Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, trámite de pago, registro y control presupuestal de comprobación de gastos por concepto de difusión, propaganda, publicidad y otros medios de comunicación para los servicios que presta el Organismo, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe del área responsable (Coordinación de Comunicación Social) factura con su respectiva publicación, original de la orden de trabajo, revisa que contenga los datos generales, firmas de autorización, se apegue al clasificador por objeto del gasto vigente, acusa con sello de recibido y turna anotando fecha y hora. | Factura, orden de trabajo y publicación | " | 2 | Revisa que la factura contenga los requisitos fiscales y operacionales en apego al artículo 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación. | Factura y orden de trabajo | " | 3 | No procede: Devuelve al área responsable y/o proveedor del servicio con las observaciones correspondientes para su corrección. (se regresa a la actividad número 1). | - | " | 4 | Sí procede: Registra por partida específica del concepto 3600 en formato denominado "conciliación entre la Coordinación de Comunicación Social y el Departamento de Presupuesto”, conteniendo los siguientes títulos: partida específica, mes, póliza ( PO, PD, PE.), No. de O.T. y/o R.G., importe, pagado en la 5205, diferencias, observaciones, y turna para su compromiso anotando fecha y hora. Nota: Se envía conciliación a la Coordinación de Comunicación Social en forma mensual para visto bueno. | Conciliación | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 5 | Codifica y verifica en balanza dentro del sistema (PDSI) que tenga suficiencia presupuestal para autorizar y capturar el compromiso afectando diversas partidas específicas del concepto 3600 el sistema afecta con: CARGO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO) con ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER). -NÚMERO DE SUJETO QUE CORRESPONDE AL PRESTADOR DEL SERVICIO -FECHA -TIPO DE DOCUMENTO -EL NÚMERO 050 A LA CLAVE DE ORDEN DE TRABAJO -FOLIO -NÚMERO CONSECUTIVO -MONEDA -CONCEPTO -VIGENCIA DEL EJERCICIO Y EL IMPORTE ANTES DE I.V.A. Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI) | Orden de trabajo | " | 6 | Captura el periodo contable que se afecta y en forma automática el sistema registra el día, mes, año correspondiente. | Factura y orden de trabajo | " | 7 | Sella de capturado el compromiso anotando en orden de trabajo fecha, hora, firma y entrega. | Factura y orden de trabajo | " | 8 | Captura la estructura programática que corresponda: 98 y/o 99 ( 98= Foráneo y 99 = Oficinas Centrales); clave programática, centro de costo del área responsable (conforme al catálogo) . | Factura y orden de trabajo | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 9 | Captura el periodo contable que se afecta mes y año y en forma automática el sistema registra la fecha. | - | " | 10 | Captura datos de la factura para la formulación del número de contrarecibo en el sistema (SAI), imprime en original y 2 copias distribuye: - Original para el contratista. - Copia uno con original de factura para el Departamento de Contabilidad. - Copia número dos para acuse de recibido por el Departamento de Contabilidad y por el proveedor y archiva en el departamento. Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del sistema (SAI). | Contrarecibo | " | 11 | Actualiza el registro de pago con base en la copia dos del contrarecibo y copia de documento soporte, en control presupuestal denominado “conciliación entre la Coordinación de Comunicación Social y el Departamento de Presupuestos” y turna para su captura. | Registro extralibro de conciliación | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 12 | Codifica y captura lo ejercido con base a los contrarecibos tomando la fecha de emisión, afecta las partidas correspondientes del concepto 3600, el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO) y ABONO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO DE COMPROMISO), con diversos campos para la cancelación del compromiso y pago de factura. Los campos de captura son: PROVEEDOR TIPO DE MOVIMIENTO CONTRATO ESTIMACIÓN FACTURA PROVEEDOR No. REGISTRO. FECHA DE EMISIÓN REFERENCIA / FACTURA FECHA VENCIMIENTO MOTIVO OBSERVACIONES PAGO CLAVE PROGRAMÁTICA IMPORTE Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del sistema (SAI). | - | " | 13 | Captura el pago tomando la fecha de pago del contrarecibo afectando las partidas que correspondan y el sistema afecta con: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO), sella de capturado en copia 2 del contrarecibo anotando fecha, hora, firma, y lo entrega para archivo del departamento. | Factura y contrarecibo | " | 14 | Imprime póliza capturada en sistema (SAI), anexa documentación soporte, turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de este manual) | Póliza, factura | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 15 | Recibe copia 2 del contrarecibo con documento soporte y archiva en forma consecutiva. Fin del Procedimiento | Contrarecibo, póliza y factura |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100