MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL


PRGF.04 PARA LA GENERACIÓN Y FLUJO DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE ASISTENCIA EN OFICINAS CENTRALES

OBJETIVOS

POLÍTICAS

REGISTRO Y CONTROL
  • El control de asistencia de personal se hará en forma quincenal, comprendiendo la primera quincena de cada mes, del día primero al quince y la segunda quincena, del dieciséis al último día del mes.

  • El registro de asistencia de personal en oficinas centrales se hará mediante el sistema; en las áreas donde no exista el sistema continuarán observando el mismo procedimiento tradicional mediante el uso de reloj checador y/o listas de asistencia.

  • Quedan excluidos de este control el personal de mandos medios y niveles superiores, el personal de honorarios y los choferes de niveles superiores, quienes reportarán su asistencia y jornada extraordinaria mediante listas de asistencia avaladas por su jefe inmediato.

  • El personal secretarial de los Directores de Área, registrarán solamente entrada y salida, en horario abierto, debiendo de cumplir con su jornada ordinaria.

  • Todos los documentos que justifiquen las incidencias del personal, deberán estar en poder del Departamento de Admisión y Empleo, a más tardar dos días hábiles posteriores al hecho motivo de justificación; requisito indispensable para hacerse acreedor al premio de puntualidad.

  • El personal contratado por honorarios, no podrá autorizar justificaciones de no registro de asistencia, ya que por el tipo de contratación no debe realizar funciones de estructura.

  • El personal que participe en actividades deportivas, culturales o recreativas organizadas por el Organismo, y asista con demora en su hora de entrada matutina o vespertina, tendrá que registrarla normalmente para que el retardo le sea justificado en forma automática, cuando así lo indique la Gerencia de Personal. Sin embargo tendrá que reponer el tiempo del retardo al final de su jornada de labores.

  • El registro de salida antes del término de su jornada, se considerará como falta.

  • El tiempo para tomar alimentos u otras actividades, no deberá ser menor a una hora por lo que no se aceptarán solicitudes para el pago de comidas y/o jornada extraordinaria en ese hora.

  • La exención del registro de control de asistencia se autorizará a petición expresa de los titulares de área siempre y cuando el trabajador no devengue jornada extraordinaria ya que para ser realizado este pago, se requiere que exista el registro específico de ese tiempo.

  • Trabajador que se encuentre a disposición de personal, no podrá laborar jornada extraordinaria, hasta que sea reubicado.

  • No se permite que labore jornada extraordinaria, al personal que registre retardo en el sistema.

  • Gerente de Personal será el único facultado para autorizar que el personal firme lista de asistencia en vez de registrar en el sistema.

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
Departamento de Remuneraciones al Personal 1 Actualiza el archivo de usuarios del sistema de registro de asistencia conteniendo las plantillas de identificación, con los movimientos de personal (altas, bajas y cambios) proporcionados al inicio de cada quincena por el Departamento de Admisión y Empleo. Movimientos de Personal
" 2 Actualiza al inicio de cada quincena con los mismos movimientos, el archivo de personal utilizado por el SCCA (sistema de calificación del control de asistencia), incluyendo además los siguientes parámetros de calificación:

A cada empleado:
  • Horario autorizado.
  • Clave de nivel de omisión de pago de conceptos (tiempo extraordinario, comidas, cenas y taxis, días festivos y descansos laborados).
  • Limite autorizado de horas extras a devengar.

Dentro del SCCA:
  • Previa autorización del Departamento de Admisión y Empleo, creación de horarios nuevos.
  • Actualización de días de descanso obligatorios, días de descanso en laborables y días laborables en descansos por convenio sindical.
Movimientos de personal
" 3 Recupera diariamente en un archivo histórico por medio del (sistema de control ), la información que los empleados generaron en el sistema de registro de asistencia.

Nota: Debido a que el archivo histórico esta protegido, se genera una copia para procesar los registros de asistencia dentro del SCCA, obteniendo un archivo calificado y con formato de kardex electrónico (visible sólo por computadora). 		Archivo en Dispositivo Magnético
El personal Administrativo del Organismo 4 El personal sujeto al control de asistencia, consulta por computadora el SCCA, para elaborar en caso de omisión de registros de asistencia, los documentos de incidencias correspondientes en original y copia, los cuales deberá entregar en el Depto. de Admisión y Empleo. -
Departamento de Admisión y Empleo 5 Recibe los documentos de incidencias y verifica que la firma del jefe inmediato exista en el registro de firmas autorizadas y que la fecha de entrega no sea mayor a dos días hábiles posterior a la fecha de la incidencia; si fuera mayor al período de tolerancia establecido, se recibe y se marca en el documento el sello de extemporáneo.

Nota: En cualquier caso el documento de incidencias es fechado y foliado, incorporando el original al control electrónico de documentos (capturando el folio, fecha de recibido, nombre y número de empleado, fecha y tipo de la incidencia), la copia le es devuelta como acuse de recibo al empleado. 		Documentos de Incidencias

Archivo en Dispositivo Magnético
Departamento de Remuneraciones al Personal 6 Integra por captura al proceso del SCCA los documentos de incidencias recibidos diariamente.

Verificando que los datos del empleado incluidos en el documento de incidencias sean los correctos, en caso contrario se corrigen y anotan en el documento.

Si existiera error en la fecha de la incidencia, le será notificado al empleado para que elabore de inmediato un documento solicitando la corrección de la incidencia. 		Documentos de Incidencias
" 7 Al término de la captura de los documentos de incidencias, estos se archivan clasificados por centro de trabajo y por período de control de asistencia (por quincena).

Dos días hábiles posterior a la conclusión de la quincena, procesa en el SCCA la información recuperada del sistema así como la información capturada de los documentos de incidencias obteniendo un nuevo archivo calificado. 		Carpeta de Control de Documentos
" 8 El SCCA genera un reporte por centro de trabajo en forma de resumen por empleado de las incidencias calificadas (retardos, faltas, tiempo extra, comidas, cenas y taxis) que se valida y se corrige en su caso. Diskette
" 9 Finalmente el archivo calificado en período ordinario es entregado en dispositivo magnético (diskette) para ser integrado en el proceso de cálculo de nómina realizado en el SIN (sistema integral de nómina). Diskette
" 10 Adicionalmente se integra por captura en el SCCA las incidencias extemporáneas generando un archivo complementario al archivo calificado en período ordinario para ser integrado también en el proceso de cálculo de nómina realizado en el SIN. Reporte
" 11 El SIN genera un reporte previo al cálculo definitivo de la nómina el cual se valida y en su caso se corrigen y se adicionan pagos o descuentos según proceda, dentro del modulo correspondiente a la captura de incidencias. Recibos de Pago
" 12 Efectúa en el SIN el cálculo definitivo de la nómina, se emiten recibos de pago, pensiones alimenticias y se envían al Depto. de Egresos para proceder a su pago.

Finalmente en el SIN se genera el reporte de nómina que se confronta contra los reportes de calificación del control de asistencia en período ordinario generados por el SCCA, buscando discrepancias que se deberán ajustar como complemento al período de control de asistencia.

Fin del Procedimiento. 		Reporte de la Nómina
Reporte de Calificación de Control de Asistencia


DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO



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Gerencia de Personal
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100