| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Adquisiciones | 1 | Recibe solicitud del área solicitante en original y 6 copias y por monto de adjudicación directa y revisa. | Solicitud | " | 2 | Envía relación al Departamento de Almacenes e Inventarios, para su revisión, registro y remite nuevamente, en caso de no haber existencia, en caso contrario surte los bienes conforme al procedimiento establecido. | - | " | 3 | Recibe en caso de no hacer existencia y turna la solicitud a la oficina de compra directa y una copia a la oficina de seguimiento. | - | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 4 | Consulta a proveedores de acuerdo al giro, de los bienes solicitados. | - | " | 5 | Cotiza vía telefónica tratándose de bienes de consumo, si son bienes muebles (cap. 5000) solicita cotización por escrito, conforme a las políticas establecidas. | - | Proveedor | 6 | Recibe solicitud de cotización, vía telefónica o por escrito de parte de la oficina de compra directa, indicando si proporciona el crédito o se realiza de contado. | Solicitud de Cotización | " | 7 | Proporciona precios vía telefónica o por escrito según lo solicitado. | - | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 8 | Turna al Departamento de presupuesto las solicitudes ya valorizadas; solicitando afectación presupuestal. | - | " | 9 | Solicita vía telefónica o mediante carta pedido firmada por el Jefe del Departamento de Adquisiciones los bienes al proveedor. | - | Proveedor | 10 | Presenta factura con los bienes solicitados. | Factura | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 11 | Recibe factura verificando que los bienes que se indican sean correctos y corresponda a lo solicitado, firmando acuse de la factura. | - | " | 12 | Entrega los bienes a las áreas solicitantes recabando la firma de recibido. | - | " | 13 | Turna a la Oficina de Contratos copias de factura, cotización y de solicitud cuando se trata de bienes muebles (cap. 5000) para la elaboración del contrato, envía al Departamento de Almacenes e Inventarios copias de la factura debidamente firmada por el usuario, de la solicitud de abasto y original del contrato para la elaboración de la entrada. | Solicitud | Departamento de Almacenes e Inventarios | 14 | Recibe información, registra la entrada y remite a la Oficina de Compra Directa, del Departamento de Adquisiciones copias de factura debidamente sellada y de la entrada correspondiente. | Factura | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 15 | Relaciona facturas originales, recabando las firmas del Jefe del Departamento de Adquisiciones y del Gerente de Recursos Materiales y Servicios Generales. | - | " | 16 | Turna las facturas debidamente firmadas y copias de la solicitud que soportan la compra a crédito, al Departamento de Presupuesto para su revisión y pago correspondiente, indicando al proveedor la acción a seguir. | - | Proveedor | 17 | Recibe contrarecibo y se presenta a cobrar en la fecha que se le indica. | - | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 18 | Elabora solicitud de cheque o recibo de gastos a comprobar por el importe de cada operación. | Solicitud Cheque o Recibo | " | 19 | Compra de Contado Turna al Jefe del Departamento de Adquisiciones solicitud de cheque o recibo de gastos a comprobar para firma de visto bueno. | - | Departamento de Adquisiciones | 20 | Turna a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma de autorización. | - | Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales | 21 | Recibe, revisa y firma de autorizado las solicitudes de cheque o recibos de gastos a comprobar y los turna al Departamento de Adquisiciones y éste a su vez a la Oficina de Compra Directa. | - | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 22 | Recibe solicitudes de cheque y recibos de gastos a comprobar turnándolos al Departamento de Presupuestos para su codificación y expedición de cheque o pago en efectivo. | - | Proveedor | 23 | Entrega los bienes con la factura correspondiente a la Oficina de Compra Directa y se presenta al Departamento de Egresos para su cobro correspondiente. | Factura | " | 24 | Retira del Departamento de Egresos los recursos para proceder a la compra de los bienes cuando se trata de recibos de gastos a comprobar. | - | Departamento de Adquisiciones | 25 | Rescata copia de la póliza cheque en el Departamento de Egresos de los cheques ya pagados. | - | " | 26 | Elabora relación de gastos a comprobar integrando factura original, copia de solicitud y copia de póliza, tratándose de compras de bienes muebles (cap. 5000) se agrega contrato original y copia de la entrada correspondiente. | Relación de Gastos | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 27 | Turna la relación de gastos a comprobar para su revisión y firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones. | - | " | 28 | Turna a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma de autorización la relación de gastos a comprobar y ésta a su vez remite al Departamento de Adquisiciones. | - | Departamento de Adquisiciones | 29 | Turna a la Oficina de Compra Directa. | - | " | 30 | Recibe relaciones de gastos a comprobar y turna a la Gerencia de Tesorería para su comprobación. | - | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 31 | Recibe y registra la comprobación para aplicarse al Departamento de Adquisiciones. | - | Gerencia de Tesorería | 32 | Elabora informe mensual de las compras realizadas mensualmente al Departamento de Adquisiciones. | Informe Mensual | Departamento de Adquisiciones (Área de Compra Directa) | 33 | Elabora informe mensual del formato E-70 y turna al Departamento de Adquisiciones. | Informe Mensual | " | 34 | Elabora informe mensual de las compras por artículo, unidad de medida e importe. | - | " | 35 | Integra expediente por las compras realizadas mensualmente por cada operación. TERMINA EL PROCEDIMIENTO | Informe Mensual Expediente |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100