Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, trámite de pago, registro y control presupuestal de comprobación de boletos de avión utilizados para el desarrollo de comisiones oficiales, nacionales e internacionales, por el personal del Organismo, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe del área solicitante y/o Delegación, formato de “solicitud de servicio” revisa que contenga los datos generales y firmas de autorización, acusa con sello de recibido anotando fecha, hora, firma y turna. | Solicitud de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 2 | Recibe solicitud de servicio y revisa que contenga los siguientes datos: fecha, número de hojas, folio de solicitud de servicio del área de trabajo, clave programática, número de servicio, características específicas del servicio, periodo, unidad cantidad de servicios solicitados, monto estimado del servicio. | Solicitud de servicio | " | 3 | Revisa en codificación: unidad responsable, centro de costo, programa, partida específica, fecha, firma de quien codifica, sella de afectación aprobada y devuelve para su proceso de licitación. | Solicitud de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 4 | Recibe solicitud de servicio con sello de afectación presupuestal aprobada y se devuelve al área solicitante. | Solicitud de servicio | Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales | 5 | Recibe solicitud de servicio aprobada y realiza el proceso de licitación pública con apoyo de la Dirección Jurídica, hasta la formalización del contrato, formalizado envía para su compromiso en original y 4 tantos. | Contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 6 | Recibe mediante oficio contrato formalizado en original y 4 tantos debidamente requisitado y acusa sellando de recibido con fecha, hora, firma y turna. | Oficio y contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 7 | Revisa que cada una de las cláusulas contenidas en el contrato se apegue a la normatividad y políticas establecidas en el departamento, como son: objeto del contrato, monto del contrato, forma de pago, vigencia del contrato, lugar de servicio, cesión de derechos, garantías, calidad de los servicios, penas convencionales, relaciones laborales, rescisión administrativa del contrato etc. | Contrato de servicio | " | 8 | No es correcto: Devuelve contrato para su corrección, mediante oficio indicando las observaciones y haciendo mención del oficio con el que fue acusado de recibido. (una vez corregido continua con la actividad número 6). | Oficio y contrato de servicio | " | 9 | Es correcto Folia en todas las hojas de los juegos con el número de autorización, codifica anotando clave presupuestal y monto contratado en el ángulo superior derecho de la primera hoja de cada juego del contrato. | - | " | 10 | Captura los datos en los campos del sistema (SAI): SUJETO FECHA TIPO DE DOCUMENTO FOLIO DOCUMENTO DE REFERENCIA CUENTA CONTABLE MONEDA TIPO DE CAMBIO CONCEPTO CONCURSO, VIGENCIA, IMPORTE DEL GASTO REAL CODIFICACIÓN | - | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 11 | Captura el compromiso con cargo a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, Centro de Costo número 199211, partidas específicas correspondientes el sistema afecta las cuentas siguientes: CARGO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO) con ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) imprime póliza de compromiso y se anexa al contrato para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas del presente manual) Nota: Ver Manual del Módulo de Contratos Diversos del Sistema (SAI). | Contrato y póliza | Proveedor de servicio | 12 | Realiza el servicio a solicitud de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de acuerdo a lo estipulado en el contrato y elabora factura en original y 3 copias y envía. | Factura y contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 13 | Recibe y verifica original y 3 copias de facturas, contenga los requisitos fiscales y operacionales contenidos en el artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, datos presupuestales en oficio de comisión anexo, verifica en cláusulas del contrato la aplicación o no de las penas convencionales, acusa con sello de recibido anotando fecha, hora y firma. Nota: En caso de ser extemporánea el proveedor deberá presentar nota de crédito. | Factura | " | 14 | Captura el periodo contable que se afecta mes, año, y en forma automática el sistema toma la fecha en que se está registrando datos de la factura para la formulación del número de contrarecibo en el sistema de administración integral (SAI) e imprime en 3 tantos y distribuye: - Original para el contratista, - Copia uno con original de factura para el Departamento de Contabilidad - Copia dos para acuse de recibido para Contabilidad y del proveedor para su archivo. Nota: Ver guía de captura en el sistema (SAI). | Contrarecibo | " | 15 | Actualiza el registro de pago con base en la copia dos del contrarecibo y copia de documentos, denominado “auxiliar de registro y control de boletos de avión” que contiene los siguientes datos: número de contrarecibo, fecha, número de factura, nombre del comisionado, área responsable, número de boleto, lugar de comisión, periodo, número de relación de gasto, número de reembolso, número de boleto de avión cancelado, Importe antes de IVA, Impuesto al Valor Agregado, total, partida y número de documento, con el objeto de prever diferencias de los centros de costo, saldos en la cuenta 5203, conciliación definitiva, así como verificar el cierre de ejercicio de boletos de avión y turna. | Auxiliar de registro y control | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 16 | Captura en (SAI) la cancelación del compromiso original, lo equivalente al importe de la factura, centro de costo 199211 que corresponde a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, afectando diversas partidas específicas el sistema registra, con CARGO NEGATIVO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO), ABONO NEGATIVO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJECER), capturando enseguida el compromiso actual al centro de costo real, en las mismas cuentas presupuestales pero con signo positivo. | - | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 17 | Captura el pago tomando como base la fecha de pago del contrarecibo, afectando las partidas que correspondan, el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO.) imprime póliza. Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | Contrarecibo y póliza | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 18 | Sella de capturado el contrarecibo, anota fecha, hora, firma, anexando al contrarecibo hoja de trabajo con codificación y turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de este manual) | Factura, contrarecibo y póliza | " | 19 | Recibe copia del contrarecibo con documento soporte y archiva en forma consecutiva. Fin del Procedimiento | Cotrarecibo, documento soporte |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100