MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN,UTILIZACIÓN,REASIGNACIÓN Y CANCELACIÓN DE EQUIPOS CELULARES.

CONTENIDO


INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL

MARCO LEGAL
LINEAMIENTOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CON DIAGRAMA DE FLUJO

ANEXOS

Resumen del Documento:

Regula la asignación y uso de telefonía celular, radio-celulares y radiolocalizadores para servidores públicos del Organismo.

Vigencia a partir del mes de octubre de 2002 a la fecha.



INTRODUCCIÓN

Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, el H. Consejo de Administración, mediante acuerdo No. 151.7b del 19 de Marzo de 1998, aprobó el procedimiento para la contratación, utilización, reasignación y cancelación de equipos celulares, radio-celulares y radiolocalizadores, el cual se actualizó para hacerlo congruente con lo dispuesto en el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, permitiendo que los usuarios del servicio atiendan los objetivos, lineamientos y procesos para la asignación y uso de los servicios de telefonía celular y radiolocalización, para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, que por sus funciones y actividades requieran de estos equipos.

Sin embargo, es conveniente señalar que con el afán de contribuir con las disposiciones de austeridad y racionalidad del gasto, es imprescindible darle un adecuado uso y que se precisa únicamente para los fines que el Organismo tiene encomendados.


I. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar los elementos administrativos necesarios para regular el uso de telefonía celular, radio-celulares y radiolocalizadores autorizados a los servidores públicos de este Organismo, a través de un proceso ágil y corresponsable, que permita dar transparencia por estos conceptos, en el ejercicio del gasto público.


II. MARCO LEGAL

-Ley de Adquisiciones , Arrendamientos y Servicios del Sector Público

Diario Oficial del 4 de enero del 2000 y entrará en vigor en marzo del 2000.

-Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos

Diario Oficial del 13 de marzo del 2002.

-Ley Federal de Derechos

Diario Oficial del 31 de diciembre de 1981.

-Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público

Diario Oficial del 31 de diciembre de 1976.

–Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio correspondiente.

-Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Diario Oficial del 20 agosto de 2001.

-Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público

Diario Oficial del 13 de noviembre de 1981.

-Acuerdo que establece las disposiciones de Ahorro en la Administración Pública Federal, para el ejercicio fiscal correspondiente.

-Normas para la Asignación y Uso de los Servicios de Telefonía Celular, Radiocomunicación y Radiolocalización para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Oficio-circular num. SNCGP/300/1754/97

30 de octubre de 1997.

S H Y C P y SECODAM

–Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, del ejercicio correspondiente.


III. LINEAMIENTOS

La norma emitida por las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y la Contraloría y Desarrollo Administrativo, determina que las Entidades de la Administración Pública podrán asignar el servicio de telefonía celular, radiocomunicación y radiolocalización de acuerdo con la naturaleza de las funciones y el nivel de responsabilidad.

III.1.1. -De la autorización y contratación de servicios:

III.1.1.1.-El Director General y el Director de Administración y Finanzas, serán los únicos que podrán autorizar la asignación del servicio de telefonía celular, radio-celular y radiolocalizadores a Servidores Públicos del Organismo.

III.1.1.2.-La Subdirección de Recursos Humanos y Materiales será la responsable a través de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de la contratación del servicio de telefonía celular, radio-celular y/o radiolocalizadores, así como de la administración de los equipos asignados por la Dirección de Administración y Finanzas de acuerdo a los límites máximos autorizados.

III.1.13.-Para la contratación de equipos nuevos, se autorizará la asignación de acuerdo a la función y nivel jerárquico que ocupe el servidor público en el Organismo, que por las características de sus funciones requieran de este servicio, previa solicitud por escrito del Director de Área ante la Dirección de Administración y Finanzas, mediante la cual se justifique la necesidad del servicio.

III.1.1.4.-En el caso de las contrataciones de telefonía celular, radio-celular y/o radiolocalizadores para las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, la efectuaran los titulares de estas áreas, con los proveedores de su jurisdicción para obtener respuesta inmediata sobre el servicio, de acuerdo al lineamiento ya establecido y su control se efectuará por las Subdelegaciones o Subgerencias de Administración y por el Jefe del Departamento de Administración del Conexo Industrial quienes serán los responsables del trámite de todo tipo de movimientos y pagos.

III.1.1.5.-La petición del servicio celular, radio-celular y/o radiolocalizadores será hecha a través de la Dirección de cada área a la Dirección de Administración y Finanzas en Oficinas Centrales, incluyendo, en su caso, a las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y el Titular del Conexo Industrial, quienes solicitarán el acuerdo correspondiente con base al apartado III.1.1.1 de este lineamiento.

III.1.1.6.-La adquisición de teléfonos celulares, radio-celular y/o radiolocalizadores, estará sujeta al presupuesto autorizado del ejercicio de cada área correspondiente, la contratación de este servicio se realizará con el prestador de servicios que garantice las mejores condiciones para el Organismo.

III.2.2.-De las obligaciones de los servidores públicos que tengan asignado un equipo de telefonía celular, radio-celular y/o radiolocalización.

III 2.2.1.-Será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos el buen uso que se haga de ellos, los daños ocasionados a los equipos se someterán a un dictamen técnico emitido por la empresa proveedora del servicio, para determinar si el gasto será a cargo del Organismo o del usuario.

III 2.2.2.-El usuario y resguardatario de cada uno de los aparatos del servicio telefónico celular, radio-celular o radiolocalizador, será responsable de las llamadas que se realicen por el mismo. En caso de rebasar el límite máximo autorizado, se procederá al cobro del excedente vía nómina.

III 2.2.3.-La cantidad a deducir vía nómina, se determinará de acuerdo a los estados de cuenta que la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales mensualmente enviará al Servidor Público para su revisión y análisis.

La deducción que se efectué, por el excedente al gasto autorizado en el servicio, se realizará considerando las cantidades incluyendo el IVA (proporcional al gasto excedente).

III 3.3.-De la suspensión del servicio y reposición o reasignación de equipos.

III.3.3.1.-El servidor público que sea dado de baja en el Organismo, que tenga a su cargo servicio telefónico celular, radio-celular o radiolocalizadores, tendrá la obligación de devolver a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales el equipo y accesorios proporcionados, a través de un escrito con copia al Área de Bienes Muebles para su descargo correspondiente.

III.3.3.2.-El usuario será responsable de solicitar por escrito a su Director de Área la necesidad de continuar con el servicio telefónico celular, radio-celular o radiolocalizador por su cambio de funciones y/o adscripción.

III.3.3.3.-El Director de Área deberá informar el cambio de funciones del usuario de servicio telefónico celular, radio-celular o radiolocalizadores, así mismo justificar el uso del servicio para sus nuevas funciones, a la Dirección de Administración y Finanzas.

III.3.3.4.-En caso de extravío o robo del que no se haya presentado denuncia ante la Agencia del Ministerio Público, o en el caso de que dicha denuncia se presente sin acreditarse las condiciones que indica la póliza de seguro (robo con violencia), el usuario deberá pagar la reposición del equipo de las mismas características del asignado, y su reposición se efectuará a través de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

III.4.4.-Generales

III.4.4.1.-La Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, será responsable de informar al usuario del servicio telefónico y de los radiolocalizadores los montos máximo autorizados.

III.4.4.2.-En caso de que por sus actividades los servidores públicos usuarios de estos servicios, rebasen el límite máximo autorizado, deberán solicitar la autorización del Director General y/o Director de Administración y Finanzas, de eximirse del pago del excedente.

III.4.4.3.-Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales a través de Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, el vigilar que cada uno de los aparatos del servicio telefónico celular, radio-celulares y radiolocalizadores cuenten con el seguro correspondiente.

III.4.4.4.-La Subdirección de Recursos Humanos y Materiales, será la única que podrá autorizar la reparación y compra de accesorios para equipo celular, radio-celulares o radiolocalizadores, mediante petición por escrito del servidor público y previo dictamen técnico emitido de acuerdo al apartado III.2.2.1, de estos lineamientos.


PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
Direcciones de Áreas Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial (Servidor Público) 1 Identifica la necesidad de utilizar equipo celular, radio-celular o radiolocalizador, elabora oficio justificando el servicio de acuerdo a las funciones y necesidades (ver anexo 1). Oficio
Subdirección de Recursos Humanos y Materiales 2 Recibe el oficio original de petición del servicio y somete a acuerdo con la Dirección de Administración y Finanzas. Oficio y/o
Dirección de Administración y Finanzas 3 Recibe acuerdo y lo revisa para su autorización o en su caso para el rechazo del servicio y Turna a la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales. Acuerdo
Subdirección de Recursos Humanos y Materiales 4 Da instrucciones a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, informa al área solicitante el acuerdo correspondiente.
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 5 Elabora oficio para enviar el acuerdo original a las Delegaciones Regionales, Gerencia de Tramo, Conexo Industrial y en oficinas centrales procede a la contratación de acuerdo a las necesidades del Organismo. Oficio y/o Acuerdo
Prestador del Servicio 6 Recibe oficio y elabora contrato, en un plazo de 24 horas y entrega equipo. Oficio
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales/ Subdelegación o Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales/ Gerencias de Tramo y Departamento de Administración en el Conexo Industrial 7 Recibe el contrato y turna a la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales para su firma correspondiente, en el caso de las Delegaciones Regionales Gerencias de Tramo y Conexo Industrial a su representante legal. Oficio y contrato
8 Recibe y revisa contrato debidamente firmado por el representante legal y devuelve al prestador del servicio el original del contrato y se archivan copias del contrato. Contrato
Prestador del Servicio 9 Recibe contrato requisitado y entrega el equipo contratado. Contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales/ Subdelegación o Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales/ Gerencias de Tramo y Conexo Industrial 10 Recibe el equipo celular, radio-celular o radiolocalizadores, elabora formato de entrega de equipo con copia al área de bienes muebles en oficinas centrales y en el caso de las Delegaciones, Gerencias o Conexo Industrial a la Superintendencia de Recursos Materiales para la elaboración del resguardo y entrega al área solicitante. Contrato
Servidor Público 11 Recibe formato de Entrega de Equipo y Accesorios y/o Reparación y firma de conformidad del equipo que recibe (anexo 2). Contrato Formato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales/ Subdelegación o Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales/ Gerencias de Tramo y Departamento de Administración en el Conexo Industrial 12 Recibe formato de Entrega de Equipo y Accesorios y/o Reparación debidamente firmado para su expediente y archiva copia del contrato. Formato
13 Recibe mensualmente del Prestador del Servicio las facturas y desglose de las llamadas realizadas de los equipos y se solicita a la Gerencia de Tesorería en oficinas centrales la elaboración del cheque para el pago de las facturas. Nota: Para el caso de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial el pago de las facturas será mediante los recursos asignados, aplicando el registro contable conforme al procedimiento establecido. Formato y contrato
14 Envía al Servidor público copia de las facturas y desglose de llamadas para su conocimiento, en caso de existir excedente en el monto autorizado le informa que será descontada vía nómina de acuerdo a la normatividad establecida. Solicitud cheque, factura y estados de cuenta
15 Solicita a la Gerencia de Personal mediante oficio los descuentos vía nómina de los excedentes en los servicios, anexando relación pasa a la actividad 17. Nota: Para el caso de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo en la Superintendencia de Recursos Humanos y en el Conexo Industrial será el Departamento de Administración quien realice los descuentos. Nota: La deducción que se efectúe, por el excedente al gasto autorizado, se realizará considerando las cantidades incluyendo el IVA (proporcional al gasto excedente). Facturas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales/ Subdelegación o subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales/ Gerencias de Tramo y Departamento de Administración en el Conexo Industrial 16 Recibe de la Gerencia de Tesorería el cheque y realiza el pago de acuerdo a las facturas presentadas por el Prestador del servicio en oficinas centrales, en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial la Subdelegación o Subgerencia de Administración o la Superintendencia de Recursos Financieros y realiza el pago correspondiente. Oficio
Servidor Público 17 En el caso de inconformidad deberá solicitar la aclaración por conducto de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicio Generales en oficinas centrales. Nota: Para el caso de las Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo y Conexo Industrial se solicitará a la Subdelegación o Subgerencia de Administración y en el Departamento de Administración respectivamente para su aclaración correspondiente. Cheque
18 Recibe oficio donde solicita la aclaración el Servidor Público correspondiente. Oficio
19 Recibe respuesta del prestador del Servicio e informa al Servidor Público, el resultado del dictamen de la empresa. Oficio
20 No procede Informa al servidor público que las llamadas fueron realizadas a través de su equipo y esta correcto el descuento fin. Oficio
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, Subdelegación y Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales/ Gerencias de Tramo y Departamento de Administración en el Conexo Industrial 21 Son correctas las llamadas Efectúa la bonificación a la factura y se le abonan al funcionario en el siguiente estado de cuenta. Factura
Servidor Público 22 Entrega el equipo con sus accesorios asignado, en caso de separarse del cargo por medio de oficio a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Oficio
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 23 Recibe el equipo y accesorios, envía a diagnóstico técnico para su valoración. Oficio
Prestador del Servicio 24 Emite dictamen técnico informando el estado en que se encuentra el equipo. Dictamen técnico
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 25 Recibe dictamen y en caso de ser procedente libera al Servidor Público. En caso de que el equipo se encuentre dañado, envía oficio de descuento a la Gerencia de Personal (cobro /finiquito). Oficio liberación
26 Reasigna el equipo si esta en condiciones de uso (pasa a la actividad 1) Oficio de reasignación Reporte
27 Reporta si el equipo no está en condiciones de uso al área de bienes muebles para su baja en oficinas centrales.Termina Procedimiento


DIAGRAMA




ANEXOS






Dirección de Admnistración y Finanzas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100