| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Responsable del Vehículo | 1 | Detecta falla del vehículo y acude vía telefónica o por escrito al Departamento para obtener la autorización correspondiente. | Oficio | Departamento de Transportes | 2 | Otorga autorización mediante un folio. Nota: La orden de servicio de emergencia (Extemporánea). Sólo aplica cuando el vehículo se encuentre fuera del territorio de adscripción, que el monto de la reparación sea mínima (mano de obra y refacciones) no sobre pase la cantidad asignada y previa autorización del responsable del área (Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial). | Oficio | Agencia o Taller Mecánico | 3 | Repara desperfecto y entrega el vehículo. | Responsable del Vehículo | 4 | Recibe vehículo y efectúa pruebas en la unidad, | 5 | PRESENTA FALLA Lleva la unidad al mismo taller para su arreglo. Nota: El responsable del vehículo es el autorizado en solicitar la garantía del servicio mientras se encuentre en el mismo lugar. | Agencia o Taller Mecánico | 6 | NO PRESENTA FALLA Recibe el pago correspondiente y entrega la factura original, con los requisitos fiscales según el Código Fiscal de la Federación y el Registro Federal de Contribuyentes de CAPUFE especificando la garantía que tiene la reparación. | Factura | Responsable del Vehículo | 7 | Presenta por escrito, mediante la solicitud de orden de servicio de emergencia (extemporánea) debidamente requisitada y entrega la factura en original con los datos de los requisitos fiscales para su trámite de reembolso, a efecto de obtener el Vo.Bo. del Departamento | Oficio, Factura y Solicitud | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 8 | Recibe escrito, solicitud de orden de servicio de emergencia (extemporánea) y factura original correspondiente. | Oficio, Factura, Solicitud | 9 | Verifica el histórico de la unidad en el Sistema del Módulo de Control del Parque Vehícular. | 10 | Acude físicamente a inspeccionar la unidad para comprobar que la reparación y las refacciones utilizadas correspondan a las especificaciones en la factura. | Factura | 11 | Elabora en el sistema la orden de servicio de emergencia (extemporánea), firma el responsable del área para su autorización y entrega la factura original al responsable del vehículo, con el Vo. Bo. correspondiente. | Factura y Solicitud | Responsable del Vehículo | 12 | Recibe la factura y la orden de servicio de emergencia autorizada para su cobró. (Ver el Manual de Procedimientos de Cuentas por Pagar) FIN | Factura y Orden | Departamento de Transportes, Subdelegación o Subgerencia de Administración y Departamento de Administración del Conexo Industrial. | 13 | Cierra la orden de servicio de emergencia (extemporánea) en el sistema, en la función de Cierre de Ordenes de Trabajo capturando los siguientes datos: - Fecha del servicio. - Refacciones utilizadas. - Costo de la misma. - Costo de la mano de obra. Nota: Con los datos capturados tanto en Catálogo de Unidades, órdenes de servicio, cierre de órdenes de trabajo se forma el Histórico de Órdenes de Servicio de cada unidad, en cuanto al mantenimiento y/o reparación y costo. | Solicitud | 14 | Archiva en el expediente del vehículo los siguientes documentos generados: - Solicitud de orden de emergencia. - Orden de servicio de emergencia. - Copia de factura autorizada por el responsable del área. Termina Procedimiento | Expediente |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100