| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO |
Departamento de Almacenes e inventarios, Subdelegaciones y Subgerencias Administrativas y Conexo Industrial | 1 | Prepara material de trabajo para la toma de inventario físico, consistente en: marbetes impresos de 3 secciones, cédula de corte de documentación de almacén, cédula de control de marbetes impresos utilizados, cédula de control de marbetes en blanco utilizados, cédula de observaciones, catalogo de bienes y modelo de acta para cierre de inventario, para su entrega. | Material |
" | 2 | Elabora invitación al órgano de control interno indicando lugar y fecha de realización del inventario. | Oficio |
" | 3 | Designan al coordinador de la toma del inventario físico y personal del almacén correspondiente, así como al o los representantes del área respectiva que intervendrán y se entrega material de trabajo para que se efectúe el inventario. | - |
Almacén (Coordinador de la toma de inventario) | 4 | Recibe documentación y material, verifica que los marbetes tengan la numeración progresiva y la fecha correspondiente, ordenándolos por número de cuenta y subcuenta. | - |
" | 5 | Elabora oficio de entrega del material de trabajo a los almacenistas responsables, indicando fecha y hora de inicio del inventario. | Oficio |
Almacén (Almacenista) | 6 | Identifica los bienes a inventariar y coloca los marbetes recibidos. | - |
Almacén (Almacenista y Coordinador de la toma de inventario) | 7 | Efectúa recorrido junto con el personal del almacén a inventariar. | - |
" | 8 | Verifica que los bienes y material a inventariar estén ordenados y con el marbete correspondiente, dando Vo. Bo. del ordenamiento del almacén correspondiente. | Marbete |
Almacén (Almacenista) | 9 | Efectúa registro en cédula de corte de documentación asentando números de notas de entrada y salida, así como fechas del último movimiento y el subsecuente, firmándose por los participantes en la toma de inventario. | Cédula de Corte |
Almacén (Almacenista primer representante del área de Rec. Financieros, Conexo Industrial y Gerencia de Tramo) | 10 | Inicia inventario contando los bienes y materiales, verificando que la unidad de medida y la descripción coincidan con el material y el bien inventariado y determina. | Marbete |
" | 11 | SI EXISTE MARBETE IMPRESO
Registra en la 1a sección del marbete los datos de los bienes inventariados, avalándolo con el primer apellido de ambos, desprendiendo, esta y quedando en poder del almacenista. | - |
" | 12 | NO EXISTE MARBETE IMPRESO
Requisita marbete en blanco con los datos de los bienes a inventariar, asentando cuenta y subcuenta. | - |
Almacén (Auxiliar de almacenista, segundo representante del área de recursos financieros de Delegación, Conexo Industrial, Gerencia de Tramo y oficinas centrales) | 13 | Ordena la realización del segundo conteo una vez finalizado el primer conteo en la cuenta correspondiente. | - |
" | 14 | Procede al segundo conteo y registran el resultado de la 2a. sección del marbete avalando ambos con el primer apellido y determina. | Marbete |
" | 15 | SI EXISTE MARBETE IMPRESO
Registra en la 2a sección del marbete los datos de los bienes inventariados, avalándolo con el primer apellido de ambos, desprendiendo esta y quedando en poder del responsable de recursos financieros correspondiente. | Marbete |
" | 16 | NO EXISTE MARBETE IMPRESO
Requisita marbete en blanco con los datos de los bienes a inventariar, asentando cuenta y subcuenta. | - |
Almacén (Almacenista, auxiliar de almacenista y representantes del área de recursos financieros respectiva) | 17 | Integran mesa de control, analizando y comparando primero y segundo conteo y determinan.
SI COINCIDEN LO DATOS
(continúa en la actividad número 20 del procedimiento) | - |
" | 18 | NO COINCIDEN LO DATOS
Realizan un tercer conteo sólo en aquellos marbetes de cuenta o subcuenta donde se presenten diferencias, registrando los datos correctos en la 3a. sección del marbete, procediendo a corregir el dato en la sección que resulte equivocada circulando en rojo el dato correcto que debe coincidir con las demás secciones del marbete, avalando con el primer apellido de quienes efectuaron la corrección, en este caso de estar presentes también participarán el coordinador de la toma del inventario físico y el representante de la contraloría interna. | Marbete |
" | 19 | Registran los datos en la 3a. sección del marbete, avalando con el primer apellido del almacenista y un representante de recursos financieros. | Marbete |
" | 20 | Realizan nuevamente recorrido por las instalaciones del almacén a efecto de asegurar que no se haya omitido algún bien. | - |
" | 21 | Revisa que los folios utilizados sean consecutivos y procede al llenado de las cédulas de control de marbetes impresos utilizados y la de marbetes en blanco utilizados. | Cédulas de control de marbetes |
" | 22 | Registra en la cédula de observaciones en caso de existir modificaciones en datos tales como unidad de medida, cuenta, subcuenta y descripción o cantidad. | Cédula de Observaciones |
Almacén (Almacenista, auxiliar de almacenista y representantes del área de recursos financieros respectiva) | 23 | Elabora acta administrativa de cierre de inventario asentando en la misma el desarrollo del inventario y demás hechos pertinentes firmando los participantes. | Acta Administrativa |
Almacén (Almacenista, auxiliar de almacén y representantes del área de recursos financieros respectiva) | 24 | Integran 1a. y 2a. sección del marbete, así como el original de la documentación generada en la toma del inventario, conservando el almacenista la 3a. sección del marbete y copia de la documentación y entrega. | Inventario y 1a y 2a sección del marbete |
Coordinador del Inventario Físico | 25 | Recibe y revisa la documentación y remite por escrito al área de recursos financieros correspondiente la 1a sección para su guarda y custodia y en su caso, posibles aclaraciones. | - |
Almacén (Almacenista) | 26 | Captura en el módulo de Almacenes e inventarios SAI los datos contenidos en la 3a. sección del marbete. | Marbete |
Subdelegación y Subgerencia de Administración y Conexo Industrial (Coordinador del inventario físico) | 27 | Genera listado del resultado del inventario validándolo y soportándolo con las firmas del subdelegado, subgerente de administración, superintendente de recursos materiales, equivalente en conexo industrial y almacenista responsable, envía para supervisión en su caso, junto con la 2a. sección del marbete. | Listado y Oficio |
Departamento de Almacenes e Inventarios (Coordinación de Sistemas) | 28 | Recibe marbete y listado validado y supervisa captura de datos y determina.
SI SON CORRECTOS
(Continua en la actividad número 31 del procedimiento) | Marbete |
" | 29 | NO SON CORRECTOS
Comunica a la Subdelegación respectiva, Subgerencia Administrativa o Conexo Industrial error u omisión detectada para su corrección. | Oficio |
Subdelegación respectiva, Subgerencia Administrativa o Conexo Industrial | 30 | Corrige y elabora comparativo físico-kardex y se presenta con el área de recursos financieros correspondiente para su conciliación contable y determinar diferencias en su caso. | Comparativo |
Almacén (Responsable de Almacén y área de recursos financieros) | 31 | Efectúan conciliación contable y genera en el módulo de almacenes e inventarios SAI reporte físico valuado, validándolo. | Reporte Físico Valuado |
Área de Recursos Financieros | 32 | Comunica en caso de existir diferencias de faltantes o sobrantes al Órgano de Control Interno para su atención correspondiente. | Oficio |
Área de Recursos Financieros | 33 | Aplica el resultado final en el módulo de almacenes e inventarios SAI generando la póliza contable correspondiente (Ello para el caso de almacenes delegacionales, gerencias de tramo y conexo industrial, en el caso del almacén central, el departamento de almacenes e inventarios dará aviso al órgano de control interno de los faltantes y sobrantes, generados en dicho almacén). | Póliza Contable |
Recursos Financieros (Área contable) | 34 | Registra las diferencias en caso de faltantes y elabora cuenta por cobrar a cargo de los almacenistas responsables y Superintendente de Recursos Materiales.
Termina el Procedimiento | Cuenta por Cobrar |