Aplicar los mecanismos necesarios para el desarrollo del proceso presupuestal, que permitan realizar en forma clara y precisa el compromiso, ejercicio, registro y control presupuestal de comprobación de gastos por comisión del personal del Organismo, en cumplimiento de la normatividad establecida en materia presupuestal.
PROCEDIMIENTO
| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 1 | Recibe de la Gerencia Tesorería (Departamento de Cobranzas), formato de “oficio de comisión” (viáticos), en original y 2 copias, del personal comisionado que debe comprobar y los que no, con número de folio consecutivo previamente asignado, sella de recibido en relación anexa, anota fecha, hora, firma, revisa que contenga los datos generales, firmas de autorización y turna. | Oficio de comisión | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 2 | Recibe formato de oficio de comisión (viáticos), revisa que contenga los siguientes datos: fecha, número de folio, área de trabajo, número de empleado y lugar de comisión. | Oficio de comisión | " | 3 | Codifica oficio de comisión anotando unidad responsable, fuente de financiamiento, centro de costo, verifica que el viático se apegue a la partida específica de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente, comprueba que cuente con disponibilidad presupuestal. | Oficio de comisión | " | 4 | No Procede Regresa para su corrección mediante volante, conteniendo las observaciones (datos incorrectos ó insuficiencia presupuestal). (Corregida se reinicia con la actividad número 1) | Volante de observación | " | 5 | Sí Procede. Captura la cuenta por pagar anotando en los campos del sistema (SAI), con cargo al área responsable del centro de costo que corresponda, partidas específicas de viáticos nacionales y en el extranjero. Los campos de captura son: FECHA SUJETO TIPO DE MOVIMIENTO= (A20 VIÁTICOS CON RETENCIÓN Y A22 VIÁTICOS SIN RETENCIÓN) UNIDAD RESPONSABLE=(99) CLAVE DE VIÁTICO = (20) FOLIO DEL VIÁTICO DOCUMENTO DE REFERENCIA CUENTA CONTABLE FECHA OBSERVACIONES FORMA DE PAGO IMPORTES. Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). Nota: Para el caso de viáticos a comprobar: el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5207-06-05 (VIÁTICOS A COMPROBAR Y PASAJES) con ABONO a la cuenta 5202-06-03 (PRESUPUESTO POR EJERCER). - Para el caso de Viáticos sin comprobar el sistema afecta: CARGO a la cuenta 5204 06-03 (PRESUPUESTO EJERCIDO) Y ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) | - | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión) | 6 | Genera el sistema póliza de cuenta por pagar, imprime, coloca sello de ”afectación presupuestal” al oficio de comisión y regresa. | Póliza y oficio de comisión | " | 7 | Recibe formato de oficio de comisión (viáticos) con sello de “afectación presupuestal” aprobada y turna al Departamento de Cobranza para su autorización de pago. | Oficio de comisión | Departamento de Egresos | 8 | Recibe del Departamento de Cobranzas oficio de comisión con sello de afectación presupuestal aprobada y autoriza con su firma. Nota: Para el caso de viáticos el importe de la comisión se paga en efectivo por el Departamento de Egresos cuando la cantidad es menor a $ 500 y cuando es mayor se aplica mediante transferencia a la cuenta bancaria individual del comisionado | Oficio de comisión | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión). | 9 | Recibe oficio de comisión (viáticos) con firma de autorización para pago, verifica la cuenta por pagar en el módulo auxiliar del (SAI) (sistema de administración integral) y entrega al interesado: Nota: · Original pago en efectivo (firma de recibido en copia) · Copia para pago por medio de depósito (firma de recibido en copia). · Turna original al Departamento de Contabilidad según sea el caso, conservando copia para el control consecutivo del Departamento. Nota: Registra el sistema la cuenta por pagar con cargo al área responsable, a través del centro de costo que corresponda, partidas específicas de viáticos nacionales e internacionales y el sistema afecta las cuentas siguientes: - Para el caso de viáticos sin comprobar CARGO a la cuenta 5205 06-03 (PRESUPUESTO PAGADO) Y ABONO a la cuenta 5204 (PRESUPUESTO EJERCIDO). | Oficio de comisión | Comisionado | 10 | Recibe oficio de comisión (viáticos) firma de recibido, archiva una copia, desarrolla comisión asignada, realiza comprobación de viáticos en formato de “relación de gastos” lo presenta para su revisión, y Vo.Bo. del Departamento de Cobranzas, recibe, fotocopia en 3 tantos la relación únicamente y turna. | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión). | 11 | Recibe del Departamento de Cobranzas relación de gastos en original y 3 copias con notas o facturas anexas (comprobación de viáticos), revisa operaciones aritméticas y requisitos fiscales conforme al artículo 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación y turna. | Relación de gastos | " | 12 | Revisa en relación de gastos que su documentación original sea completa, anota con sello foliador un número consecutivo para control interno, turna para su codificación y captura. | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 13 | Recibe relación de gastos para captura en (SAI), como comprobación de oficios de comisión (viáticos), codifica anotando la clave programática, centro de costo y partida específica con apego al clasificador por objeto del gasto vigente. | Relación de gastos | " | 14 | Captura la relación de gastos tomando la fecha de recibido, importe de cada partida según relación, el sistema afecta: CARGO NEGATIVO a la cuenta 5207 (GASTOS A COMPROBAR) y ABONO NEGATIVO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER) para cancelar el registro inicial. Diversos campos para la captura de reembolso de gastos: SUJETO No. DE RELACIÓN DE GASTO IMPORTE TOTAL PROVEEDOR CLAVE PROGRAMÁTICA RECIBO FECHA IMPORTE I.V.A. FORMA DE PAGO Nota: Ver Manual del Módulo de Cuentas por Pagar del Sistema (SAI). | Relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Codificación y Captura) | 15 | Registra el sistema presupuestamente el importe manifestado en la relación de gastos de cada partida específica afectando: CARGO a la cuenta 5205 (PRESUPUESTO PAGADO) y ABONO a la cuenta 5202 (PRESUPUESTO POR EJERCER), imprime póliza, sella de capturado, anota fecha, hora, firma, y turna para su revisión. (Ver procedimiento de revisión de pólizas de este manual). | Póliza y relación de gastos | Departamento de Presupuesto (Área de Recepción y Revisión). | 16 | Recibe relación de gastos capturada, anota en hoja tabular el número consecutivo, registra en control de relaciones de gastos (extralibros) y turna original con documentos al Departamento de Contabilidad para su registro contable acusando de recibido en una copia. | Relación de gastos | " | 17 | Archiva copia de relación de gastos en forma consecutiva. Fin del Procedimiento. | Relación de gastos |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100