Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, trámite de pago, registro y control presupuestal de las facturas presentadas por los proveedores, derivadas de las adquisiciones de bienes que ingresan al almacén del Organismo, para el desarrollo de las funciones asignadas, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe del área solicitante, formato de “solicitud de abasto” en original y 3 copias, revisa que contenga los datos generales y firmas de autorización, acusa con sello de recibido en relación anexa anotando, fecha, hora y firma, turna. | Solicitud de abasto | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 2 | Recibe la solicitud de abasto y revisa que contenga suficiencia presupuestal y los siguientes datos: fecha, número de hojas, folio de solicitud de abasto del área de trabajo, centro de costo, clave programática, características específicas del artículo, unidad, cantidad y monto estimado de los bienes. | Solicitud de abasto | " | 3 | Elabora concentrado desagregado por programas y partidas, verifica que se apegue la partida específica de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente y verifica que tenga saldo disponible, visualiza e imprime reporte del (PDSI), aprueba, coloca sello de “afectación presupuestal” y turna. Nota: En caso del capítulo 5000 se verifica que los bienes y los montos solicitados sean los autorizados por la S.H.C.P. | Concentrado | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 4 | Recibe solicitud de abasto con sello de afectación presupuestal aprobada y devuelve al área solicitante. | Solicitud de abasto | Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales | 5 | Recibe del área solicitante solicitud de abasto aprobada y realiza el proceso de licitación pública con apoyo de la Dirección Jurídica, envía contrato con relación para su compromiso en original y 4 tantos. (Ver procedimiento de licitación pública y formalización de contratos). | Contrato (pedido) solicitud de abasto |
Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 6 | Recibe mediante oficio contrato centralizado debidamente formalizado en original y 4 copias, verifica operaciones, firmas de autorización, acusa sellando de recibido en la relación, con fecha hora, firma y turna. | Oficio y contrato (pedido) | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 7 | Revisa que contenga la clave programática: cuenta, subcuenta, subsubcuenta, centro de costo, partida específica, programa, fuente de financiamiento, que la naturaleza de gasto se apegue estrictamente al clasificador por objeto del gasto vigente. Nota:En caso del capítulo 5000 la clave programática sea la autorizada por la S.H.C.P. | Contrato (pedido) | " | 8 | Asigna un número de control consecutivo de autorización al contrato de compra (pedido). | Control consecutivo de autorización. (pedido) |
" | 9 | Captura en el sistema el número de autorización para compra, tomado del control consecutivo con cargo a diversas partidas específicas de los capítulos 2000 y 5000, automáticamente el (SAI) registra las cuentas siguientes: CARGO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO) con ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) y por último se imprime póliza de compromiso sin número y se anexa al contrato (Pedido) para su revisión, coloca el sello de “Afectación Aprobada”, anota la fecha, firma y turna. Nota: Ver Manual del Módulo de Contratos Diversos en Sistema (SAI). | Póliza | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 10 | Recibe contrato de compra (pedido) en original y 2 copias, codificado y capturado de compromiso en el (SAI), devuelve al Departamento de Adquisiciones original para entrega al proveedor y extrae una copia y turna al archivo del departamento. | Registro y control consecutivo de contratos de compra y por proveedor | " | 11 | Solicita al archivo copia de pedido y registra en forma continua en auxiliar denominado “Registro y control consecutivo de contratos de compra” que afectan las partidas específicas de los capítulos 2000 y 5000, coteja cifras con reportes del (PDSI) y devuelve al archivo. | Auxiliar | Proveedor | 12 | Recibe pedido autorizado del Departamento de Adquisiciones, formula factura en original y 3 copias y entrega los bienes materiales en los almacenes del Organismo, según lo estipulado en el contrato (pedido). | Factura | Departamento de Almacenes e Inventarios | 13 | Recibe materiales de acuerdo a las características y especificaciones contenidos en el contrato de compra (pedido), los cuenta y coloca sello de “recibido en almacén” en factura. | Factura | Proveedor | 14 | Entrega factura en original y 3 copias para su trámite de pago selladas por el almacén. | Factura | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión | 15 | Verifica fianza en original y 3 copias de factura, acusa con sello, revisa requisitos fiscales y operacionales contenidos en el Artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, verifica condiciones del contrato de compra. Nota: Se solicita nota de crédito en caso de entrega extemporánea del bien. | Factura | " | 16 | Captura datos de la factura para la formulación de número de contrarecibo en el sistema integral de información (SAI) e imprime en original y 2 copias y distribuye:
| Contrarecibo y factura | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 17 | Captura en el sistema SAI el compromiso tomando como base la fecha de emisión del contrarecibo que afecta las partidas correspondientes de los capítulos 2000 y 5000, el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO) y ABONO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO). Diversos campos de captura para el registro de cancelación del compromiso y pago de factura: PROVEEDOR TIPO DE MOVIMIENTO CONTRATO ESTIMACIÓN FACTURA PROVEEDOR CLAVE PROGRAMÁTICA No. REGISTRO FECHA DE EMISIÓN REFERENCIA/FACTURA. FECHA DE VENCIMIENTO. MOTIVO OBSERVACIONES PAGO CLAVE PROGRAMÁTICA IMPORTE Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por pagar del Sistema (SAI). | - | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 18 | Captura la fecha del pago del contrarecibo afectando las partidas especificas de los capítulos 2000 y 5000 el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO), Anexa al contrarecibo la hoja de trabajo con codificación, sella de capturado el contrarecibo, anota fecha, hora y firma e imprime póliza de cuenta por pagar y turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de éste manual). | Contrarecibo y póliza | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión). | 19 | Actualiza registros en auxiliar de contratos de compra (pedidos) con base al contrarecibo, verificando que no haya diferencias en registros, si hay alguna observación se solventa vía teléfono y/o correo electrónico y entrega contrarecibo. | Registro y control consecutivo de pedidos por proveedor. | " | 20 | Recibe copia dos del contrarecibo con documentación soporte y archiva en forma consecutiva. Fin del procedimiento | Contrarecibo y documento soporte |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100