MANUAL DE OPERACIÓN DE LA "VENTANILLA ÚNICA" EN LA GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

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CONTENIDO PRESENTACIÓN OBJETIVO GENERAL MARCO LEGAL OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO

Resumen del Documento: Detalla las acciones que deberán realizar los usuarios cuando soliciten bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de las áreas a través de la ventanilla única de recepción y el área involucrada para proporcionarlos. Vigencia a partir del mes de mayo de 1999 a la fecha.

PRESENTACIÓN La Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, en cumplimiento de sus atribuciones para identificar las necesidades de bienes y servicio en las áreas que conforman el organismo y supervisar la integración y permanente actualización del catálogo de bienes y servicios de la entidad, ha tenido a bien, instrumentar una sola vía de acceso para las solicitudes de abasto y servicios, con el propósito de agilizar y controlar el flujo de las misma a través de la ventanilla única de recepción de solicitudes. OBJETIVO GENERAL Establecer el enlace único entre las diferentes áreas que conforman el organismo y la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el fin de saber cuales son las necesidades prioritarias y I darle desahogo a los requerimientos antes mencionados. MARCO LEGAL Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos art. 134 Ley de Adquisiciones y Obra Pública. Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal Correspondiente. Manual de Políticas, Bases y Lineamientos para la Adquisición y Arrendamientos de Bienes y Servicios. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Corresponde sólo a la ventanilla única, la recepción de las solicitudes de abasto y servicios, durante el periodo establecido para tal fin, emitido mediante oficio circular No. GRMYSG-070/99, con fecha 14 de enero de 1999, en horario de 9:00 a 14:00 h. Invariablemente. La ventanilla única sólo recibirá solicitudes de abasto o servicios elaboradas en los formatos establecidos para ese fin, según sea el caso, estos formatos no deberán sufrir ninguna modificación en sus apartados. La ventanilla única sólo recibirá las solicitudes debidamente requisitadas, es decir, deberá contener una descripción amplia y suficiente de las especificaciones de los bienes y servicios. Se aceptará solicitudes de abasto y/o servicios cuando éstas estén suscritas por funcionarios autorizados, cuya firma aparezca en el catálogo de funcionarios autorizados para signar requisiciones. Y que deberán de actualizar en el mes de Enero. Sólo se recibirán solicitudes de abasto y/o servicios cuyos trámite de afectación presupuestal haya sido aprobado por la Subdirección de Finanzas mediante el Departamento de Presupuestos, cuyo sello deberá aparecer en el formato de solicitud, según oficio circular No. DAFI99, emitido con fecha 10 de Febrero de 1999. Todas las áreas solicitantes se sujetarán al tiempo de trámite de su requisición, no se atenderán documentos en menos tiempo del establecido (plazo no mayor a 2:00 h. Del ingreso a la ventanilla al departamento). La ventanilla única podrá rechazar cualquier documento de solicitud de abasto y/o servicio cuando: a) No cumplan con algún (os) punto (s) anteriores b) Se presenten documentos extemporáneos c) No presenten solicitud original con sus copias d) La solicitud no presente el sello proporcionado por la Subdirección de Finanzas (afectación presupuesta aprobada) VALIDACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ABASTO Es responsabilidad del personal encargado de la ventanilla única revisar los siguientes datos estén correctos: Que se haya utilizado el formato adecuado a la requisición que esta presentando. Que la solicitud este firmada por el funcionario autorizado, que será del nivel jerárquico de Jefe de Departamento, Gerente, Subdirector, Director u Homologo y, que su firma aparezca en el catalogo de funcionarios autorizados. VALIDACIÓN DE LOS DATOS Es obligación del personal del área de ventanilla única revisar la información de los datos contenidos sean los correctos como son: El centro de costos, área de trabajo y su clave programatica, esta deberá cotejarse con el documento de estructuras programatica 1998-1999 y que sea congruente con la del funcionario que esta suscribiendo la solicitud de abasto. En extremo superior derecho, el recuadro que indica de cuantas hojas se compone la solicitud según el numero de hojas se presenten tantas solicitudes originales. En la columna código deberá especificar el bien que se solicite, para eso deberá contar con una amplia descripción del bien. En la columna unidad que se haya registrado de manera correcta la forma de presentación del bien que esta solicitando, por ejemplo: PIEZA=PZA., CAJA=CJA., PAQUETE=PAQ KILO=KG.., CIENTO=CTO. En la columna cantidad solicitada, deberá especificar el número de bienes solicitados, teniendo presentes, los principios de racionalidad y austeridad. VALIDACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE SERVICIO Es responsabilidad del personal encargado de la ventanilla única revisar y validar los datos sean correctos los siguientes datos: Que la solicitud de servicio sea elaborado en el formato correspondiente. Que la solicitud haya sido suscrita por funcionarios cuyo nivel sea de Jefe de Departamento, Gerente, Subdirector, Director u homologo, y cuya firma este integrada en el catálogo de funcionario con atribución de suscribir solicitudes. El cuadro que indica de cuantas hojas se compone la solicitud, en el recuadro hoja-de-. Que los datos de área de trabajo y clave programatica, sea los correctos, para ello se cotejará la información con el documento de estructuras programatica 1998-1999, se corroborara la información con la firma del que suscribe la solicitud del servicio asimismo, deberá verificarse el número de la partida y el nombre. En la columna número del servicio, deberá iniciar a partir de uno y, en el caso de que fuera mas de un servicio, que se haya numerado de forma progresiva. En la columna clave del servicio, deberá anotar que el numero asignado sea igual que el mismo dato del punto 3.3.2. En la columna centro de costo se revisará que haya información y que esta sea igual que la registrada en la clave programatica, en la que incluye el centro de costo. En la columna características y especificaciones del servicio la información deberá ser registrada de manera clara y especifica del servicio que se este solicitando y, que esta a su vez sea congruente con el número y nombre de la partida. En la columna periodo deberá describir el periodo en que se esta solicitando el servicio, pudiendo ser, diario, semanal, mensual o esporádico En la columna unidad de medida deberá estar anotado la palabra servicio o servicios según sea el caso. En la columna cantidad de servicios deberá estar numerado a partir de uno, cuando se trate de un servicio, y de forma progresiva cundo en la misma solicitud, se requiera mas de un servicio. En la columna monto estimado, que este registrado el monto estimado del servicio que se esta solicitando. VALIDACION DE LAS SOLICITUDES PARA VALES DE COMBUSTIBLE DOTACION MENSUAL Es responsabilidad del personal encargado de la ventanilla única revisar y validar las solicitudes para vales de combustibles de la dotación mensual así como los datos sean correctos: La solicitud se haya elaborada en el formato correspondiente. Que se señale la opción mensual. Que sea la firma en este caso del resguardatario del vehículo. Que se hayan llenado todos los espacios que contienen los datos del vehículo. Una vez que se valido el formato deberá anexar el formato de la bitácora de consumo de vales de la dotación anterior que se haya recibido, misma que contendrá los mismos datos del vehículo y firmando por el resguardatario del vehículo. VALIDACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE VALES DE COMBUSTIBLE Y DOTACIÓN EXTRAORDINARIA Es responsabilidad del personal encargado de la ventanilla única revisar y validar las solicitudes de vales de combustibles de la dotación extraordinaria así como los datos sean correctos: Cuando se trate de consumo de combustible, dotación extraordinaria deberá señalarse en formato de solicitud la opción correspondiente. Que la solicitud la haya autorizado el funcionario que ostente el nivel de subdirector, director u homologo. Que se hayan registrado los datos completos del vehículo, como son No. Económico, marca, modelo, centro de trabajo, lectura del odómetro y km. a recorrer. Una vez que se valido el formato de solicitud, se verificará que invariablemente, se hayan anexado los formatos de bitácora de consumo de vales de la dotación recibida anteriormente a la que se esta solicitando, y un programa de recorridos que incluya el mismo kilometraje que se señala en el formato de solicitud, ambos documentos deberán estar firmados por el funcionario autorizado, como ya se menciono y contendrán los mismos datos del vehículo, para ello, se cotejaran simultaneamente los 3 documentos VALIDACION DE LAS SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACION DE VEHICULOS Es obligación del personal encargado de la ventanilla única revisar y validar las solicitudes de mantenimiento y/o reparación, así como los datos sean correctos: Que la solicitud se haya elaborado en el formato correspondiente y que este no haya sufrido modificaciones en el contenido. Que la solicitud este firmada y autorizada por funcionarios que ostenten la categoría de Gerente, Subdirector, director u homologo. Que se hayan registrado los datos completos del vehículo, los cuales son: No. económico, marca tipo, modelo, adscripción, lectura de odometro y extensión del responsable. Que la descripción de la reparación o del servicio de mantenimiento se haya redactado de manera clara, detallada y especifica. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar una herramienta administrativa a fin de conocer el trámite correspondiente ante la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el fin de saber cuales son las necesidades prioritarias y, darle desahogo a los requerimientos antes mencionados. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO Área Requisitora 1 Requisita los formatos en original y copias de las solicitudes y envía a Solicitud de Abasto a la ventanilla única para su revisión y validación. Solicitud de Abasto Solicitud de Servicios Solicitud de vales de combustibles Solicitud de Mantenimiento y/o reparación de vehículos. Ventanilla Única 2 Recibe las solicitudes, verifica y valida de acuerdo a las politicas de operación a cada formato según se trate. - " 3 No es correcta regresa para que sea corregida. - " 4 Es correcto elabora y registra las solicitudes en el libro de control de Registro de Control de ingresos y asigna un folio consecutivo a cada uno de los departamentos. Registro de Control " 5 Entrega y acusa de recibido en la copia y regresa al área requisitora para su control - Departamento Encargado de la Ejecución de la Solicitud 6 Turna al departamento al que corresponda la ejecución de la solicitud, Solicitud en un plazo no mayor a 2 horas. Solicitud " 7 Recibe diariamente el volante de atención de solicitudes de parte del departamento que atendió las solicitudes. Volantes " 8 Elabora un informe diario y mensual con base a los volantes Informe recibidos de atención que se recibieron por parte de los departamentos y anexa reportes de áreas de reincidentes en realizar trámites extemporáneos de solicitudes para tomar las medidas pertinentes Informe Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 9 Recibe informe diario y mensual para su conocimiento y evaluación de Informes correspondiente. Termina procedimiento. - DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Dirección de Administración y Finanzas Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte, Cuernavaca 062130 Morelos, México Tel. 01 (777) 329-2100