| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Ventanilla Única | 1 | Recibe del responsable del vehículo, solicitud de mantenimiento y/o reparación debidamente requisitada, y turna. | Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 2 | Recibe solicitud y accesa al Sistema del Módulo de Control del Parque Vehicular y visualiza la pantalla para dar inicio de sesión, teclea la contraseña confidencial, accesa a la pantalla de alta de órdenes, se posiciona el número económico y teclea el número del vehículo. Nota: El encargado del Sistema será el único facultado para realizar cambios en el mismo, al registrar, eliminar, modificar a un nuevo proveedor, con base en el Manual de Usuario del Módulo de Control del Parque Vehícular. | Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación Manual del usuario del módulo de control de parque vehicular. | 3 | Verifica el histórico de la unidad que aparece en el registro del Sistema del Módulo de Control del Parque Vehicular. | 4 | Verifica si se trata de una reclamación o mantenimiento y/o reparación, se envía a la agencia o taller mecánico para hacer efectiva la garantía del servicio o se genera la orden de servicio. (Ver actividad 9) | Orden de Servicio | 5 | Turna la orden de servicio para firma de autorización del titular del área. Nota: La orden de servicio queda abierta en el sistema hasta la captura de los datos solicitados en el sistema. (Ver actividad no.27) | Orden de Servicio | 6 | Comunica vía telefónica la autorización de la orden de servicio al responsable del vehículo. | Orden de Servicio | Responsable del Vehículo | 7 | Entrega el vehículo para su atención. | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 8 | Recibe el vehículo del área responsable, comunica a la agencia ó taller mecánico para que acuda por el vehículo con su respectiva orden de servicio. | Orden de Servicio | Agencia o Taller Mecánico | 9 | Levanta inventario de la unidad, firma en la copia de la orden de servicio, recibe la orden original y verifica que la orden de servicio coincida con la falla presentada por el vehículo | Inventario y Orden de Servicio | 10 | Si coincide Realiza el mantenimiento y/o reparación, según lo que describe la orden de servicio. Pasa a la actividad No. 14 | Agencia o Taller Mecánico | 11 | No coincide Determina si la falla no solicitada su reparación, requiere de reparación inmediata. Emite un diagnóstico y/o cotización (en caso de no estar licitado el servicio), y lo remite vía fax para su autorización. | Diagnóstico Cotización | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 12 | Recibe diagnóstico y/o cotización (en caso de no estar licitado el servicio), evalúa y autoriza de acuerdo a las normas establecidas en las Bases Generales. | Diagnóstico Cotización | Agencia o Taller Mecánico | 13 | Realiza el mantenimiento y/o reparación según orden de servio y/o lo autorizado del diagnóstico o cotización. | 14 | Entrega el vehículo al Departamento de Transportes una vez terminado el trabajo. | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 15 | Recibe el vehículo, revisa que se haya realizado el mantenimiento y/o reparación de acuerdo con la orden de servicio y realiza pruebas en la unidad. | 16 | CONTINÚA LA FALLA Notifica a la agencia ó taller mecánico por escrito para hacer efectiva la garantía (regresa a las actividades 5) | 17 | NO CONTINÚA LA FALLA Verifica que la unidad esté de acuerdo con el inventario y firma de recibido en la factura. | Inventario y Factura | 18 | Entrega al responsable de la unidad el vehículo, para su uso. | Responsable del Vehículo | 19 | Recibe la unidad y hace uso del vehículo. Fin | Agencia o Taller Mecánico | 20 | Presenta la factura acompañada de la Orden de Servicio, copia del inventario y copia de la orden de salida debidamente firmadas y autorizadas. | Orden de Servicio, Factura e Inventario | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 21 | Recibe la factura con la documentación soporte para su revisión, firma la copia de recibido, coteja la factura con la orden de servicio y el costo del servicio, así como de las refacciones que sean de acuerdo a lo pactado en el contrato de licitación. Nota: Estos datos son consultados en la propuesta económica del proveedor. | Factura y Orden de Servicio | 22 | NO ES CORRECTO Entrega al proveedor para su ajuste correspondiente. | Agencia o Taller Mecánico | 23 | Recibe la factura, realiza el ajuste y presenta nuevamente la factura para su revisión y autorización. (Regresa a las actividades 18) | Factura | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 24 | ES CORRECTA Verifica si la factura reúne todos los requisitos para la firma de autorización por el responsable del área, entrega la factura a la agencia o taller mecánico. | Factura | Agencia o Taller Mecánico | 25 | Recibe la factura debidamente autorizada para su cobro. Fin | Factura | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 26 | Emitirá una orden de servicio complementaria en caso de que haya diferencia entre el servicio solicitado y la dictaminación del taller autorizado. | Orden de servicio | 27 | Cierra la solicitud de mantenimiento y/o reparación en el sistema en la función de Cierre de Ordenes de Trabajo capturando los siguientes datos: - Fecha del servicio. - Refacciones utilizadas. - Costo de la misma. - Costo de la mano de obra. Nota: Con los datos capturados tanto en catálogo de unidades, órdenes de servicio, cierre de órdenes de trabajo, se establece el Histórico de Órdenes de Servicio de cada unidad, en cuanto al mantenimiento y/o reparación y costo. | 28 | Archiva en el expediente del vehículo la solicitud de mantenimiento y/o reparación, copia de la orden de servicio y copia del inventario, copia de la orden de salida y copia de factura expedida por la agencia y/o taller mecánico autorizado. Termina Procedimiento | Solicitud, Orden de Servicio, Factura y Expediente |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100