Establecer el proceso de registro y control presupuestal confiable del compromiso ejercido, del trámite de pago de solicitudes de servicios, contratos de prestadores de servicio y pago de facturas a fin de verificar que cuente con suficiencia presupuestal, en cumplimiento de las restricciones ordenadas por la austeridad y disciplina presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales (Departamento de Adquisiciones) formato de “solicitud de servicio” en original y 3 copias con número de folio consecutivo previamente asignado, revisa que contenga los datos generales, firmas de autorización, sella de recibido en relación anexa, anota fecha, hora firma, y turna. | Solicitud de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 2 | Recibe solicitud de servicio, revisa que contenga los siguientes datos: fecha, número, folio del área de trabajo, características específicas, periodo, unidad, cantidad, monto estimado. | Solicitud de servicio | " | 3 | Codifica anotando unidad responsable, fuente de financiamiento, centro de costo partida específica, verifica que la partida se apegue al clasificador por objeto del gasto vigente, cuente con disponibilidad presupuestal, coloca sello de “afectación presupuestal aprobada” y regresa. | Solicitud de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 4 | Recibe solicitud por distintos tipos de servicio con sello de “afectación presupuestal aprobada” como son: servicio postal, telefónico, conducción de señales digitales y analógicas, arrendamientos de edificios, asesorías, consultorías, vigilancia, mantenimientos, lavandería, etc. y turna. | Solicitud de servicio | Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales | 5 | Recibe solicitud de servicio aprobada y realiza el proceso de adjudicación, Invitación a por lo menos a 3 personas, licitación pública según corresponda, apegándose a los lineamientos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Federal, solicitando por escrito al área jurídica la elaboración del contrato y envía. | Contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 6 | Recibe oficio y contrato formalizado en original y 4 tantos debidamente requisitado, acusa sellando de recibido con fecha, hora, firma y turna. | Contrato de servicio | " | 7 | Revisa que cada una de las claúsulas contenidas en el contrato se apegue a la normatividad y políticas establecidas en el departamento, como son: objeto, monto, forma de pago, vigencia, impuestos, patentes, marcas, derechos, lugar de servicio, cesión de derechos, garantías, calidad de los servicios, penas convencionales, relaciones laborales, rescisión administrativa, suspensión etc. | Contrato de servicio | " | 8 | No es correcto: Devuelve para su corrección con oficio indicando las observaciones y haciendo mención del oficio con el que fue acusado de recibido. (Una vez corregido se regresa a la actividad número 6) | Oficio y contrato de servicio | " | 9 | Es correcto Folia las hojas de los juegos con el número de autorización, codifica anotando clave presupuestal y monto contratado en el ángulo superior derecho de la primera hoja de cada juego del contrato. | Contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 10 | Captura el compromiso anotado en los campos del sistema (SAI) Los campos de captura son: SUJETO FECHA TIPO DE DOCUMENTO FOLIO DOCUMENTO DE REFERENCIA CUENTA CONTABLE MONEDA TIPO DE CAMBIO CONCEPTO CONCURSO VIGENCIA CODIFICACIÓN IMPORTE DEL GASTO REAL Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | - | " | 11 | El sistema captura el compromiso con cargo al área responsable, centro de costo, diversas partidas específicas del capítulo 3000 (servicios generales), afectando las cuentas siguientes: CARGO a la cuenta 5203 (PRESUPUESTO COMPROMETIDO), con ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER), imprime póliza de compromiso y se anexa al contrato para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas del presente manual) | Póliza y contrato de servicio | Proveedor del Servicio | 12 | Realiza el servicio a solicitud de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de acuerdo a lo estipulado en el contrato, elabora factura y presenta en original y 3 copias. | Factura y contrato de servicio | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión | 13 | Recibe factura en original y 3 copias, verifica de acuerdo a las cláusulas del contrato, (firmas de autorización, actas de entrega recepción etc.), contenga fianza de cumplimiento y/o anticipo, se apegue a los requisitos fiscales y operacionales contenidos en el Articulo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación. Nota: En el caso de entrega extemporánea de bienes y servicios y/o fianzas de anticipo o cumplimiento, se aplica sanción, según sea el caso, solicitando al proveedor nota de crédito correspondiente. | Factura | " | 14 | Captura datos de la factura para la formulación del número de contrarecibo en el sistema de administración integral (SAI), imprime en original y 2 copias y distribuye: Original para el contratista, Copia 1 con original de factura para el Departamento de Contabilidad. Copia 2 para control consecutivo del departamento en el cual acusa de recibido el Departamento de Contabilidad y el proveedor. Nota: Ver guía rápida para captura en el sistema (SAI) | Contrarecibo y factura. | " | 15 | Actualiza registros de pago utilizando la copia 2 del contrarecibo y copia de documentos, en “auxiliar de registro y control” conteniendo los siguientes datos: número de contrarecibo, fecha, número de factura, área responsable, lugar, periodo, Importe sin IVA, I.V.A., total, partida específica, número de documento, con el objeto de prever diferencias en centros de costo, compromisos, conciliación y turna. | Auxiliar de registro y control. | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura | 16 | Codifica de acuerdo a la documentación soporte anotando unidad responsable, fuente de financiamiento, centro de costo, partida especifica apegado al clasificador por objeto del gasto vigente en factura y contrarecibo, anota en los campos de captura en el sistema (SAI). Los campos de captura son: NÚMERO DE PROVEEDOR DE SERVICIO TIPO DE MOVIMIENTO CONTRARECIBO, NÚMERO DE ESTIMACIÓN NÚMERO DE FACTURA CLAVE DE PROGRAMA (AUTOMÁTICA) FECHA DE EMISIÓN REFERENCIA/FACTURA (AUTOMÁTICA), FECHA DE VENCIMIENTO (LA DE PAGO) PAGO DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN (TR-CH- EF.) IMPORTE. Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | Contrarecibo y factura | " | 17 | Captura el pago en el sistema tomando con base la fecha de pago del contrarecibo, afectando las partidas que correspondan, y el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO). | Contrarecibo | " | 18 | Imprime póliza sin número producto de la captura en (SAI), se anexa al contrarecibo hoja de trabajo con codificación, sella de capturado el contrarecibo, factura, anota fecha, hora, firma, turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de éste manual) | Póliza y factura | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 19 | Recibe copia 2 del contrarecibo con documento soporte y archiva en forma consecutiva. Fin del Procedimiento. | Póliza contrarecibo y factura |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100