Definir de manera uniforme las acciones a seguir para llevar a cabo la destrucción de comprobantes de pago cancelados o por obsolescencia, en cumplimiento de las disposiciones legales vigente.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Gerencia de normas y Tarifas | 1 | Elabora oficio comunicando a las delegaciones regionales los cambios de precio en las tarifas de peaje o bien sustitución de equipo. | Oficio | Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo | 2 | Gira instrucciones para la toma de inventario de existencias de comprobantes de pago en boletos y en rollos solo cuando la medida no sea la adecuada por sustitución de boletera o cambio de tarifa. | Oficio | Subdelegación de Operación | 3 | Atiende instrucciones comunicando a los administradores de caseta la realización del inventario de comprobantes de pago en boletos y rollos obsoletos. | Oficio | " | 4 | Procede a efectuar el inventario de comprobantes de pago y rollos obsoletos. | - | " | 5 | Elabora oficio solicitando al órgano de control interno un representante para su intervención en el inventario. | Oficio | " | 6 | Elabora acta administrativa circunstanciada, la firma y recaba firmas del representante del órgano de control interno, así como del subdelegado de operación, el acta como mínimo deberá contener:
(El original del acta lo conserva en su expediente la plaza de cobro respectiva, enviando copia a la subdelegación de operación, subdelegación y subgerencia de administración, dirección de operación y órgano de control) | Acta Administrativa | Plaza de Cobro (Administrador Caseta). | 7 | Elabora oficio de envío del total de comprobantes de pago y rollo de debidamente cancelados y empacados anexando copia del acta. | Oficio | Subdelegación y Subgerencia de Administración | 8 | Recibe los comprobantes revisa cuidadosamente y los concentra en un lugar seguro y vigilado. | Oficio | " | 9 | Elabora oficio solicitando la destrucción de los comprobantes, recaba firma del delegado y lo envía. | - | Comité o Subcomité de Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles | 10 | Recibe comunicado, analiza y en su caso, autoriza el proceso de destrucción de comprobantes de acuerdo al monto. | Oficio de Autorización | Subdelegación y Subgerencia de Administración | 11 | Recibe la autorización y verifica el proceso que se haya determinado. | - | " | 12 | Elabora bases y en su caso convocatoria de licitación pública para llevar a cabo la destrucción de los comprobantes. | Bases | Subdelegación y Subgerencia de Administración | 13 | Prepara invitación y la envía solicitando un representante de la Dirección de Operación, Contraloría Interna, Subdirección Jurídica, subdelegado de operación y Notario Público. | Invitación | " | 14 | Procede a la Destrucción de los comprobantes en presencia de los representantes y Notario Público, levantando acta administrativa para hacer constar los hechos conforme de indica en la normatividad establecida, firmándola los presentes. | Acta Administrativa | " | 15 | Prepara documentación soporte, la integra en expediente y archiva. | - | " | 16 | Elabora informe trimestral de los bienes destruidos y envía al Comité o Subcomité de Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles, así como al Órgano de Control Interno. Termina el Procedimiento | Informe Oficio |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100