MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL


INTEGRACIÓN DE INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y NORMATIVOS DEL ORGANISMO

OBJETIVO

Establecer el marco de actuación del personal responsable de la elaboración y desarrollo de instrumentos administrativos y normativos que solicitan las unidades administrativas que integran el organismo, para regular y unificar el criterio interdisciplinario e impulsar y facilitar las tareas de mejoramiento administrativo que permitan cumplir la simplificación de los trámites y en forma más productiva los objetivos y metas enfocados a incrementar y mejorar la calidad de los servicios que se otorgan.

PROCEDIMIENTO PIAN.03

RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 1 Recibe mediante oficio con el anexo del proyecto de las áreas solicitantes o bien por instrucciones del Director de Administración y Finanzas derivadas de acuerdos con la superioridad, el requerimiento de elaboración y actualización de manuales administrativos de normas internas de las distintas unidades administrativas del Organismo. Oficio y Proyectos
" 2 Toma, conocimiento, analiza, indica instrucciones y distribuye al Supervisor Coordinador de la realización del trabajo, para el inicio del desarrollo del proyecto. Copia de Oficio y Proyectos
Área Responsable 3 Analiza la información, revisa instrucciones y procede a identificar las necesidades y amplitud del proyecto. Oficio y Proyectos
" 4 Prepara y/o recaba la información documental o estadística necesaria, a través de la investigación documental, pudiendo ser esta: -Leyes -Decretos -Reglamentos - Manuales - Estadísticas - Catálogo de Presupuestos - Plantilla de Personal - Cuestionarios - Criterios Específicos Ordenamientos, normas y estadísticas
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 5 Solicita adicionalmente mediante oficio la información complementaria en caso de requerirse al área solicitante, conservando la copia del acuse para el archivo, o bien al personal para que acuda a ésta. Oficio
Unidades Administrativas del Organismo 6 Recibe requerimientos de información complementaria, la recaba y la entrega o la envía mediante oficio. Información
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 7 Recibe oficio e formación complementaria la distribuye en su caso. Oficio e información
Área Responsable 8 Recibe la información, precisa el plan de trabajo y prepara la documentación necesaria para la realización de sesiones de trabajo, en su caso, aplica las entrevistas directas al personal de las áreas administrativas que requieren de la actualización o integración del proyecto. Información
" 9 Ordena y clasifica la información, efectúa el análisis técnico de la misma y verifica los lineamientos autorizados, así como las normas correspondientes y procede a realizar la propuesta del proyecto y somete a revisión. _
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 10 Revisa el proyecto de integración o actualización del manual de procedimiento o norma interna, efectúa observaciones y entrega para su corrección o aclaraciones pertinentes. Proyectos
Área Responsable 11 Efectúa aclaraciones según se requieran y procede a corregir las observaciones terminadas que en su caso existan. Proyectos
" 12 Prepara oficio recaba firma del titulara del área de modernización y envía al área solicitante los proyectos correspondientes para su revisión definitiva. Oficio
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 13 Recibe los proyectos correspondientes una vez revisados por el área involucrada e instruye al personal responsable según proceda Proyectos
Área Responsable 14 Efectúa las correcciones pertinentes y presenta los manuales administrativos o normas internas definitivos para su revisión final. Manuales o Normas
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 15 Revisa los manuales administrativos o normas internas administrativos aprobados por el área solicitante de manuales administrativos a las normas internas y devuelve para su trámite. _
Área Responsable 16 Prepara oficio recaba firma del titular de modernización y envía a la contraloría interna para sus comentarios pertinentes a los manuales o normas. Oficio y Manuales o Normas
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 17 Recibe comentarios en su caso, hechos a través de auditoria o mediante informe, analiza y turna. Comentarios
Área Responsable 18 Analiza los comentarios, realiza modificaciones que sean convenientes, prepara oficio y hoja de identificación y Registro (Anexo 2), recaba firmas y envía los documentos definitivos al área solicitante para requisitar dicha hoja. Comentarios, oficio, hoja de identificación y registro
Unidades Administrativas Solicitantes 19 Revisa la información contenida en los manuales administrativos o normas internas, gestiona su aprobación por el titular del área o toma de conocimiento por parte de los Comités Técnicos correspondientes de las normas internas que lo requiera, o bien aprueba firmando la hoja de identificación y Registro y Turna. Comentarios, oficio, hoja de identificación y registro y manuales o normas
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 20 Recibe los manuales administrativos o normas internas aprobados con hoja de identificación y registro, e instruye al personal responsable. Comentarios, oficio, hoja de identificación y registro y manuales o normas
Área Responsable 21 Elabora la hoja de autorización del C. Director General (Anexo 3) y entrega junto con una copia de los manuales o normas internas y la hoja de identificación y Registro Hoja de Autorización
Gerencia de Modernización y Desarrollo Organizacional 22 Recaba las firmas faltantes en su caso de Vo. Bo. De los titulares correspondientes en la hoja de identificación y Registro y prepara en su caso, o instruye al área solicitante, para la elaboración del acuerdo para la autorización del H. Consejo de Administración de las normas internas que lo requieran. Acuerdo
" 23 Entrega al Director de Administración y Finanzas o a la Subdirección de Recursos humanos y Materiales al hoja de Autorización con una copia de los manuales administrativos y al Gerente de Seguimiento de Acuerdos y Supervisión de Empresas Auditoras el Acuerdo con copia de las normas internas para su gestión de la autorización respectivamente. Hoja de Autorización, Acuerdo y manuales administrativos o normas
Área Responsable 24 Elabora oficio una vez autorizados los manuales administrativos o normas internas, recaba firma y envía una copia de éstos con copia de la Hoja de Autorización o el Acuerdo a las unidades Administrativas para su distribución y difusión. Oficio, Hoja de Autorización, Acuerdo y manuales administrativos o normas
" 25 Integra en el acervo de la Gerencia, el Original del manual o la norma interna junto con una copia del acuerdo y los originales de la hoja de Autorización y de la identificación y Registro para su consulta posterior. Fin del Procedimiento Manuales Administrativos o Normas


DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PIAN.03



Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Modernización Administrativa
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Tel. 01 (777) 329-2100