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RESPONSABLE
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ACT. N°
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DESCRIPCIÓN
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FORMA O DOCUMENTO
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Comisionado
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01
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Recibe la comisión de trabajo fuera de su lugar de adscripción distante a más de 50 km., consulta la zona económica y las tarifas que correspondan al lugar de comisión, baja de Intranet el formato “Oficio de Comisión”, y con base a éstas, requisita y envía mediante correo electrónico para revisión.
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Anexos 1,4,5,6,7 y 8
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Departamento de Cobranzas
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02
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Recibe correo, revisa que el formato esté requisitado correctamente con las tarifas vigentes.
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Correo Electrónico
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03
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Ingresa el número de viático de la comisión anterior al sistema interno, verifica si ha sido comprobado el viático anterior y remite el correo electrónico, indicando si puede o no continuar con el proceso.
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Correo Electrónico
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Comisionado
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04
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Recibe correo, acude al Departamento de Cobranzas en caso de cualquier aclaración, corrige si es necesario e imprime el oficio de comisión, firma y recaba firma del comisionante y entrega original y copia de acuse.
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Correo Electrónico, Anexo 1 y Acuse
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Departamento de Cobranzas
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05
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Recibe, asigna el número de folio de control interno en el oficio de comisión y sella original y copia de recibido.
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Anexo 1 y Acuse
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06
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Elabora relación diaria de comisionados y días de la comisión para justificar la ausencia de registro de asistencia y envía por correo al Departamento de Admisión y Empleo.
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Relación y Correo Electrónico
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07
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Clasifica los oficios en dos paquetes, de acuerdo a los comisionados que comprueban con o sin comprobantes fiscales.
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Anexo 1 y Paquetes
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08
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Elabora relación detallada de los oficios de comisión que conforman cada paquete y entrega para su asignación presupuestal.
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Relación y Paquetes
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Departamento de Presupuestos
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09
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Recibe y codifica la asignación presupuestal de acuerdo al centro de costo del área solicitante y transcribe el código en el oficio de comisión, captura en el Sistema de Administración Integral (SAI) para generar la cuenta por pagar y envía.
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Anexo 1
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Departamento de Cobranzas
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10
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Recibe, clasifica los oficios según corresponda a transferencia vía banca electrónica o pago en efectivo, captura en el Sistema Interno y envía con relación de los mismos.
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Anexo 1 y Relación
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Departamento de Egresos
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11
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Recibe, firma de autorización el responsable del Departamento en los oficios de comisión con pago en efectivo y realiza la transferencia vía banca electrónica para el resto de los oficios y envía.
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Anexo 1
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Departamento de Cobranzas
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12
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Recibe y entrega a los comisionados que se le depositaron los viáticos en cuenta bancaria, copia del oficio de comisión y recaba firma de recibido; a los de pago en efectivo se les entrega original.
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Anexo 1 y Acuse
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Comisionado
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13
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Recibe oficio de comisión original cuando es pago en efectivo, conserva una copia fotostática y entrega al Departamento de Egresos para su pago.(Continúa en la actividad 20)
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Anexo 1
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Departamento de Cobranzas
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14
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Envía original de los oficios de comisión a los que se les asignó recursos por transferencia, al Departamento de Contabilidad para su registro contable.
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Anexo 1 y Expediente
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Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
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15
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Recibe oficio de solicitud de reservación de boletos con firma del comisionante con 48 horas de anticipación para vuelos nacionales y 72 hrs. para internacionales.
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Oficio
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16
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Realiza reservación de boletos del vuelo de acuerdo a la solicitud, con la Agencia de Viajes en Oficinas Centrales.
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Solicitud
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17
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Captura en el sistema SAI los datos para generar la cuenta por cobrar a cargo del comisionado y controla la recepción de los boletos por el usuario mediante correo electrónico con la Agencia de Viajes.
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Correo Electrónico
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18
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Recibe de la agencia, recibo con los datos del vuelo y clave para la entrega de los boletos en el aeropuerto y lo proporciona al comisionado. (continúa en la actividad 20)
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Recibo
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19
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Integra expediente de los boletos generados con los siguientes documentos:
Copia del Oficio de Solicitud de Boletos
Hoja Blanca de la Agencia
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Documentos y Expediente
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Comisionado
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20
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Recibe viáticos 24 hrs. antes de la fecha de comisión.
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21
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Acude el mismo día del vuelo al aeropuerto con credencial de elector y clave, solicita la entrega del boleto y el comprobante fiscal (cupón rojo), si el viaje es en avión; si el traslado es en camión de pasajeros adquiere sus boletos directamente y si es en vehículo oficial lo solicita a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Lleva a cabo la comisión.
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Boletos de Avión y Comprobante Fiscal
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22
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Comprobación
Regresa de la Comisión y los comisionados a los que se les depositaron los viáticos vía banca electrónica, acuden al Departamento de Cobranzas para recoger copia del oficio de comisión ya codificado y firma de recibido.
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Anexo 1 y Acuse
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23
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Requisita “Comprobación de Viáticos y Pasajes”, adhiere las facturas en el formato de “Comprobantes Fiscales” y en caso de ser necesario, realiza ajuste e integra legajo de comprobación de la siguiente manera:
Oficio de Comisión.- copia y acuse
Comprobación de Viáticos y Pasajes.- original y dos copias
Comprobantes Fiscales.- original y acuseentrega al área de viáticos para revisión con firmas y copias
Nota: En caso de algún error, recibe notificación del área de viáticos vía correo electrónico para que pase a recoger el paquete, informándole de la corrección que deberá realizar; después de corregirlo, entrega nuevamente al área de viáticos
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Anexo 2, 3 y Legajo
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Departamento de Cobranzas
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24
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Recibe, revisa, rubrica y clasifica los legajos de comprobación recibidos durante el día, de los que presentan comprobantes fiscales o relación pormenorizada de gastos.
Nota: En caso de que al momento de revisión se detecte algún error, notifica al comisionado vía correo electrónico que pase a recoger el paquete y explica la corrección que deberá realizar.
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Legajo
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25
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Elabora diariamente la Relación de Viáticos de los comisionados que se les aplicó el 25% del ISR y envía al Departamento de Remuneraciones al Personal.
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Relación
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26
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Elabora diariamente la Relación de las “Comprobaciones Realizadas con el Descuento del 25% de ISR”.
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Relación
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27
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Captura en el SAI los datos de las Comprobaciones de Viáticos y Pasajes de los comisionados que presentan comprobantes fiscales e imprime relación de “Movimientos de Cuentas por Cobrar”.
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Comprobación y Relación
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28
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Envía diariamente los dos paquetes de comprobaciones con sus respectivas relaciones.
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Paquetes y Relaciones
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Departamento de Presupuesto
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29
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Recibe paquetes con relaciones, captura en el SAI, genera póliza contable, archiva copia de la relación de gastos y entrega al Departamento de Contabilidad.
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Relación, Paquetes, Póliza Contable y Expediente
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Departamento de Contabilidad
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30
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Recibe paquetes de documentación original y realiza el soporte de las pólizas y archiva para su registro contable.
Fin
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Paquetes y Expediente
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Comisionado
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31
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Cancelación
Reintegra el total de los viáticos recibidos en el Departamento de Egresos (ventanilla única), el día hábil siguiente a la fecha de cancelación y recibe el comprobante de reintegro.
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Recibo
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32
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Elabora oficio con firma del comisionante, notificando la cancelación de la comisión al Departamento de Cobranzas, anexando el comprobante de reintegro en caso de haber cobrado los viáticos; y marca copia a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales si se solicitó boletos de avión.
Nota: En caso de que sólo se cancelen los boletos de avión y no la comisión, elabora oficio de cancelación con firma del comisionante y envía a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
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Oficio
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33
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Recibe oficio de cancelación de la comisión acompañado con el comprobante del reintegro y procede a descargar de la cuenta por cobrar del comisionado, el monto del reintegro.
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Oficio y Recibo
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Departamento de Cobranzas
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34
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Recibe original o copia de oficio de cancelación de boletos de avión o de comisión y tramita ante la Agencia de Viajes la cancelación de la reservación.
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Oficio
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Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
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35
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Elabora diariamente relación de boletos cancelados y envía por correo electrónico al Departamento de Cobranzas para la cancelación de la cuenta por cobrar en el SAI.
Fin
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Relación y Correo Electrónico
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Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales
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36
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Reembolso
Adhiere en el formato de “Comprobantes Fiscales” los documentos probatorios originales para el reembolso por concepto de gasolina, casetas, estacionamiento, boletos de autobús y entrega original y copia.
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Anexo 3 y Acuse
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Comisionado
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37
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Notas:
Los Comprobantes Fiscales deben estar firmados por el comisionado.
En caso de comprobación de gasolina, se entrega el anexo 3 primero al Departamento de Transportes, para su firma de visto bueno.
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Departamento de Cobranzas
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38
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Recibe, revisa que los comprobantes contengan los requisitos fiscales, recaba firma del Gerente de Tesorería, elabora relación para asignar fecha de pago y envía.
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Relación y Anexo 3
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Departamento de Presupuesto
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39
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Recibe formato original de “Comprobantes Fiscales”, asigna folio, sella para su afectación presupuestal, captura, codifica y entrega dos horas después de haber recibido el documento.
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Relación y Anexo 3
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Comisionado
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40
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Recibe originales y entrega al Departamento de Egresos para su pago en efectivo o depósito vía banca electrónica según el monto del reembolso.
Nota: Todos los correos electrónicos que reciben las áreas involucradas en este procedimiento deberán imprimirse para integrar el expediente.
Termina Procedimiento
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Anexo 3
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