MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
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PRESENTACIÓN
El Organismo ha venido participando y dando cumplimiento a los procesos de simplificación administrativa y a la normatividad vigente para operar en un marco racional de austeridad, lo que requiere de herramientas administrativas que permitan que los procesos de contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se realicen con transparencia.
De esta forma, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios ha venido operando con base en el Manual de Integración y Funcionamiento en dichos procesos, del cual tomó conocimiento el H. Consejo de Administración en su sesión 157 ordinaria en octubre de 1999, para vigilar que las actividades en la materia se lleven a cabo con eficiencia, honradez, austeridad y disciplina presupuestaria.
La normatividad vigente en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios plasmada en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, reviste gran importancia para el cumplimiento de las funciones encomendadas a las áreas responsables y a los Órganos Colegiados.
I OBJETIVO
Administrar con eficiencia, eficacia y honradez para optimizar la utilización de recursos económicos asignados para las adquisiciones, arrendamientos y servicios para coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas que Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos, establezca en estas materias, de conformidad con la normatividad vigente.
II BASE LEGAL
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 134.
- Tratados de Libre Comercio Celebrados entre el Gobierno Mexicano y Diversos Países, que tengan un Capítulo de Compras del Sector Público.
- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F. 29/XII/1976 y sus modificaciones.
- Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F.14/V/1986 y sus modificaciones.
- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 4/I/2000
- Ley de Planeación. D.O.F. 5/I/1983
- Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. D.O.F. 31/XII/1976 y sus modificaciones.
- Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio correspondiente.
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20/VIII/2001.
- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 26/I/1990
- Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. D.O.F. 18/XI/1981 y sus reformas.
- Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de comunicación electrónica en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas que celebren las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como las inconformidades por la misma vía. D.O.F.09/VIII/2000.
- Acuerdo por el que se establece el Manual de Requerimientos de Información a Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y a la Procuraduría General de la República. D.O.F. 30/V/2001
- Lineamientos para la Contratación de Seguros Sobre Bienes Patrimoniales, a Cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 02/V/1994.
- Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los Procedimientos de Contratación de Seguros de Bienes patrimoniales y de Personas. D.O.F. 04/VIII/1997.
- Normas Administrativas aplicables a las Adquisiciones que por la Vía de Importación Directa Efectúen las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 2/V/1985.
- Oficio Circular SNCGP/300/236/2000 emitidos por Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo el 17 de marzo de 2000.
- Reglas para la determinación y acreditación del grado de contenido nacional tratándose de procedimientos de contratación de carácter nacional. D.O.F.03/III/2000.
III DEFINICIONES
ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
Los considerados como tales en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
ASESOR EXTERNO DE SEGUROS
La persona física o moral contratada por Capufe, para prestar el servicio de asesoría externa en materia de seguros sobre bienes patrimoniales, seguro del usuario y gastos médicos mayores.
CAPUFE
Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos.
COMITÉ
El órgano colegiado denominado Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Capufe, a que se refiere el artículo 22 de la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.
CONTRALORÍA INTERNA
Órgano Interno de Control en Capufe, que depende jerárquica, funcional y normativamente de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
CONTRALORÍA
La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
COORDINADORA DE SECTOR
La Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
DELEGACIONES REGIONALES, GERENCIAS DE TRAMO Y CONEXO INDUSTRIAL
Unidades Administrativas Foráneas, autorizadas por el H. Consejo de Administración en la estructura orgánica de Capufe y registradas ante las Secretarías de Hacienda y Crédito Público y de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
DEPENDENCIAS REGULADORAS
Las Secretarías de Hacienda y Crédito Público, de Contraloría y Desarrollo Administrativo y de Economía respectivamente.
LEY
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
OFICINAS CENTRALES
Se refiere a las Unidades Administrativas en oficinas centrales de Capufe.
PROVEEDOR
La persona que celebre contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios.
REGLAMENTO
El Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
SECRETARÍA
La Secretaria de Hacienda y Crédito Público.
SUBCOMITÉS
Los Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en cada Delegación Regional, Gerencia de Tramo y Conexo Industrial de Capufe.
SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES
El órgano responsable de revisar las bases de invitación a cuando menos tres personas, licitaciones públicas y convocatorias, previo a su publicación.
TITULAR DEL ÁREA USUARIA O REQUERIENTE
El que cuenta con la asignación presupuestal y es responsable de su ejecución.
IV POLÍTICAS DE OPERACIÓN
- Los integrantes titulares del Comité y Subcomités con derecho a voz y voto, deberán designar por escrito a sus suplentes respectivos, los que deberán tener un nivel jerárquico inmediato inferior al del titular, y sólo podrán participar en ausencia de éste.
- Para el caso de los asesores, el área jurídica y área de la Contraloría Interna deberán designar al efecto a un servidor público.
- Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del área responsable del asunto que se someta a consideración del Comité. La información y documentación que se someta a la consideración del Comité y Subcomités serán de la exclusiva responsabilidad del área que la formule.
- La responsabilidad de cada integrante del Comité y Subcomités quedará limitada al voto o comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido las determinaciones y opiniones de los miembros del Comité y Subcomités respectivos, no comprenden las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos.
- No deberán someterse a consideración del Comité y Subcomités respectivos, los procedimientos de contratación cuya adjudicación se fundamente en el Artículo 42 de la Ley, así como los asuntos cuyos procedimientos de contratación se hayan iniciado sin dictamen del Comité.
- Los Subcomités respectivos deberán informar al Comité en forma trimestral, a más tardar dentro de los quince días siguientes al término de cada trimestre, de cada asunto que dictaminen.
V INTEGRACIÓN
El Comité y los Subcomités se integran de la siguiente manera:
DEL COMITÉ
| PUESTO | CARGO | DERECHO |
| PRESIDENTE | DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. | A VOZ Y VOTO. |
| SECRETARIO EJECUTIVO O PRESIDENTE SUPLENTE | SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES. | A VOZ Y VOTO. |
| VOCALES | DIRECTOR DE OPERACIÓN.
DIRECTOR TÉCNICO.
DIRECTOR DE OBRA CONCESIONADA.
DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO.
COORDINADOR DE DELEGACIONES.
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
COORDINADOR DE ASESORES DE LA DIRECCIÓN GENERAL.
GERENTE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.
| A VOZ Y VOTO. |
| ASESORES | SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA.
SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO POR LA CONTRALORÍA INTERNA.
SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO POR LA CONTRALORÍA, EN SU CASO.
| A VOZ ÚNICAMENTE. |
| INVITADOS | JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS.
REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA O REQUERIENTE QUE EN SU CASO TENGAN QUE ACLARAR ASPECTOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS SOBRE DETERMINADO ASUNTO. | A VOZ ÚNICAMENTE CUANDO EL SECRETARIO EJECUTIVO LO REQUIERA. |
DE LOS SUBCOMITÉS
| PUESTO | CARGO | DERECHO |
| PRESIDENTE | DELEGADO REGIONAL, GERENTE DE TRAMO O TITULAR DEL CONEXO INDUSTRIAL. | A VOZ Y VOTO. |
| SECRETARIO EJECUTIVO O PRESIDENTE SUPLENTE | SUBDELEGADO O SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN, O JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN. | A VOZ Y VOTO. |
| VOCALES | SUBDELEGADOS O SUBGERENTES TÉCNICOS, DE OPERACIÓN Y JEFES DE DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN EN EL CONEXO INDUSTRIAL.
JEFE DE LA UNIDAD DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES.
TITULAR DE RECURSOS FINANCIEROS.
TITULAR DE LOS ALMACENES E INVENTARIOS. | A VOZ Y VOTO. |
| ASESORES | REPRESENTANTE DE LA UNIDAD JURÍDICA.
REPRESENTANTE DEL COMITÉ, EN SU CASO.
REPRESENTANTE DE LA CONTRALORÍA INTERNA.
REPRESENTANTE DE LA CONTRALORÍA EN SU CASO. | A VOZ ÚNICAMENTE. |
| INVITADOS | REPRESENTANTE DEL ÁREA USUARIA O REQUERIENTE QUE EN SU CASO TENGAN QUE ACLARAR ASPECTOS TÉCNICOS O ADMINISTRATIVOS SOBRE DETERMINADO ASUNTO. | A VOZ ÚNICAMENTE A PETICIÓN DEL SECRETARIO EJECUTIVO. |
VI FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS.
DEL PRESIDENTE
1. Autorizar las convocatorias y órdenes del día de las reuniones ordinarias y extraordinarias, presidir las reuniones del Comité y Subcomités, así como convocar a sus miembros cuando sea necesario.
2. Remitir el informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior a más tardar el último día hábil de cada mes, al Órgano Interno de Control, acompañando copia del escrito aludido en el artículo 40 de la Ley y de un dictamen en el que se hará constar el análisis del o las propuestas y las razones para la adjudicación del contrato. No será necesario rendir este informe en las operaciones que se realicen al amparo del artículo 41 de la Ley, fracciones IV y XII, de este ordenamiento.
3. Presentar el informe trimestral al Comité o Subcomités de la conclusión de los asuntos dictaminados conforme lo establece la fracción IV del Artículo 22 de la Ley y el Artículo 18 de su Reglamento, así como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, dentro de la primera quincena de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, que contendrán como mínimo lo siguiente:
3.1 Los procedimientos de contratación que conforme al Artículo 41 de la Ley hayan sido dictaminados favorablemente por el Comité y los Subcomités, así como de las licitaciones públicas celebradas. En ambos casos se incluirán los avances respectivos hasta la formalización del contrato correspondiente;
3.2 Los porcentajes de las contrataciones formalizadas de acuerdo a los procedimientos de contratación a que se refiere el artículo 42 de la Ley.
3.3 Los contratos en los que el proveedor haya incurrido en atraso, y los supuestos en que haya autorizado diferimiento de los plazos de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, precisando a los que se haya aplicado la penalización respectiva, así como los casos en que se haya agotado el monto máximo de penalización;
3.4 Las inconformidades recibidas, a fin de que el Comité y Subcomités cuenten con elementos para proponer medidas tendientes a subsanar las deficiencias que , en su caso, estuvieran ocurriendo en las áreas encargadas de realizar los procedimientos de contratación.
3.5 El estado que guarden los procedimientos de aplicación de las garantías por rescisión de los contratos o por el no reintegro de anticipos.
DEL SECRETARIO EJECUTIVO
1. Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias, órdenes del día y de los listados de los asuntos que se tratarán (ANEXO 1), incluyendo los soportes documentales necesarios; y remitirlos a cada integrante del Comité y/o Subcomités. Asimismo deberá cuidar que los acuerdos de dichos órganos se asienten en los listados de casos, y levantar el acta de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo de los documentos esté completo y se mantenga actualizado.
2. Firmar el listado de casos que se someta a la consideración del Comité y/o Subcomités, responsabilizándose de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas requerientes.
DE LOS VOCALES
1. En su caso enviar al Secretario Ejecutivo antes de la reunión, con suficiente anticipación a la realización de cada sesión, los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Comité y Subcomités, (para reuniones ordinarias con 5 días y para extraordinarias con 3 días hábiles de anticipación). (ANEXO 2)
2. Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estimen pertinentes.
DE LOS ASESORES
1. Proporcionar la orientación necesaria entorno a los asuntos que se traten, conforme a las facultades que tengan conferidas el área que los haya designado.
2. Firmar el acta como constancia de su participación.
DE LOS INVITADOS
1. Aclarar aspectos técnicos o administrativos, relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Comité o Subcomités.
2. Los invitados deberán firmar el acta como constancia de su participación.
VII FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y SUBCOMITÉS.
- El Comité y Subcomités celebrarán las reuniones en forma ordinaria por lo menos una vez al mes, salvo que no existan asuntos a tratar. Sólo en casos justificados se podrán realizar reuniones extraordinarias.
- Las reuniones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. En caso de empate quién presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación correspondiente.
- En ausencia del Presidente del Comité y Subcomités o de su suplente las sesiones no podrán llevarse a cabo.
- El orden del día junto con los documentos correspondientes de cada reunión se entregarán a los integrantes del Comité y Subcomités, cuando menos con 2 días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y con un día hábil para extraordinarias. En caso de no observarse estos plazos la sesión no podrá llevarse a cabo.
- Los asuntos que se sometan a consideración del Comité y Subcomités, se presentaran a través del formato listado de casos, que contiene:
- La información resumida del asunto que se propone sea analizado o bien, la descripción genérica de los bienes o servicios que se pretendan adquirir, arrendar o contratar, así como su monto estimado.
- La justificación y la fundamentación legal para llevar a cabo el procedimiento de contratación, de conformidad con lo establecido en el segundo párrafo del artículo 40 de la Ley, la indicación acerca de si los precios serán fijos o sujetos a ajuste, si los contratos será abiertos o con abastecimiento simultáneo y las condiciones de entrega y pago.
- La indicación de la documentación soporte que se adjunte para cada asunto, dentro de la cual deberá considerarse, la que acredite la existencia de suficiencia presupuestal, así como la que haga constar la cantidad de existencias en inventario.
- Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité o Subcomités el listado de casos deberá ser firmado por cada asistente con derecho a voto.
- De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran asistido a ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior, en dicha acta se deberá señalar el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho a voto y los comentarios relevantes de cada caso.
- Invariablemente se incluirá en el orden del día un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales solo podrán incluirse asuntos de carácter informativo.
- En la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate, deberá presentarse a consideración, el calendario de reuniones ordinarias, el volumen anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizados y los montos máximos que al efecto se establecen en el presupuesto de Egresos de la Federación del ejercicio correspondiente, que alude el Artículo 42 de la Ley.
VIII FUNCIONES DEL COMITÉ
- Proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios. así como autorizar los supuestos no previstos en estos sometiéndolas a consideración del H. Consejo de Administración de Capufe.
- Elaborar y aprobar el presente manual, conforme a las bases que expida la Contraloría.
- Coadyuvar al cumplimiento de la Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables.
- Revisar los Programas y Presupuestos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como formular en su caso las observaciones y recomendaciones convenientes.
- Autorizar los casos de reducción del plazo para la presentación y apertura de proposiciones en licitaciones públicas.
- Establecer Subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios cuando se justifique, determinando su integración, operación y funciones, así como los límites de responsabilidad, respecto de los asuntos que puedan conocer dentro de sus áreas de influencia y la forma y términos en que deberán informar al propio Comité en forma trimestral de cada asunto que dictaminen, a más tardar dentro de los 15 días siguientes al término de cada trimestre.
- Nombrar de entre los servidores públicos de oficinas centrales, al responsable interno de los seguros sobre bienes patrimoniales, así como recibir, analizar y aprobar en su caso, la propuesta del programa de aseguramiento presentado por el asesor externo de seguros e instrumentarlo y darle seguimiento, así mismo vigilar que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo al mismo.
- Constituir el Subcomité encargado de la revisión de bases de licitación, convocatorias y de invitaciones a cuando menos tres personas en oficinas centrales.
- Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en el Articulo 41 de la Ley, salvo en los casos de las fracciones II, V y XII del propio precepto, en cuyo caso se deberá informar al propio Comité y Subcomités una vez concluida la contratación respectiva. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el Director General de Capufe.
- Analizar exclusivamente para su opinión cuando se le solicite, los dictámenes y fallos emitidos por los servidores públicos responsables de ello.
IX FUNCIONES DE LOS SUBCOMITÉS
- Coadyuvar al cumplimiento de la Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables.
- Revisar los Programas y Presupuestos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, así como formular en su caso las observaciones y recomendaciones convenientes.
- Autorizar los casos de reducción del plazo para la presentación y apertura de proposiciones en licitaciones públicas.
- Constituir el órgano encargado de la revisión de bases de licitación, convocatorias y de invitaciones a cuando menos tres personas en delegaciones, gerencias de tramo y conexo industrial.
- Dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en el Articulo 41 de la Ley.
- Analizar exclusivamente para su opinión cuando se le solicite, los dictámenes y fallos emitidos por los servidores públicos responsables de ello.
Dirección de Administración y Finanzas
Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
Cuernavaca 062130 Morelos, México
Tel. 01 (777) 329-2100
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