Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, trámite de pago, registro y control presupuestal de los seguros de bienes muebles e inmuebles propiedad del Organismo y de aquellos que se encuentran bajo alguna prestación de los empleados, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Revisión y Recepción) | 1 | Recibe de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales (Depto. de Adquisiciones), verifica original y 3 tantos solicitud de servicio de seguros entregados, y acusa de recibo con sello. | Solicitud de servicio | " | 2 | Revisa que la solicitud de servicio contenga totalmente los datos siguientes: Fecha Folio Área de trabajo Número Clave del servicio Centro de costo Características y especificaciones del servicio Periodo Unidad y cantidad de servicios solicitados Firmas de solicitud y autorización. | Solicitud de servicio | " | 3 | Revisa codificación y suficiencia presupuestal, debiendo contener los siguientes datos : Unidad responsable Centro de costo Programa Partida específica Fecha y firma de quien codifica. | Solicitud de servicio | " | 4 | Entrega solicitud de servicio con sello de afectación presupuestal aprobada para su proceso de licitación. | Solicitud de servicio | Dirección Jurídica | 5 | Recibe solicitud de servicio aprobada y realiza la gestión ante la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales para el proceso de licitación hasta la formalización de contrato y envía mediante oficio el contrato formalizado en original y 4 tantos. (Ver procedimiento de adquisición de bienes y servicios) | Oficio y contrato | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 6 | Recibe mediante oficio contrato formalizado en original y 4 copias debidamente requisitado y acusa de recibido. | Oficio y contrato | " | 7 | Revisa todas y cada una de las cláusulas del contrato que se apegue a la normatividad y políticas establecidas en el departamento: Objeto del contrato Responsabilidad civil usuario Responsabilidad civil autopista y/o concesionario por daños al usuario Cobertura catastrófica global de responsabilidad civil por evento Condiciones administrativas Vigencia del contrato Monto del contrato etc. | Contrato | " | 8 | No es correcto Devuelve para su corrección mediante oficio indicando las observaciones y haciendo mención del oficio con el que fue acusado de recibido. (corregido continua con la actividad número 6) | Oficio y contrato | " | 9 | Es correcto Codifica asignando un folio en todos los tantos, así como la clave presupuestal y monto contratado en el ángulo superior derecho de la primera hoja y entrega el contrato en original y 3 tantos para recabar firma del Subdirector de Finanzas por conducto del Jefe del Departamento de Presupuesto y la cuarta copia para archivo. | Contrato | " | 10 | Una vez codificado captura el compromiso en (SAI), con cargo al centro de costo correspondiente a la Dirección Jurídica 199501, mediante las cuentas presupuestales siguientes: CARGO 5203-06-03 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO) ABONO 5202-06-03 (PRESUPUESTO POR EJERCER), imprime póliza y turna | Póliza y contrato | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 11 | Solicita al archivo del departamento copia de contrato de seguros una vez que está debidamente requisitado, fotocopia y devuelve. | Contrato | " | 12 | Analiza cláusulas del contrato, verifica los diversos tipos de seguros, formas de pago, vigencia y monto de cada prima. | Contrato | " | 13 | Registra los diversos tipos de seguros en auxiliar denominado “Registro y control de compromisos y pagos de seguros “. | Auxiliar | " | 14 | Recibe de la compañía aseguradora factura en original y 3 copias y acusa de recibido. | Factura | " | 15 | Revisa que la factura reúna los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación. | Factura | " | 16 | No es Correcto Devuelve factura al proveedor de servicio de seguros con las observaciones correspondientes. | Factura | Seguros Comercial América S.A. de C.V. | 17 | Corrige y devuelve factura. (Se conecta con la actividad número 14) | Factura | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 18 | Es correcto. Revisa documento original y formula contrarecibo en original y 2 copias y distribuye. Original = Contratista Copia 1= Acuse de Recibo con documentos originales Copia 2= Archivo | Contrarecibo y factura | " | 19 | Registra con base en la copia del contrarecibo, el pago de seguros en auxiliar denominado “Registro y control de compromiso y pago de seguros” y turna. | Auxiliar | Departamento Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 20 | Recibe copia 1 de contrarecibo con facturas, codifica y captura en el sistema de administración integral (SAI) el monto ejercido y lo pagado e imprime póliza. | Póliza | " | 21 | Procede a la cancelación del compromiso del centro de costo 199501 que corresponde a la Dirección Jurídica y se afecta el ejercicio del gasto al centro de costo real de manera simultánea al registro del pago en el sistema (SAI). | - | Departamento. de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 22 | Una vez terminado el registro procede a extraer la balanza del sistema (PDSI) de la partida de seguros y solicita al área jurídica informe en diskette para conciliar cifras en forma mensual. | Balanza y diskette | " | 23 | Procede una vez terminada la conciliación del mes de diciembre al cierre de ejercicio de la partida y se verifica que no haya ningún pago pendiente, de lo contrario verifica que éste se encuentre en la cuenta 5204 y prever al ejercicio inmediato en la partida 9603 de ADEFAS, (Adeudo de Ejercicios Fiscales Anteriores). Fin del Procedimiento | - |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100