Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, trámite de pago, registro y control presupuestal de comprobación de solicitudes de cheques para la ejecución de gastos por diversos conceptos requeridos por el Organismo, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe de las diferentes áreas responsables, formato de solicitud de cheque en original y 3 copias, para compra de materiales y/o servicios personales y generales, entero de retenciones e impuestos, pagos sujetos a comprobación, revisa que contenga los datos generales firmas de autorización, acusa con sello de recibido y determina el conducto de registro y control presupuestal en extralibros, anotando fecha y hora. | Solicitud de cheque | " | 2 | Identifica el área solicitante, anota número de folio consecutivo de Oficinas Centrales que corresponde a la solicitud, y acusa con sello de recibido del departamento anotando fecha, hora y firma. | - | " | 3 | Coloca el sello en el original y las 3 copias para codificar en el reverso de la solicitud de cheque, anota el número consecutivo en el control turna para su codificación y captura. | Control consecutivo de solicitudes de cheque. | " | 4 | Registra en extralibros, en formato de excel denominado “registro y control consecutivo de solicitudes de cheques” con los siguientes títulos de columnas: fecha, número de solicitud de cheque, beneficiario tipo de operación, cárguese a, número de partida específica, importe, número de póliza de egresos y número de póliza de orden. | Control consecutivo de solicitudes de cheque. | " | 5 | Captura en pantalla el periodo contable que se afecta mes y año, en forma automática registra la fecha. | - | " | 6 | Captura los datos de la solicitud de cheque para la formulación del número de contrarecibo en el sistema de administración integral (SAI) para pago de gastos directos, y pagos por diferentes conceptos a terceros, imprime en original y 2 copias, distribuye y turna.
| Contrarecibo | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 7 | Captura el contrarecibo tomando como base la fecha de emisión, partidas especificas, el sistema afecta: CARGO a la cuenta presupuestal 5207 (GASTOS A COMPROBAR) y ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER), los campos de captura son: PROVEEDOR TIPO DE MOVIMIENTO. SUJETO No. DE REGISTRO. FECHA. REFERENCIA/FACT. FECHA VENCIMIENTO. OBSERVACIONES. FORMA DE PAGO IMPORTE CLAVE PROGRAMÁTICA TOTAL. Nota: Ver Manual de Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | - | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 8 | Recibe el contrarecibo original anota el número en el control consecutivo de solicitud de cheque, solicita identificación al beneficiario y entrega solicitando firme de recibido en copia 2 del contrarecibo. | Contrarecibo | Área Solicitante y/o Beneficiario | 9 | Recibe cheque del Departamento de Egresos y realiza el gasto en diferentes conceptos: servicios personales, materiales y suministros, entero de retenciones, pago de impuestos de I.S.P.T., I.S.R., I.V.A., impuestos y derechos, pago de servicios básicos y generales; recibe documentación comprobatoria del proveedor elabora el formato de “relación de gastos” anexa los originales de facturas y el pago de reintegro en su caso y turna. | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 10 | Recibe la documentación en el formato “relación de gastos” junto con original de facturas y/o comprobación de reintegro, así como 3 copias de relación sin documentación soporte, donde afecta las partidas específicas del “clasificador por objeto del gasto” vigente de los capítulos 1000, 2000, 3000 y 5000. | Relación de gastos | " | 11 | Revisa que la documentación original sea completa, los datos generales, requisitos fiscales y operacionales contenidos en el Artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, firmas de autorización, asigna un número consecutivo y coloca sello para la codificación en el reverso de la documentación original, anota en el formato “control consecutivo de relaciones de gastos”. | Control consecutivo de relaciones de gastos | " | 12 | Acusa con sello de recibido del departamento anota fecha, hora, firma en una copia de relación de gastos y se conserva original de ésta con el soporte de documentación, 3 copias de relación sin documentos, anota un número de folio y turna para su captura. | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 13 | Recibe relaciones de gastos para captura en (SAI) como comprobación de las solicitudes de cheques, codifica anotando la clave programática, centro de costo y partida especifica con apego al clasificador objeto del gasto vigente. | Relación de gastos | " | 14 | Captura tomando la fecha de recibido y el importe por cada una de las partidas manifestadas en la relación de gastos, afectando las partidas específicas 1999, 2999 y 3999 con: CARGO NEGATIVO a la cuenta 5207 (GASTOS A COMPROBAR) y ABONO NEGATIVO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) para cancelar el registro inicial, con diversos campos para la captura de relaciones de gastos y oprime F7. los campos son: SUJETO No. DE RELACIÓN DE GASTO IMPORTE TOTAL PROVEEDOR CLAVE PROGRAMÁTICA RECIBO FECHA IMPORTE I.V.A. FORMA DE PAGO. Nota: Ver Manual de Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 15 | Procede a registrar presupuestalmente el importe real de cada una de las partidas específicas manifestadas en la relación del gasto con cargo a las partidas específicas, apegado al clasificador por objeto del gasto vigente, el sistema afecta CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) imprime póliza sella de capturado, anota fecha, hora, firma y turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de éste manual). | Póliza | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 16 | Recibe relación de gastos capturada y registrada, anota en hoja tabular el número consecutivo y turna original con documentos al Departamento de Contabilidad para su aplicación contable, acusando de recibido en una copia y archiva. Fin del Procedimiento. | Relación de gastos |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100