| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales | 1 | Recibe del área solicitante la documentación que enseguida se lista y revisa, en caso de faltar algún documento la regresa a dicha área indicando el motivo. | Oficio y documentos | " | 2 | Elabora oficio, recaba firma del Presidente del Comité o en su caso del Secretario Ejecutivo, convocando a una sesión ordinaria de acuerdo al calendario de sesiones establecido, o bien sesión extraordinaria, dependiendo de la urgencia del asunto a tratar y elabora la orden del día. | Orden del día | " | 3 | Requisita el formato listado de casos e integra la carpeta con el acta de la sesión anterior y la documentación que respalda los asuntos a tratar. | Listado de casos | " | 4 | Elabora la lista de asistencia y envía oficio de invitación anexando las carpetas de los asuntos a tratar. | Lista de Asistencia, Invitación y Carpetas | Integrantes del Comité | 5 | Reciben la invitación, la carpeta y analizan los asuntos a tratar, en su caso consultan dudas con el área solicitante o con el Secretario Técnico del Comité. | Oficio de Invitación y Carpeta | " | 6 | Asisten a la sesión o en su caso envían a un representante con nivel mínimo de superintendente para que pueda tomar decisiones previamente notificado al comité. | - | Secretario Ejecutivo | 7 | Pasa lista de asistencia | Lista de Asistencia | Presidente | 8 | Da lectura a la orden del día. | Orden del día | Integrantes del Comité | 9 | Analizan cada uno de los casos, exponen comentarios y en su caso se determinan procedentes o improcedentes los mismos. | - | Secretario Ejecutivo o Secretario Técnico. | 10 | Toma nota sobre los comentarios y observaciones, elabora oficio de acuerdo con los comentarios definitivos y se envían, en su caso a la Dirección Jurídica y/o al Departamento de Adquisiciones, para la elaboración del contrato o contrato pedido. (ver procedimientos de Formalización de Contratos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y el de Elaboración y Formalización de Contratos Capítulo 2000 del SAI.) | - | " | 11 | Revisa contratos con los acuerdos tomados en el comité, rubrica y solicita la firmas correspondientes. | Contratos | " | 12 | Recibe y conserva una copia de los contratos firmados para su registro y control. | - | Secretario Ejecutivo o Secretario Técnico. | 13 | Complementa listados de casos con las antefirmas de los integrantes del comité (vocales). | Listados de casos | " | 14 | Elabora el acta, presenta para su revisión y/o modificaciones y se integra en la carpeta de la siguiente sesión. | Acta | " | 15 | Recopila las firmas en los listados y en el acta, una vez que se hayan aplicado las modificaciones que en su caso emiten los integrantes. | - | " | 16 | Archiva el acta y los listados con los asuntos de cada sesión y se proporciona información a las áreas que lo requieran. | - | " | 17 | Elabora y envía al Presidente y/o Presidente Suplente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Oficinas Centrales los siguientes informes: | Informes | " | 18 | Integra informes en la siguiente sesión al trimestre y primera sesión del año. Termina el procedimiento | - |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
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Tel. 01 (777) 329-2100