PROCEDIMIENTO PARA ENTRADAS Y SALIDAS DE ACTIVOS FIJOS AL ORGANISMO



Resumen del Documento:

Descripción de las acciones mediante las cuales se llevará a cabo el control y seguimiento del destino de los bienes del Organismo y de los bienes personales que ingresan y salen de las instalaciones del mismo.

Vigencia a partir del mes de noviembre de 1997 a la fecha.

OBJETIVO

Implementar los mecanismos que permitan administrar y controlar los activos fijos que pertenecen al organismo así como los bienes personales que ingresan y salen, con el fin de lograr un adecuado control y seguimiento de los bienes institucionales.

  • El personal, proveedores y representantes de empresas pueden introducir bienes personales al organismo siempre y cuando lo soliciten mediante oficio al departamento de servicios generales, el oficio debe contener las características especificas de dicho bien.

  • Los oficios originales para la entrada y salida de bienes personales e institucionales deberán permanecer Durante el proceso en servicio de vigilancia ya sea en la entrada principal o bien en el estacionamientos de funcionarios.

  • Solo podrán autorizar la salida de bienes institucionales los:

  • Todos los oficios de salida de bienes institucionales deberán llevar el vo.bo. del departamento de Servicios generales.

  • El área de servicio de vigilancia será la responsable de checar que la descripción de los bienes en el oficio corresponda al bien.

  • Todo el personal que labora en las oficinas de Capufe deberá reportar la salida y entrada de bienes ya sea personales o institucionales.

  • El departamento de servicios generales deberá reportar cualquier incidencia al área jurídica para la aplicación de sanciones.


    PROCEDIMIENTO 1

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Personal del Organismo, Proveedores y Representantes de empresas 1 Deberán elaborar un oficio requiriendo la entrada del –oficio, articulo, con su descripci6n correspondiente, entregándolo al servicio de vigilancia ya sea en la entrada principal o bien en el estacionamiento de funcionarios. Oficio
    Servicio de Vigilancia 2 Recibe el oficio y lo anexan en el reporte diario de eventos (parte de novedades) turnándolo al Departamento de Servicios Generales. Oficio
    Reporte
    Departamento de Servicios Generales 3 Recibe reporte con el oficio y lo archiva Oficio
    Reporte
    Personal del Organismo, Proveedores y Representantes De empresas 4 Cuando el personal, los proveedores o los representantes requieran la salida del articulo, deberán presentar copia del oficio con el que se introdujo el bien Oficio
    Servicio de vigilancia 5 Recoge el oficio y lo anexan en el parte de novedades (reporte diario de eventos) turnándolo al departamento de Servicios Generales Oficio
    Reporte
    Departamento de Servicios Generales 6 Recibe reporte lo revisa le da seguimiento y lo archiva Oficio
    Reporte


    DIAGRAMA DE FLUJO




    PROCEDIMIENTO 2

    RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
    Personal que Labora en las Oficinas de Caminos y Puentes 1 Deberán elaborar un oficio requiriendo la salida del bien institucional describiendo detalladamente, anotando su número de inventario.
    Las características del bien y con su firma correspondiente.

    Entregándolo a la coordinación de bienes muebles (departamento de almacenes e inventarlos), quedándose con dos copias del oficio.

    Nota: solo podrán autorizar la salida de algún bien Institucional: Jefes de departamento, Gerentes, Subdirectores y Directores.     		Oficio
    Coordinación de Bienes Muebles 2 Recibe oficio original y recaba el vc.bo. del Departamento de Servicios Generales. Oficio
    " 3 Registra la salida del bien, entregando el original al servicio de vigilancia ya sea de la entrada principal o bien del estacionamiento de funcionarios según sea el caso. Oficio
    Registro
    Servicio de Vigilancia 4 Recibe oficio original y checa que el bien corresponda a las especificaciones del oficio. Oficio
    Reporte
    " 5 El oficio lo anexa en el reporte diario de eventos (parte de novedades) turnándolo al Departamento de Servicios Generales. Oficio
    Reporte
    Departamento de Servicios Generales 6 Recibe reporte con oficio y lo archiva. Oficio
    Reporte
    Todo el personal que labora en las oficinas de Caminos y puentes 7 Cuando regresa el bien a las oficinas entrega una copia del oficio con el que solicito su salida recabando acuse de recibo en servicio y vigilancia. Copias del Oficio
    Servicio de Vigilancia 8 El oficio lo anexa en el reporte diario de eventos (parte de novedades) turnándolo al Departamento de Servicios Generales. Oficio
    Reporte
    Departamento de Servicios Generales 9 Recibe reporte con oficio y lo archiva. Oficio
    Reporte


    DIAGRAMA DE FLUJO






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