PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN, UTILIZACIÓN, REASIGNACIÓN Y CANCELACIÓN DE EQUIPOS CELULARES Y RADIOLOCALIZADORES



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

I OBJETIVO GENERAL

II MARCO LEGAL

III LINEAMIENTOS

IV DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CON DIAGRAMA DE FLUJO

ANEXOS

OFICIO SOLICITUD (INSTRUCTIVO DE LLENADO)

FORMATO PARA LA ENTREGA DE EQUIPO Y ACCESORIOS Y/O REPARACIÓN (INSTRUCTIVO DE LLENADO)



Resumen del Documento:

Regula la asignación y uso de telefonía celular, radio-celulares y radiolocalizadores para servidores públicos del Organismo.

Expiro SEPTIEMBRE DE 2002

INTRODUCCIÓN

Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, el H. Consejo de Administración, mediante acuerdo No. 151.7b del 19 de Marzo de 1998, aprobó el manual de procedimientos para la contratación, utilización, reasignación y cancelación de equipos celulares y radiolocalizadores, el cual se actualizo para hacer congruente con lo dispuesto en el Manual de Sueldos y Prestaciones del Personal de Mando de la Administración Pública Federal, permitiendo que los usuarios del servicio atiendan los objetivos, lineamientos y procesos para la asignación y uso de los servicios de telefonía celular y radiolocalización, para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, que por sus funciones y actividades requieran de estos equipos.

Sin embargo, es conveniente señalar que con el afán de contribuir con las disposiciones de austeridad y racionalidad del gasto, es imprescindible darle un adecuado uso y que se precisa únicamente para los fines que el Organismo tiene encomendados.


I. OBJETIVO GENERAL

Proporcionar los elementos administrativos necesarios para regular el uso de telefonía celular y radiolocalizadores autorizados a los servidores públicos de este Organismo, a través de un proceso ágil, participativo y corresponsable, que permita dar un tratamiento equitativo y transparente por estos conceptos, en el ejercicio del gasto público.


II. MARCO LEGAL
  • Ley de Adquisiciones ,Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Diario Oficial del 4 de enero del 2000 y entrará en vigor en marzo del 2000

  • Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Diario Oficial del 31 de diciembre de 1982.

  • Ley Federal de Derechos. Diario Oficial del 31 de diciembre de 1981.

  • Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. Diario Oficial del 31 de diciembre de 1976

  • Ley de Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio correspondiente.

  • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. Diario Oficial del 18 de mayo de 1983

  • Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. Diario Oficial del 13 de noviembre de 1981

  • Acuerdo que establece el Programa de Austeridad Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal de 1999. Diario Oficial del 22 de febrero de 1999.

  • Norma para la asignación y uso de los servicios de telefonía célular, radiocomunicación y radiolocalización para las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Oficio-circular num.308, a 2331 21 de octubre de 1997. S H Y C P y SECODAM

  • Manual de Sueldos y Prestaciones del Personal de Mando de la Administración Pública Federal. 28/01/ 2000.


III. LINEAMIENTOS

La norma emitida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, determina que las Entidades de la Administración Pública podrán asignar el servicio de telefonía celular, radiocomunicación y radiolocalización de acuerdo con la naturaleza de las funciones y el nivel de responsabilidad.

1. De la autorización y contratación de servicios :

1.1. El Director General y el Director de Administración y Finanzas, serán los únicos funcionarios que podrán autorizar la asignación del servicio de telefonía celular y radiolocalizadores a Servidores Públicos del Organismo.

1.2. La Subdirección de Recursos Humanos y Materiales será la responsable a través de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de la contratación o adquisición y asignación del servicio de telefonía celular y/o radiolocalizadores, así como su asignación a Directores, Contralor Interno, Coordinador de Asesores, Subdirectores Coordinadores, Secretario Particular de Director. General, Asesor de Director General. Subcontralor, Subcoordinador, Secretario Privado de Director. General, Secretario Particular de Área, Representante en México, Unidad de Legalidad, Asistente, Subdelegado, Secretario Particular de Contralor Interno, Subgerente, Gerentes, Delegados y Jefes de Unidad, y su control se efectuará por dicha Gerencia quien será la única facultada para tramitar los pagos por concepto de los servicios utilizados en oficinas centrales, de acuerdo a los limites máximos autorizados por la Dirección General, y/o Dirección de Administración y Finanzas.

NOTA: La contratación de este servicio se realizará como máximo con dos prestadores de servicios

1.3. En el caso de las contrataciones de telefonía celular y/o radiolocalizadores para las Delegaciones, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial, la efectuaran los titulares de estas áreas, con los proveedores de su jurisdicción para obtener respuesta inmediata sobre el servicio, de acuerdo al lineamiento ya establecido y su control se efectuará por las Subdelegaciones o Subgerencias de Administración y por el Jefe del Departamento de Administración del Conexo Industrial quienes serán los responsables para el trámite de los pagos.

1.4. La petición del servicio celular y/o radiolocalizadores será hecha a través de la Dirección de cada área a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales en Oficinas Centrales, y en su caso las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y el Titular del Conexo Industrial, someterán a acuerdo con base al apartado 1.1 de este lineamiento.

1.5. Se autorizará la asignación de radiolocalizadores con uso nacional a los Servidores Públicos que de acuerdo a sus funciones se les haya autorizado.

1.6. La adquisición de teléfonos celulares y/o radiolocalizadores, estará sujeta al presupuesto autorizado del ejercicio de cada área correspondiente.

2. De las obligaciones de los servidores públicos que tengan asignado un equipo de telefonía celular y/o radiolocalización.

2.1. Será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos que tienen asignado el servicio telefónico celular y/o radiolocalizadores el buen uso que se haga de ellos, los daños ocasionados a los equipos se someterán a un dictamen técnico emitido por la empresa proveedora del servicio, para determinar si el gasto será a cargo del Organismo o del usuario.

2.2. El usuario y resguardatario de cada uno de los aparatos del servicio telefónico celular y/o radiolocalizador, será responsable del monto y del número de llamadas que se realicen por el mismo. En caso de rebasar los montos autorizados, se procederá al cobro del excedente vía nómina.

3.De la suspensión del servicio y de la reposición o reasignación de equipos.

3.1. El servidor público que sea dado de baja en el Organismo, que tenga a su cargo servicio telefónico celular y/o radiolocalizadores, tendrá la obligación de devolver a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales el equipo y accesorios proporcionados, a través de un escrito con copia al Área de Bienes Muebles para su descargo correspondiente.

3.2. El usuario será responsable de solicitar por escrito a su Director de Área la necesidad de continuar con el servicio telefónico celular y/o radiolocalizador por su cambio de funciones y/o adscripción.

3.3. El Director de Área deberá informar el cambio de funciones del usuario de servicio telefónico celular y/o radiolocalizadores, así mismo justificar el uso del servicio para sus nuevas funciones, a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

3.4. En caso de robo con violencia de los equipos celulares y/o radiolocalizadores, el Servidor Público deberá levantar una acta ante el Ministerio Público Federal e informar inmediatamente de lo sucedido, así como entregar el original del acta a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, para hacer válido el deducible del seguro contratado a través de la empresa que proporciona el servicio y que será con cargo al organismo, para que posteriormente se asigne otro equipo.

3.5. Para la contratación de equipos nuevos, se autorizará la asignación de acuerdo a la función y nivel jerárquico qué ocupe el servicio publico en el Organismo, que por las características de sus funciones requieran de este servicio.

4.Generales

4.1. En caso de que por sus actividades los servidores públicos usuarios de estos servicios, rebasen el límite máximo autorizado, deberán solicitar la autorización del Director General y/o Director de Administración y Finanzas, de eximirse del pago del excedente.

4.2. Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales, el vigilar que cada uno de los aparatos del servicio telefónico celular y radiolocalizadores cuenten con el seguro correspondiente.

4.3. La Gerencia de recursos Materiales y Servicios Generales, será responsable de informar al usuario del servicio telefónico y de los radiolocalizadores los montos máximo autorizados.

4.4. La Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales , será la única que podrá autorizar la reparación y compra de accesorios para equipo celular y/o radiolocalizadores, mediante oficio y solicitud de abasto respectivamente.


IV DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CON DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACT. N° DESCRIPCION FORMA O DOCUMENTO
Direcciones de Área
Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial (Servidor Público ) 		1 Identifica la necesidad de utilizar equipo celular y/o radiolocalizador, elabora oficio solicitando el servicio, justificando de acuerdo a sus funciones que realiza (ver anexo 1). Oficio
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 2 Recibe el oficio de petición del servicio y somete a acuerdo con la Dirección General y/o Dirección de Administración y Finanzas. Oficio y/o Acuerdo
Dirección General y/o Dirección de Administración y Finanzas 3 Recibe acuerdo y lo revisa para su autorización o en su caso para el rechazo del servicio y envía respuesta. Acuerdo
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales 4 Recibe autorización o negativa de la petición para uso del equipo celular o de radiolocalizador e informa. Solicitud
" 5 Informa la respuestas de autorización o negativa según sea el caso a las Delegación Regional o Gerencias de Tramo y Conexo Industrial para su contratación con el proveedor de su jurisdicción. Oicio
" 6 Elabora oficio para la contratación en oficinas centrales del servicio con el proveedor designado de aquellas solicitudes que fueron aprobadas o se informa la negativa al área solicitante. Oficio
Proveedor 7 Recibe oficio y elabora contrato, en un plazo de 3 días hábiles y entrega. Oficio y contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Subdelegación o Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo y el Departamento de Administración en el Conexo Industrial 8 Recibe el contrato y envía al área jurídica para su revisión y autorización. Contrato
Subdirección de Asuntos jurídicos y unidades jurídicas en Delegaciones Regionales y Gerencia de tramo 9 Recibe y revisa el contrato y lo firma de conformidad y devuelve. Contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Subdelegación o Subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo y Departamento de Administración del Conexo Industrial 10 Recibe contrato firmado por el responsable del área jurídica y archiva copia e informa al proveedor pase a recoger el contrato. Contrato
Proveedor 11 Recibe contrato requisitado y entrega el equipo que se trate. Contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Superintendencia de Recursos Materiales en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial 12 Recibe el equipo celular y/o radiolocalizadores, elabora formato de entrega de equipo con copia al área de bienes muebles en oficinas centrales y en el caso de las Delegaciones o Gerencias o Conexo Industrial para la elaboración del resguardo y entrega al área solicitante. Formato de Entrega de Equipo y Accesorios y/o Reparación
Funcionario 13 Recibe equipo y firma en el formato de conformidad de la entrega (anexo 2) y regresa el formato requisitado. Formato y contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Subdelegación o subgerencia de Administración en Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Departamento de Administración Conexo Industrial 14 Recibe formato de entrega debidamente firmado para su expediente y archiva copia del contrato. Formato contrato
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, 15 Recibe mensualmente del proveedor las facturas de las llamadas realizadas de los equipos y se solicita a la Gerencia de Tesorería en oficinas centrales la elaboración del cheque para su pago de facturas.

Nota: Para el caso de las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial el pago de las facturas serán mediante el fondo asignado, aplicando el registro contable conforme al procedimiento establecido. 		Solicitud cheque factura estados de cuenta
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, 16 Recibe de la Gerencia de Tesorería el cheque y realiza el pago de acuerdo a las facturas presentadas por el proveedor del servicio en oficinas centrales, en las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial la Subdelegación o Subgerencia de Administración o la Superintendencia de Recursos Financieros elaboran el cheque. Cheque
" 17 En caso de existir llamadas ya pagadas pero no son autorizadas
Solicita a la Gerencia de Personal en oficinas centrales el descuento vía nómina de esas llamadas de igual forma en las Delegaciones o Gerencias de Tramo y Conexo Industrial en la Superintendencia de Recursos Humanos y Departamento de Administración respectivamente realizan el descuento correspondiente. 		Oficio
Funcionario 18 En el caso de inconformidad del usuario deberá solicitar la aclaración por conducto de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicio Generales en oficinas centrales.

Nota: Para el caso de las Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo y Conexo Industrial se solicitará a la Subdelegación o Subgerencia de Administración y en el Departamento de Administración respectivamente para su aclaración correspondiente. 		Oficio
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, Subdelegación y Subgerencia de Administración en Delegaciones o Gerencias de Tramo y Jefe del Departamento de Administración en el Conexo Industrial 19 Existen llamadas excedentes y no reconocidas y pagadas
Solicita por oficio al proveedor la investigación de llamadas no identificadas. 		Oficio
" 20 Si son correctas las llamadas:
Efectúa la bonificación a la factura y se le abonan al funcionario en el siguiente estado de cuenta 		Factura y Estado de Cuenta
" 21 No procede:
Informa al servidor público que las llamadas fueron realizadas a través de su equipo y que deberán ser descontadas por vía nomina.

Termina Procedimiento 		Oficio


DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO





Dirección de Administración y Finanzas
Subdirección de Recursos Humanos y Materiales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100