| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial | 1 | Accesa al Sistema del Modulo de Control del Parque Vehícular y visualiza la pantalla para dar inicio de sesión, teclea la contraseña confidencial, accesa a la base de datos de catálogo selecciona en el menú de compras, para eliminar y/o agregar o editar los registros, conforme a las instrucciones indicadas en el Manual de Usuario del Módulo de Control del Parque Vehícular. | Responsable del Vehículo | 2 | Presenta solicitud de abastecimiento de llantas (nuevas o usadas). Nota: En la solicitud deberá describir lo siguiente: - Especificar la cantidad de llantas, el número de rodada y ancho de la llanta. - Cuando se solicite la reposición deberá mencionar las causas por las que se requiere en forma extemporánea el abastecimiento, anexa copia sellada por el área jurídica. | Solicitud y Acta Informativa | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial | 3 | Recibe solicitud de abastecimiento y verifica en el Sistema de Control del Parque Vehícular en la opción de abastecimiento de llantas, consulta cuando fue la ultima vez que se le entregaron llantas y si concluye su vida útil o cumple con un 1 año o 70.000 kilómetros lo que ocurra primero. | Solicitud y Acta Informativa | 4 | NO CUMPLE CON EL KILOMETRAJE Y/O AÑO DE USO Notifica al responsable del vehículo que no procede su solicitud por no cumplir con el kilómetraje y las llantas se encuentran en buen estado. Fin | 5 | CUMPLE CON EL KILOMETRAJE Y/O AÑO DE USO Abastece la(s) llanta(s), elabora en el sistema la orden de abastecimiento, con los datos que solicita el sistema, si hay en el almacén el stock de llantas que se solicita se genera movimiento de existencia, en caso de no existir se genera movimiento en los registros de compra. Nota: En caso de que la (s) llanta (s) sufra (n) daños antes de concluir su vida útil y que se considere alguna situación de riesgo, el resguardatario deberá solicitar por escrito al área correspondiente se haga efectiva la garantía; en caso de que el daño no esté incluido en la garantía, el resguardatario tendrá que presentar un acta informativa | Orden de Abastecimiento y Registros de Compra | 6 | Procesa la orden de abastecimiento en el Sistema de Control del Parque Vehícular y genera la orden de trabajo para el montaje, alineación y balanceo Nota: La orden de trabajo queda abierta hasta la captura de los datos solicitados en el sistema. | Orden de Abastecimiento y Trabajo | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial | 7 | Establece comunicación con el responsable del vehículo, una vez que la(s) llanta(s) son traídas del almacén, para que lleve la unidad al Departamento y éste realice los trámites necesarios para el montaje las mismas, alineación, balanceo y cambio de válvula(s), con su respectiva orden de servicio. | Responsable del Vehículo | 8 | Entrega la unidad al Departamento, en donde el proveedores recoge la unidad para el montaje de la(s) llantas(s), alineación, balanceo y cambio de válvulas(s). | Acuse | Proveedor | 9 | Recibe la unidad. | Factura | 10 | Una vez realizado el servicio, solicita la revisión de la factura acompañada por la orden de abastecimiento de llanta(s) original y una copia. | Factura y Orden de Abastecimiento | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial | 11 | Recibe factura con orden de trabajo para su revisión y firma de recibido en la copia. | Factura y Orden de Trabajo | 12 | Verifica en el Sistema del Modulo de Control del Parque Vehícular en la opción de cotización, que la factura sea acorde con la orden de abastecimiento de llanta(s) y que el precio sea lo pactado en el contrato y de acuerdo a la licitación. | 13 | NO ES CORRECTA Entrega al proveedor para su ajuste correspondiente, en el caso de que la factura no sea acorde con lo pactado en el contrato de licitación. | Proveedor | 14 | Recibe la factura, realiza el ajuste y presenta de nueva cuenta para su revisión y autorización. (regresa a la actividad 10) | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial | 15 | ES CORRECTA Recibe la factura, firma de visto bueno el encargado y pasa para su autorización al responsable del área, una vez firmada de autorización se entrega. | Factura | Proveedor | 16 | Recibe la factura autorizada para su cobro y firma de recibido (Ver Manual de Procedimientos de Cuentas por Pagar) | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración Conexo Industrial | 17 | Cierra la orden de trabajo en el sistema, se capturan los datos y archiva en el expediente del vehículo la solicitud de abastecimiento, copia de la orden de trabajo y copia de la factura expedida por el proveedor. Nota: - Los datos con los que se alimenta el sistema en la Pantalla de Cierre de Orden de trabajo, se obtienen de la copia de la factura que el proveedor entrega, con los datos capturados tanto en catalogo de unidades, órdenes de abastecimiento, cierre de órdenes de trabajo y se forma el Histórico de cada unidad. Termina Procedimiento | Factura y Acuse Expediente, Orden de Trabajo y Factura |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100