega junto con el acuerdo firmado. | Acuerdo y Estudios de organización | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 19 | Prepara el acuerdo para someterlo al H. Consejo de Administración para su autorización y envía a la dirección de administración y Finanzas junto con el estudio de organización, para su integración en la carpeta para la sesión correspondiente a través del prosecretario del Consejo referido. | Acuerdo y Estudios de organización | " | 20 | Toma conocimiento posteriormente de los acuerdos aprobados por el H. Consejo de Administración e Instruye al área correspondiente | Acuerdo | Área Responsable | 21 | Elabora proyecto de oficio y presenta firma. | Oficio | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 22 | Recaba firmas del director de Administración y Finanzas y envía los estudios de organización para conocimiento de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y Coordinadora Sectorial. | Oficio y estudio de Organización | " | 23 | Firma el oficio o recaba firma de la superioridad y envía copia del estudio de organización autorizado, al titular o responsable de la unidad administrativa correspondiente y a la Gerencia de Personal para la implantación de las áreas creadas o modificadas y los puestos respectivos. | Oficio y estudio de Organización | " | 24 | Gira instrucciones al área responsable para la integración o actualización del Manual General de Organización. | _ | Área Responsable | 25 | Prepara la información necesaria e integra el proyecto de manual o la Manual actualización de esté, de acuerdo con las Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Organización. | Manual | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 26 | Recibe del Proyecto de manual o su actualización, analiza y prueba, o determina comentarios en su caso y devuelve. | Manual | Área Responsable | 27 | Efectúa las correcciones determinadas, elabora oficio de envío y entrega junto con el manual definitivo. | Oficio y Manual. | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 28 | Recaba firma de la superioridad y envía el manual definitivo a las unidades administrativas para su validación o comentarios finales. | _ | Unidades Administrativas Solicitantes | 29 | Revisa el Manual definitivo, aprueba, o en su caso, emite comentarios finales y envían mediante oficio. | Manual y comentarios | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 30 | Recibe mediante turno de la Dirección de Administración y Finanzas el manual autorizado, o los comentarios realizados y turna. | Turno y comentarios. | Área Responsable | 31 | Efectúa los ajustes necesarios al manual, comenta éstos con el titular de la Gerencia de Modernización y elabora la hoja de Autorización del Director General para la firma de autorización del Manual. | Hoja de Autorización | Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional | 32 | Gestiona ante el director de Administración y Finanzas el Acuerdo con el Director General para la firma y Autorización del Manual. | _ | " | 33 | Recibe la Hoja de Autorización del Director General y gestiona ante la Subdirección de Informática su difusión del manual mediante INTRANET. Termina el Procedimiento. | Hoja de Autorización y Manual |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PRAME.01
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Modernización Administrativa
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100