| RESPONSABLE | ACT. N° | DESCRIPCION | FORMA O DOCUMENTO | Departamento de Almacenes e Inventarios (Responsable) | 1 | Recibe los bienes de consumo o instrumentales y mercancías verificando las especificaciones contenidas en el contrato y la factura. | Oficio | " | 2 | No es correcta Informa al Proveedor que esta incorrecta la factura y/o remisión regresa a la actividad 1 | Factura y/o remisión | " | 3 | Es correcta Sella la factura y/o remisión del proveedor por la recepción de las mercancías en el almacén, generando automáticamente la entrada en el módulo de almacenes e inventario. | Factura | " | 4 | Genera el módulo un archivo electrónico que contiene la póliza de diario con los registros contables correspondientes. | Póliza de diario | Almacenista | 5 | Remite vía correo electrónico la póliza de diario al Departamento de Contabilidad en oficinas centrales y en las Superintendencias de Recursos Financieros de las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial. | Formato | Departamento de Contabilidad Superintendencias de Recursos Financieros de las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial. | 6 | Imprime la póliza del módulo de almacenes e inventarios que remite el Departamento de Almacenes e Inventarios revisa que las cuentas contables se hayan afectado de manera correcta. Nota: De acuerdo con la guía contabilizadota y el instructivo al catálogo de cuentas (autorizados previamente por la SHCP). | Póliza | " | 7 | Remite el archivo vía correo electrónico al Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas para incorporar la póliza al Plan Director de Sistemas de Información. | Póliza | Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas | 8 | Incorpora la póliza de diario al Plan Director de Sistemas de información (sistema de contabilidad financiera electrónica) quedando registrada la operación; imprime la póliza y el reporte de validación remitiendo ambos documentos al Departamento de Contabilidad para su revisión analítica y validación respectiva. | Póliza de diario | Departamento de Contabilidad | 9 | Revisa la póliza, en caso de ser correcta firma el reporte de validación y lo regresa al departamento de Supervisión y Operación de Sistemas para su afectación en la contabilidad PDSI. | Póliza contable | Departamento de Almacenes e Inventario | 10 | Remite por medio de valija al Departamento de Contabilidad de oficinas centrales las notas de entrada de las mercancías o bienes de consumo anexando copias fotostáticas simples de las facturas que amparen la recepción de los bienes. | Notas de entrada y copias de facturas | Departamento de Contabilidad | 11 | Recibe del Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas póliza de diario del Plan Director de Sistema de Información, anexa soporte de las notas de entrada y copias de las facturas remitiendo la póliza al archivo contable. | Relación de pólizas | Áreas del Organismo | 12 | Salida de bienes de consumo Elaboran solicitud de abasto que se entrega en el Departamento de Adquisiciones. | Solicitud de abasto | Departamento de Adquisiciones | 13 | Remite al almacén central para la captura y elaboración de la salida posteriormente el módulo de referencia genera un archivo electrónico que contiene la póliza de diario con los registros contables. | Nota de salida | Departamento de Almacenes e Inventarios (almacenista ) | 14 | Remite vía correo electrónico el archivo de referencia al Departamento de Contabilidad en Oficinas Centrales y a la Superintendencia de Recursos Financieros de las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial. | - | Departamento de Contabilidad | 15 | Genera la póliza contable de la salida que remite el Departamento de Almacenes e Inventarios revisa que las cuentas contables se hayan afectado de manera correcta | Póliza | " | 16 | Remite el archivo vía correo electrónico al Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas para incorporar la póliza al Plan Director de Sistema de Información. | Póliza | Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas | 17 | Incorpora la póliza de diario al Plan Director de Sistemas de Información (Sistema de Contabilidad Financiera Electrónica). | Póliza | " | 18 | Imprime la póliza y el reporte de validación y envía ambos documentos al Departamento de Contabilidad. | Póliza | Departamento de Contabilidad | 19 | Recibe y revisa la póliza, en caso de ser correcta firma el reporte de validación y lo regresa al departamento de Supervisión y Operación de Sistema para afectar a la contabilidad (PDSI). | Póliza | Departamento de Almacenes e Inventarios | 20 | Envía por medio de valija al Departamento de Contabilidad de oficinas centrales las notas de salida de las mercancías o bienes de consumo. | Nota de salida | Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas | 21 | Recibe póliza de diario del Plan Director de Sistema de Información, se le anexa de soporte las notas de salida, remitiendo la póliza al archivo contable. | - | Almacenes e Inventarios (Almacenista) | 22 | Bajas salida de bienes instrumentales Realiza en el módulo de bienes instrumentales la captura de los bienes dados de baja ya sea por donación, destrucción o enajenación; genera automáticamente la nota de salida , así como la generación del archivo de baja. | Factura y/o remisión de proveedor | Departamento de Contabilidad | 23 | Genera la póliza de baja y revisa que la cuentas contables se hayan afectado de manera correcta Nota: La afectación es de acuerdo con lo considerado en el catálogo de cuentas, la guía contabilizadota y el instructivo al catálogo de cuentas (autorizados previamente por la SHCP | Póliza de bienes instrumentales | Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas | 24 | Envía el archivo vía correo electrónico al Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas para incorporar la póliza al Plan Director de Sistemas de Información. | Póliza | " | 25 | Recibe e incorpora la póliza de diario al sistema (PDSI sistema de contabilidad financiera electrónica) quedando registrada la operación; imprime la póliza y el reporte de validación y envía ambos documento | Póliza contable reporte de validación de pólizas | Departamento de Contabilidad | 26 | Recibe y revisa la póliza, en caso de estar correcta firma el reporte el responsable y lo regresa al Departamento de Supervisión de Sistemas para afectar a la Contabilidad PDSI. | Póliza | Departamento de Almacenes e Inventarios | 27 | Envía por medio de valija al Departamento de Contabilidad de oficinas centrales las notas de entrada de los bienes instrumentales anexando fotostáticas simples de las facturas que amparen la reopción de los bienes. | Nota de entrada y copias de facturas | Departamento de Contabilidad | 28 | Recibe del Departamento de Supervisión y Operación de Sistemas Póliza de diario del PDSI, como soporte se anexa copia simple de la nota de salida y entrega la póliza al archivo contable. Termina procedimiento. | Relación de pólizas |
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
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