Determinar los mecanismos para el registro, control presupuestal, ejercicio, trámite de pago de los reembolso de gastos del personal que sale de comisión, con base en las disposiciones establecidas en materia presupuestal vigente.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe del Departamento de Cobranzas formato de "Reembolso de gastos" con notas o facturas en original y 3 copias, sella de recibido en relación anexa anotando fecha, hora y firma, revisa operaciones aritméticas y requisitos fiscales conforme al Artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación. | Reembolso de gastos factura o notas |
" | 2 | Verifica que contenga los datos generales, firmas de autorización del área correspondiente, Vo. Bo. de la Gerencia de Tesorería, de proceder asigna número de folio consecutivo. Nota: Se consideran como reembolso de gastos: · Pago de pasajes. · Consumo de combustibles (con Vo. Bo. del Departamento de Transportes). · Pago de estacionamiento. · Consumo de alimentos (con autorización del Director de Administración y Finanzas). · Pago de plaza de cobro. En el caso de consumo de alimentos se elabora contrarecibo en original con 2 copias y se distribuye: original se entrega al interesado, copia 1 se integran a los documentos originales copia 2 para control consecutivo del departamento y se turna. | Reembolso de gastos factura o notas |
Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 3 | Recibe reembolso de gastos y/o contrarecibo, revisa que contenga los siguientes datos: fecha, número de folio, área de trabajo, número de empleado, cantidad a reembolsar y firmas de autorización. | Reembolso de gastos | " | 4 | Codifica de acuerdo a la documentación anotando unidad responsable, fuente de financiamiento, partida específica y centro de costo, verifica que se apegue a la partida específica de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente, comprueba que cuente con disponibilidad presupuestal. | Reembolso de gastos | " | 5 | No Procede Regresa para su corrección mediante volante conteniendo las observaciones (datos incorrectos ó insuficiencia presupuestal). (Corregida se reinicia con la actividad número 1) | Volante de observación | " | 6 | Si Procede. Captura la cuenta por pagar anotando en los campos del sistema (SAI). y registra presupuestamente el importe manifestado en cada partida específica de cada documento del reembolso, el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) Y ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER), imprime póliza sella de capturado, anota fecha, hora, firma y turna para su revisión Diversos campos para la captura de reembolso de gastos: SUJETO No. DE RELACIÓN DE GASTO IMPORTE TOTAL PROVEEDOR CLAVE PROGRAMÁTICA RECIBO FECHA IMPORTE I.V.A. FORMA DE PAGO Notas: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). (Ver procedimiento de revisión de pólizas de este manual) | Póliza | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 7 | Recibe reembolso con sello de capturado, y entrega original al interesado, extrae una copia para el control consecutivo del departamento, turna original con documentos al Departamento de Contabilidad para su registro contable acusando de recibido en una copia y archiva. Fin del Procedimiento. | Póliza y reembolso de gastos |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100