NORMA CAPUFE 003-I-DAF-1996 DE PROCEDIMIENTO DE LA COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN

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CONTENIDO Estrategia General Detección de Necesidades de Capacitación Programación Ejecución Seguimiento y Evaluación Marco Jurídico

Resumen del Documento: Procedimientos administrativos para la detección de necesidades, elaboración de programas, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones de capacitación dirigida a los servidores públicos del Organismo. Vigencia a partir del mes de octubre de 1996 a 28 de abril de 2005

ESTRATEGIA GENERAL Etapas El Proceso Institucional de Capacitación del Organismo se desarrolla de acuerdo a las siguientes etapas: Detección de necesidades Programación de acciónes Ejecución Seguimiento y evaluación Apego a la Normatividad Corresponde al jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, supervisar y verificar que el Programa Institucional de Capacitación del Organismo se apegue a las políticas, lineamientos y procedimientos establecidos en la normatividad aplicable. Coordinadores Delegacionales en Capacitación El Departamento de Capacitación y Desarrollo, con el visto bueno del Gerente de Personal, designará a los Coordinadores de Capacitación en cada una de las Delegaciones Regionales de Zona, previa aprobación del Delegado correspondiente. Dichos coordinadores servirán de enlace y como representantes en los diferentes eventos que se realicen. Funciones de los Coordinadores FUNCIONES DE LOS COORDINADORES DELEGACIONALES DE CAPACITACION Es obligación del Coordinador de Capacitación y Desarrollo: Participar en la Detección de Necesidades de Capacitación Verificar la correcta ejecución de las acciónes de capacitación contempladas en el Programa Institucional de Capacitación Elaborar el registro y control de cada una de las acciónes Dar seguimiento a las acciónes programadas y verificar que se lleven a cabo en los lugares y fechas señalados Delegacionales de Capacitación FUNCIONES DE LOS COORDINADORES DELEGACIONALES DE CAPACITACION Es obligación del Coordinador de Capacitación y Desarrollo: Participar en la Detección de Necesidades de Capacitación Verificar la correcta ejecución de las acciónes de capacitación contempladas en el Programa Institucional de Capacitación Elaborar el registro y control de cada una de las acciónes Dar seguimiento a las acciónes programadas y verificar que se lleven a cabo en los lugares y fechas señalados DETECCIÓN DE NECESIDADDES DE CAPACITACIÓN Alcances de la DNC La Detección de Necesidades de Capacitación debe determinar: Las acciónes de capacitación que requiere el personal de cada una de las áreas del Organismo En qué funciones se requiere la capacitación y de qué tipo: conocimientos, habilidades y/o actitudes Los contenidos temáticos de los cursos Cuándo se requiere la capacitación Dónde se efectuará la capacitación Las prioridades de las necesidades de capacitación El personal que puede ser instructor interno Características que deben reunir los instructores externos Inicio de la DNC El Departamento de Capacitación y Desarrollo, apoyado con la participación de los jefes de área de todos y cada uno de los centros de trabajo que integran el Organismo, detecta las necesidades de capacitación en el mes de julio anterior al año en el que se ejecutarán las acciónes. Dicho proceso iniciará con la reunión anual de los Coordinadores de Capacitación de todas y cada una de las Delegaciones, así como con los enlaces de Oficinas Centrales. Participación de los Jefes de Área Consiste, básicamente, en: Manifestar los puestos bajo su mando Evaluar el nivel de su personal, en cuanto a tres aspectos: conocimientos, habilidades y actitudes que presentan en el desempeño de sus actividades Aplicar a su personal el cuestionario correspondiente que el Coordinador de Capacitación le proporcione para tal efecto. Solicitudes de Capacitación Las órdenes de capacitación sólo podrán ser solicitadas por: En Oficinas Centrales: Gerentes o superiores jerárquicos, incluyendo homólogos, dependiendo de la materia que les corresponda. En las Delegaciones: Delegado, subdelegados o jefes de unidad, dependiendo de la materia que les corresponda. Fecha y Destino Los servidores públicos solicitantes deberan remitir las órdenes de capacitación, a más tardar en el mes de agosto, al Departamento de Capacitación y Desarrollo Autorización de Solicitudes El Departamento de Capacitación y Desarrollo procederá, una vez recibida la orden de capacitación, a analizarla y en su caso, la aprobará. Una vez aprobada la orden, el Departamento de Capacitación y Desarrollo procederá a integrarla en el anteproyecto del Programa Institucional de Capacitación. Enlace entre Solicitantes y gerencia de Personal El Coordinador de Capacitación, tanto en las Oficinas Centrales como en las Delegaciones, es el enlace entre autoridades solicitantes y la Gerencia de Personal, por conducto del Departamento de Capacitación y Desarrollo Participación de Oficinas Centrales Las áreas de Oficinas Centrales designarán al personal de enlace que se responsabilizará de esta etapa del proceso institucional de capacitación Participación de los Coordinadores Delegacionales de Capacitación Los Coordinadores de Capacitación de todas y cada una de las Delegaciones son los responsables de coadyuvar y promover la realización de la DNC. Reciben, del jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, la guía técnica para llevar a cabo la DNC. Asimismo, recibirán la capacitación para cumplir con dicha tarea. Se encargaran de enviar, debidamente ordenada e integrada, la información de la DNC para su tabulación e interpretación, antes del día 31 de julio anterior al año en el que se ejecutarán las acciónes de capacitación. Participación del Superintendente de Capacitación y Desarrollo. El Superintendente, supervisará y dará el seguimiento adecuado al proceso de la DNC, tanto en Oficinas Centrales como en las Delegaciones, con el apoyo de los Coordinadores de Capacitación, Asimismo, remitirá la información obtenida por la DNC al Coordinador de Informática. Participación del Coordinador de Informática Procesar, de acuerdo con la metodología previemente establecida, la información de la DNC, recibida del Superintendente de Capacitación y entregarla al Jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, en un plazo máximo de 15 días, debidamente tabulada para su interpretación. Participación del Jefe de Departamento de Capacitación y Desarrollo. El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, toda vez que le sea entregada la información, debidamente procesada y tabulada por el Coordinador de Informática, procederá a interpretarla y presentar los resultados correspondientes a la Gerencia de Personal. PROGRAMACIÓN Anteproyecto De acuerdo a la DNC obtenida y a las órdenes de capacitación recibidas que la integran, en este orden de importancia, el Departamento de Capacitación y Desarrollo elabora el Programa Institucional de Capacitación, estableciendo: Los objetivos específicos Las metas Las prioridades Las estrategias. Realiza el anteproyecto del Programa Institucional de Capacitación del Organismo, que remitirá a la Gerencia de Personal para su aprobación. La Gerencia de Personal, si procede, aprueba el anteproyecto del Programa Institucional de Capacitación de CAPUFE o, en su caso, realiza las recomendaciones pertinentes. Lo remite al Director de Administración y Finanzas para que lo someta a la autorización del Director General. Elaboración del Programa El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, con el apoyo del Superintendente adscrito a su área, y de acuerdo a las recomendaciones que la Gerencia de Personal le remita, procederá a elaborar el Programa Institucional de Capacitación, en el mes de agosto anterior al del año de ejecución. Así mismo; concerta, coordina y supervisa con cada área de Oficinas Centrales y Delegaciones, la programación de las acciónes, de acuerdo a: La naturaleza de cada acción de capacitación, por lo que se refiere a su clasificación, con respecto al personal: administrativo, operativo, de conservación y de responsabilidad. Las modalidades didácticas más apropiadas para realizarlas conforme a la calendarización de la ejecución en lo que se refiere a: horarios, lugares y fechas de impartición de cada una de ellas. Determinación de Recursos El Departamento de Capacitación y Desarrollo establece los recursos materiales y tecnológicos que se requieren y realiza las recomendaciones pertinentes para la adecuada racionalidad político-administrativa a la que se deberán apegar las acciónes de capacitación. Instructores Internos Corresponde al Coordinador de Capacitación, la promoción de la impartición de cursos por parte del propio personal del organismo, cuando sus conocimientos y experiencia laboral sean determinantes. Clasificación de las Acciones de Capacitación El Coordinador de Capacitación, según corresponda; a las Oficinas Centrales o a las Delegaciones, concertará, coordinará y supervisará con cada jefe de centro de trabajo que haya generado una o varias órdenes de capacitación, la programación de las acciónes de acuerdo a su naturaleza direccional y a sus modalidades didácticas. Calendarización El Coordinador de Capacitación, comunica formalmente a cada jefe de centro de trabajo que haya generado una o varias órdenes de capacitación las acciónes que quedaron integradas en el Programa Institucional de Capacitación. Lo anterior es con el fin de establecer la calendarización de las acciónes conforme a lugares, horarios y fechas de impartición y concertar las modalidades didácticas correspondientes. Educación Abierta En esta etapa se programan también las acciónes de educación abierta, que a distintos niveles requieren los servidores públicos del Organismo Aprobación del Programa El Departamento de Capacitación y Desarrollo propone metas, objetivos específicos, prioridades y estrategias que se pretenden alcanzar con el Programa Institucional de Capacitación, a fin de que el Director de Administración y Finanzas lo someta, para su autorización, al Director General. De ser procedente, la Gerencia de Personal aprueba y remite el Programa Institucional de Capacitación, a la Comisión Mixta de Productividad y Calidad del Organismo. Participación de la Comisión Mixta de Productividad y Calidad Aprueba el Programa Institucional de Capacitación de CAPUFE, que le remite la Gerencia de Personal, con el fin de validarlo y apoyar su ejecución y promoción, o en su caso, realizar las recomendaciones que considere pertinentes, con estricto apego a las "Bases Generales" de funcionamiento de dicha Comisión. Presupuesto Una vez establecido el Programa Institucional de Capacitación, la Gerencia de Personal presentará ante la Subdirección de Recursos Financieros el anteproyecto de presupuesto, con base en la estructura programática autorizada anualmente por la SHCP. El presupuesto autorizado para cubrir el costo de las acciónes de capacitación, en ningún caso podrá ser utilizado para pagar otros conceptos. Informes a la SCT y a la SHCP En enero del año en que será ejecutado el Programa Institucional de Capacitación, y una vez aprobado el presupuesto de egresos del Organismo, la Gerencia de Personal, remitirá a la SCT y a la SHCP, el informe relativo a los formatos E-20 y E-21, de la "Programación de Acciones" correspondiente al Sistema Integral de Información, en el que se globalizan las acciónes y el presupuesto asignado. Contratación de Instructortes Externos La Gerencia de Personal es la única facultada para autorizar, por conducto del Departamento de Capacitación y Desarrollo, la contratación de Instructores externos, con estricto apego a la normatividad en materia de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios. Las órdenes de capacitación, debidamente requisitadas, deberán ser remitidas a la Gerencia de Personal, a más tardar en el mes de octubre, con el fin de iniciar el proceso de contratación de Instructores externos. La Gerencia de Personal, en coordinación con la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, determinará la forma de adjudicación de los servicios de capacitación; ya sea en forma directa, invitación restringida o licitación pública nacional. Registro del Instructor de Capacitación Los instructores, internos y externos, deberán requisitar y entregar este formato al Coordinador de Capacitación Características del Instructor Externo El Coordinador de Capacitación deberá constatar las características que debe reunir el instructor externo para cada una de las acciónes de capacitación, que previamente fueron establecidas en la orden de respectiva. Selección de Instructores El Departamento de Capacitación y Desarrollo determinará cuales acciónes serán impartidas por instructores internos, instituciones públicas o instructores externos, previa participación del área usuaria. Carta Descriptiva Los instructores, internos y externos, deberán requisitar y entregar este formato al Coordinador de Capacitación EJECUCIÓN Procedimiento Previo a la Ejecución. Informe al Coordinador El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo informará al Coordinador, mediante el oficio correspondiente, cada acción de capacitación a realizarse, para que proceda a coordinarla y supervisarla antes, durante y después de su ejecución. Coordinación de las Acciones de Capacitación Se requiere, básicamente: Establecer comunicación entre: autoridades, instructores, participantes, supervisores y personal de apoyo. Proporcionar a los capacitandos e Instructores el apoyo que requieran para una adecuada ejecución y aprovechamiento del proceso enseñanza-aprendizaje. Integrar la información documental correspondiente a los formatos de control administrativo que existen para tal fin. Datos del curso El Coordinador de Capacitación deberá conocer, de forma precisa, los datos del curso para que actúe en consecuencia, siendo éstos los siguientes: Nombre de la acción Nombre del Instructor Curriculum vitae del Instructor Determinación del nivel requerido de los participantes En su caso, los exámenes de ubicación correspondientes Avisos de inscripción; lugar y fecha de realización Orden de capacitación Carta descriptiva Información relativa a la inauguración Normas para los participantes y para los Instructores Nivel del Curso El Coordinador de Capacitación es el responsable de: Especificar el nivel del curso Verificar que los participantes inscritos cuenten con los conocimientos previos que deben tener para obtener el mejor aprovechamiento. Con base en lo anterior, el Coordinador aplicará, para las acciónes de capacitación que así lo requieran, los exámenes de ubicación correspondientes. Reporte de Evaluación de Participantes Es responsabilidad del Coordinador de Capacitación, entregar al Instructor, antes de iniciar la acción de capacitación, el formato "reporte de evaluación de participantes", para que éste, cuando proceda, aplique evaluaciónes, inicial y final. Dotación de Recursos El Coordinador de Capacitación deberá dotar, oportunamente, a: Participantes Instructores Personal de apoyo Autoridades, en su caso Con todos los recursos y medios requieridos para alcanzar los objetivos de capacitación propuestos. Procedimiento Durante la Ejecución Supervisión Es obligación del Coordinador de Capacitación, supervisar que el desarrollo de una acción de capacitación sea el establecido en los objetivos marcados en la "orden de capacitación" y la "carta descriptiva". Reporte de Anomalías Es responsabilidad del Coordinador de Capacitación, informar al jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, acerca de cualquier anomalía que durante la supervisión detecte, con el fin de recibir las sugerencias o las medidas correctivas correspondientes. Lista de Asistencia Todos los días del curso, el instructor requisitará la lista de asistencia y recabará la firma de los participantes presentes, así como del Coordinador de Capacitación. Estudios de Educación Abierta El Coordinador de Capacitación lleva a cabo el control y registro de los empleados de CAPUFE que están realizando estudios de educación abierta. Asimismo, tiene a su cargo realizar los trámites correspondientes ante la SEP o las instituciones educativas correspondientes. Diplomados y Cursos Diversos Corresponde al Coordinador de Capacitación, apoyar y llevar el control de la participación del personal en diplomados, cursos de especialización, seminarios, etc. que se impartan en instituciones de nivel superior y organismos gremiales. Actividades del Coordinador Durante la Ejecución El Coordinador deberá desarrollar y cumplir, durante la ejecución de la acción de capacitación, las siguientes actividades: Verificar datos de los avisos de inscripción Atender a los participantes Proporcionar apoyos didácticos (manuales) Pasar lista de asistencia Verificar condiciones de aula y supervisar la acción de capacitación Procedimientos Posteriores a la Ejecución Integración Documental El producto final de esta etapa es integrar la información documental correspondiente de cada acción de capacitación ejecutada, es obligación del Coordinador de Capacitación mantenerla actualizada para cada acción de capacitación. Actividades Posteriores del Coordinador El Coordinador deberá desarrollar y cumplir, una vez realizada la acción de capacitación, las siguientes actividades: Evaluación de los participantes Evaluación del instructor, del curso y de la coordinación Resguardo de materiales didácticos Informe de asistencia Generación de constancias Integración documental SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Metas Alcanzadas Esta etapa del Proceso Institucional de Capacitación, se refiere a lo siguiente: El grado en que los participantes alcanzaron los objetivos propuestos La calidad de participación de los instructores El nivel en el que, una vez concluido el proceso de capacitación, los participantes se encuentran, aplicando en el ámbito correspondiente lo aprendido en dicho proceso El incremento en la productividad del Organismo, como consecuencia de la capacitación Evaluación del Curso Para lo anterior, el Coordinador deberá aplicar el formato "evaluación del curso" a los capacitandos, una vez que concluya la acción de capacitación, para que éstos, a su vez, evalúen en forma directa: al curso, al instructor y al propio Coordinador. Evaluación a los Participantes El Coordinador deberá solicitar al instructor el formato "reporte de evaluación de participantes". Evaluación de los Titulares de las Áreas El Coordinador de Capacitación remitirá, a los titulares de cada una de las áreas, los cuestionarios de evaluación sobre el impacto de la capacitación del personal que tengan a su cargo y que haya participado en la misma. El Superintendente supervisará y dará el seguimiento adecuado, con el apoyo de los coordinadores y enlaces, al proceso de evaluación que los titulares de cada una de las áreas, tanto en oficinas centrales como en delegaciones apliquen a su personal. Análisis de Evaluaciones El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, por conducto del Superintendente, remitirá al Coordinador de Informática las evaluaciones que realizaron los jefes de cada una de las áreas, tanto en Oficinas Centrales como en las Delegaciones. El Coordinador de Informática la procesará, de acuerdo a la metodología previamente establecida y la entregará, en un plazo no mayor de 15 días, debidamente tabulada para su interpretación Integración de las Evaluaciones El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo, cuando le sea entregada la información, debidamente procesada y tabulada, por conducto del Coordinador de Informática, a través del Superintendente, procederá a realizar la integración de las evaluaciones realizadas. El Jefe del Departamento, por conducto del Superintendente adscrito a su área, procederá a integrar las evaluaciones aplicadas, a saber: Evaluación del impacto de la capacitación, realizada por los jefes de los centros de trabajo Evaluación, durante la ejecución de las acciónes, realizada por los coordinadores Evaluación obtenida del análisis (necesidades de capacitación a satisfacer y los objetivos propuestos) de la orden de capacitación, realizada durante la etapa de la DNC. Interpretación de las Evaluaciones El titular del departamento, una vez que estén integradas las evaluaciones, procederá a interpretarlas y presentará los resultados correspondientes a la Gerencia de Personal, para que determine los indicadores que se aplicarán. Determinación de Indicadores El jefe del Departamento de Capacitación y Desarrollo definirá los indicadores para la evaluación general de las acciónes de capacitación, con base en: Las evaluaciones aplicadas durante la ejecución de las acciónes de capacitación Lo asentado en las órdenes de capacitación Las evaluaciones realizadas por los titulares de cada área Los factores que estime convenientes Incremento en la Productividad Los Coordinadores y los Enlaces, una vez que cada uno de los jefes de centros de trabajo concluya su evaluación, deberán remitirla al Departamento de Capacitación y Desarrollo, debidamente ordenada e integrada para que éste la procese. Una vez aprobada la información por la Gerencia de Personal, el Jefe del Departamento procederá a remitirla, por conducto de los Coordinadores y Enlaces, a los titulares de las unidades administrativas, con el objeto de que éstos generen alternativas destinadas a identificar fortalezas y debilidades del proceso, con el objeto de consolidar las primeras y eliminar las segundas. Los Enlaces y los Coordinadores recibirán las alternativas propuestas por los titulares arriba citados y las remitirán al Jefe del Departamento, debidamente ordenadas e integradas. Impacto de la Capacitación El jefe del departamento, toda vez que le sean establecidos los indicadores finales, procederá, por conducto del Superintendente y éste con el apoyo del Coordinador de Informática, a realizar la evaluación final del impacto de la capacitación. El Coordinador de Informática procesará la información con base en los indicadores finales y la metodología determinada por la Gerencia de Personal y la entregará al Jefe del Departamento, debidamente tabulada, con los resultados finales del seguimiento y evaluación del impacto de la capacitación. Producto Final El producto final que se espera es generar información, debidamente sistematizada, en la etapa de evaluación y seguimiento del impacto de las acciónes de capacitación en el Organismo durante determinado periodo. Dicha información, además, se deberá vincular con: 1. El registro individual de cada uno de los servidores públicos de CAPUFE 2. El sistema escalafonario del Organismo 3. El programa de estímulos y recompensas de este descentralizado Los resultados que se generan de esta etapa, son una valiosa fuente de información para enriquecer y depurar futuras acciónes de capacitación en el Organismo, de manera que se convierten en una herramienta de mejora contínua. Esta tarea, por su naturaleza e importancia, debe ser permanente. El Jefe del Departamento remitirá la información sistematizada Gerente de Personal para recibir su aprobación, o en su caso, las recomendaciones que considere convenientes. Reporte Trimestral a SCT y a SHCP El Departamento de Capacitación y Desarrollo, procederá a enviar a la SCT y a la SHCP, el reporte trimestral correspondiente al Sistema Integral de Información, referente a los Formatos E-22-1 y E-22-2 denominados "Seguimiento y Evaluación de las Acciones de Capacitación", respectivamente. MARCO JURÍDICO Ordenamientos Juridico-Administrativos La capacitación de los trabajadores del organismo se regula por los siguientes ordenamientos juridico-administrativos: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 3°, 73° y 123° Apartado B Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Artículos 43°, fracción VI y 44°, fracción VIII Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales para los Trabajadores del Estado. Artículos 3°, fracción XIX, y 141°, fracción III Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000. Capítulo 3° Apartado 3.9 Programa de Modernización de la Administración Pública Federal 1995-2000. Estatuto Orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. Artículos 17, adicional XVII y 29, fracción IX Programa Estratégico de CAPUFE 1995-2000. Capítulo VI Condiciones Generales de Trabajo de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. Capítulo XI Dirección de Administración y Finanzas Gerencia de Modernización Administrativa Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte, Cuernavaca 062130 Morelos, México Tel. 01 (777) 329-2100