MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE CUENTAS POR PAGAR (SAI)



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

I OBJETIVO

II MARCO LEGAL

III POLÍTICAS

CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DESCRIPTIVOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO

  • 02PREP01 PARA ELABORACIÓN DE PRONÓSTICOS DE EFECTIVO Y PROGRAMA DE PAGOS PARA DELEGACIONES REGIONALES

  • 02PRMC02 PARA MANEJO DE CUENTAS PARA DESCONCENTRACIÓN EN DELEGACIONES REGIONALES

  • 02PRRD03 PARA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

  • 02PRRO04 PARA REVISIÓN DE OBRA PÚBLICA

  • 02PRRD05 PARA REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA PAGOS DIVERSOS

  • 02PRRP06 PARA REVISIÓN A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

  • 02PRCR07 PARA CONTROL Y REGISTRO PARA PAGO

  • 02PREE08 PARA ELABORACIÓN Y ENVÍO DE REPORTES DE EGRESOS AL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN



    • Resumen del Documento:

    Descripción de la secuencia y flujo de acciones a realizar para el control, registro y emisión automatizada de pagos a cargo del Organismo, para que el área de egresos los realice en tiempo y forma.

    Vigencia a partir del mes de febrero de 1999 a la fecha


    INTRODUCCIÓN

    Como soporte a la automatización de actividades administrativas del Organismo la cual forma parte del Programa de Modernización de Capufe 1995-2000, se han desarrollado los Manuales de procedimientos correspondientes a los diversos módulos del Sistema de Administración Integral (S.A.I.).

    En particular el presente corresponde a las actividades que se desarrollan en los sistemas de cuentas por pagar, dentro de las Gerencias de Tesorería y de Presupuesto y Contabilidad, determinando a detalle las acciones que se generan en forma manual o automatizada.


    I. OBJETIVO

    Llevar el control, registro y emisión automatizada de los pagos a cargo del organismo, con la finalidad de simplificar y asegurar que estos se realicen en tiempo y forma.


    II. MARCO LEGAL

  • Estatuto Orgánico de Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos. 16/08/94

  • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 18/12Y/96

  • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 18/12/96

  • Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 25/01/90

  • Ley de Adquisiciones y Obras Públicas. 30/12/93

  • Reglamento de la Ley de Obras Públicas. 12/02/85

  • Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con bienes muebles. 12/02/90

  • Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 30/12/76

  • Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. 01/01/82

  • Código Fiscal de la Federación. 20/07/92

  • Reglamento del Código Fiscal de la Federación. 31/03/92

  • Acuerdo que establece las disposiciones de carácter general que se deben aplicar en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.


    III POLÍTICAS

    POLÍTICAS PARA EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
    • El ejercicio del presupuesto inicia el primero de enero y termina el 31 de diciembre de cada año de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Administración y Finanzas con base en lo dispuesto por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para recepción y trámite de documentos relativos a la gestión presupuestaria, los Centros de Costo que conforman el Organismo no podrán contraer compromisos con cargo a dicho presupuesto con posterioridad al cierre del ejercicio presupuestal correspondiente.

    • Los compromisos de pago por los cuales se realicen transacciones en el área de Cuentas por Pagar se aplicarán invariablemente con cargo al Presupuesto de Egresos del Organismo, específicamente al Centro de Costos que genere el gasto.

    • Para el cierre del ejercicio presupuestario, la fecha límite de recepción de documentos para su tramite y registro de solicitudes de pago en el área de cuentas por pagar, será aquella que cada año establezca la Dirección de Administración y Finanzas.


    POLÍTICAS PARA LA SUPERVISIÓN DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO
    • Los Directores, Subdirectores, Coordinadores de área, Delegados de zona, Gerentes de Tramo y titular del Conexo Industrial del Organismo, serán los responsables del ejercicio del presupuesto autorizado, en estricto apego a los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal y disposiciones aplicables.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE COMPROMISOS
    • Las Solicitudes de Pago se integrarán como documentos de respaldo para solicitud de trámite y autorización de pago de los respectivos documentos comprobatorios correspondientes a compromisos contraídos por los Centros de Costo y que no cuenten con documento rector, tales como recibos de servicio telefónico, servicio de agua potable, servicio de energía eléctrica, pago de tenencias de vehículos propiedad del Organismo, pago de impuestos, nóminas, lista de raya, etc.

    • Para los compromisos de pago que se encuentren respaldados por un documento rector, será suficiente la presentación de la factura o recibo original a nombre de Capufe, anexando la documentación soporte, como: nota o notas de entrada al almacen, constancia de recepción del servicio, estimación o solicitud de pago según corresponda, para el trámite y autorización de los pagos respectivos.

    • Todos los documentos para pago deberán tramitarse en el área de cuentas por pagar (ventanilla única) debiendo anexarse la documentación comprobatoria de respaldo, la cual deberá contener los requisitos fiscales, legales y administrativos establecidos en cada caso.

    • Es responsabilidad de él área de cuentas por pagar vigilar que no se efectúen registros con copia de los documentos que se presenten para su pago, con el objeto de evitar duplicidades y/o observaciones en la revisiones que practican autoridades competentes.

    • La Coordinación de Comunicación Social autorizará, previo a su erogación todo gasto que se genere en Oficinas Centrales, Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial de las partidas que son de su competencia,.

    • Cuando se efectúen gastos por concepto de reparaciones de maquinaria y equipo, se deberá verificar que estos se carguen a la partida 3503, independientemente que lleven refacciones incluidas.

    • Cuando se afecte la partida 1507, se deberá verificar que se incluya exclusivamente los conceptos de ayuda para renta, ayuda para gastos funerales, anteojos, despensas, guarderías, festejos y aquellos de naturaleza análoga que autorice la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales.

    • Cuando se efectúen gastos por concepto de pasajes se deberá verificar que su aplicación se realice en la partida 3701 “pasajes “. En caso de referirse a pasajes internacionales se requerirá autorización del Director General.

    • Para la autorización de los pagos, el servidor público responsable deberá verificar que la documentación que ampare las erogaciones cumpla con los requisitos fiscales, legales y administrativos establecidos en cada caso.

    • Todos los documentos que se tramiten para pago deberán contar con la suficiencia y autorización presupuestal correspondiente y su aplicación deberá efectuarse de conformidad con el Clasificador por Objeto del Gasto.

    • Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Financieros establecer los mecanismos que permitan llevar el control en la numeración progresiva general de las transacciones aplicadas en cada uno de los Módulos que conforman el Sistema de Administración Integral (S.A.I.), tanto en Oficinas Centrales, Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial.

    • A inicio de cada transacción, se asignará una numeración secuencial compuesta de nueve dígitos, en la cual los primeros 6 dígitos representarán la fecha juliana (aammdd), y los tres dígitos finales corresponderán al número progresivo de la transacción realizada durante el día.


    POLÍTICAS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA
    • Los compromisos de pago en moneda extranjera pagadores en la República Mexicana, se solventaran invariablemente en moneda nacional, detallando pesos y centavos, tomando como base la fecha de pago y el tipo de cambio correspondiente determinado por el Banco de México y publicado en el Diario Oficial de la Federación.

    • La Cuenta por Pagar que se emita para respaldar gastos en el exterior se consignará en dólares norteamericanos. En caso de requerirse otra divisa, se hará la conversión a la divisa norteamericana y posteriormente a moneda nacional, de acuerdo con los tipos de cambio que fije el Banco de México y publique en el Diario Oficial de la Federación.

    • En estas operaciones, deberá indicarse al beneficiario de la cuenta por pagar la fecha de pago, en la inteligencia de que si se presenta a cobrar en una diferente, el tipo de cambio que se tomará como base para cuantificar el importe del pago en moneda nacional no sufrira modificaciones y será precisamente el del día en que se programó el mismo.


    POLÍTICAS PARA PAGO A PROVEEDORES DE BIENES MATERIALES
    • Para el pago de bienes materiales el proveedor deberá presentar en el área de cuentas por pagar (ventanilla única) la documentación siguiente:
    a) Para Contrato Parcial (Programado)
    • Original de la factura a nombre de Capufe y tres copias con sello de recibido por el almacén correspondiente y/o nota de entrada al almacén nombre y firma de quien recibió el bien. (El sello de recibido puede ser en la remisión)
    • Copia del Contrato.
    b) Contrato Común
    • Original de la factura a nombre de Capufe con sello de recibido por el almacén correspondiente y/o nota de entrada al almacén nombre y firma de quien recibió el bien. (El sello de recibido puede ser en la remisión)
    • Original del Contrato.
    • Toda Factura y/o nota de crédito que presente el proveedor deberá ser a nombre de Capufe y reunir los requisitos fiscales señalados en el Artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación.
    • La documentación para trámite de pago que presentan los Proveedores de Bienes Materiales será recibida en Ventanilla Única los días Lunes en horario de 9:00 a 14:00 hrs.
    • Es responsabilidad de Ventanilla Única verificar en el momento de recibir la documentación para trámite de pago, si el proveedor o prestador de servicio es acredor a la aplicación de sanción por entrega extemporánea de bienes y/o servicios contratados, en tal caso determinará el importe a aplicar y solicitará al Proveedor la entrega de la Nota de Crédito a efecto de soportar la aplicación de la sanción.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE OBRA PÚBLICA A CONTRATISTAS
    • Para el pago de Obra Pública, el Contratista presentará la siguiente documentación para trámite de pago:
    a) Para Contrato por realización de Obra Pública:
    • Original del Contrato.
    • Acuerdo del Director Técnico (en caso de otorgar más del 30 % de anticipo).
    • Copia de la Fianza de anticipo (Vo.Bo.. del área Jurídica).
    • Original de la Fianza de Cumplimiento (deberá especificar el número de Contrato).
    • Original del Dictamen Técnico.
    • Cuaderno del Concurso.
    • Original de Escalatoria.
    • Original y cuatro copias de la Factura.
    b) Para Convenio:
    • Original del Convenio.
    • Fianza de Cumplimiento (deberá especificar el número de Contrato).
    • Original y copia del Dictamen Técnico.
    • Original y 1era. copia de Análisis de Precios.
    • Original y cuatro copias de la Factura.
    • Original de Escalatoria.
    c) Para Revalidación:
    • Original del Contrato (en caso de que se ejecute en varios ejercicios).
    • Copia del Dictamen del Contrato.
    d) Para Anticipo por Inicio de Obra Pública:
    • Original y cuatro copias de la Factura o recibo del Contratista a nombre de Capufe.
    • Copia del Contrato o Convenio.
    • Copia de la Fianza de anticipo (con Vo.Bo.. del área Jurídica).
    • Original de la Fianza de Cumplimiento (deberá especificar el número de Contrato).
    • Original del Oficio autorizando el anticipo por la Dirección Técnica.
    e) Para Factura Obra Pública:
    • Original y cuatro copias de la Factura a nombre de Capufe.
    • Original del Oficio firmado por el Director Técnico.
    • Original de la Notificación de Sanción (en caso de proceder).
    • Toda Factura y/o nota de crédito que presente el contratista deberán ser a nombre de Capufe y reunir los requisitos fiscales señalados en el Artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación.
    • La documentación para trámite de pago a Contratistas de Obra Pública será recibida en Ventanilla Única los días Martes y Jueves en horario de 9:00 a 14:00 hrs.
    • El pago de las estimaciones se realizaran de acuerdo a las condiciones pactadas en los contratos y convenios respectivos.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE SERVICIOS A PERSONAS FÍSICAS Y MORALES
    • Para el pago, las Personas deberán presentar la siguiente documentación para el trámite respectivo:
    a) Por la prestación de un servicio:
    • Original y dos copias de la Factura o Recibo.
    • Copia del Contrato.
    • Informe de Avance o Acta Entrega - Recepción.
    • Notificación de Sanción (en caso de proceder)
    • Oficio elaborado por la Gerencia de Personal (sólo para pago de servicio de vigilancia).
    • Toda factura, recibo y / o nota de crédito que presenten deberán ser a nombre de Capufe y reunir los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación.
    • La documentación para trámite de pago será recibida en Ventanilla Única en días hábiles, en horario de 9:00 a 14:00 hrs.
    • Los pagos se realizaran en las fechas estipuladas en los instrumentos jurídicos que regulen la operación.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE FACTURAS CON ORDENES DE TRABAJO
    • Para el pago a Prestadores de Servicio se presentará la siguiente documentación para su trámite:
    a) Para Facturas de Ordenes de Trabajo de Transportes y/o Dirección Técnica.
    • Original de la Factura.
    • Original de la Orden de Trabajo, debidamente requisitada.
    • Tres cotizaciones.
    • Solicitud de servicio firmada por el Departamento de Transportes y /o Dirección Técnica.
    b) Para Facturas de Ordenes de Trabajo de Comunicación Social.
    • Original de la Factura.
    • Original de la Orden de Trabajo, debidamente requisitada.
    • Tres cotizaciones.
    • Copia del antecedente de la publicación.
    • Toda factura, recibo y/o nota de crédito que presenten deberán ser a nombre de Capufe y reunir los requisitos fiscales establecidos en el articulo 29A de Código Fiscal de la Federación.
    • Cuando las Delegaciones Regionales, Gerencias de Tramo y Conexo Industrial requieran realizar algún gasto que afecte las partidas 3601, 3602, 3603 y 3605 deberán contar previo a la contratación de los servicios con el visto bueno de la Coordinación de Comunicación Social.
    • En la Orden de Trabajo deberá especificarse tanto la forma de pago como las condiciones bajo las cuales se prestarán los servicios, detallándose, asimismo el o los Centros de Costo en los cuales se aplicará el gasto.
    • La documentación para trámite de pago será recibida en Ventanilla Única los días Lunes en horario de 9:00 a 14:00 hrs.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE SERVICIOS SOLICITADOS POR LA GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES O SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
    • Para el pago de servicios solicitados por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales o Superintendencia de Recursos Materiales se presentará la siguiente documentación para su trámite:
    a) Impuesto Predial
    • Solicitud de Pago elaborada por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales o Superintendencia de Recursos Materiales y documentación soporte relacionada.
    b) Tenencias.
    • Solicitud de Pago elaborada por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales o Superintendencia de Recursos Materiales y documentación soporte.
    • Pago de Servicios (Agua, Energía Eléctrica, Teléfono).
    c) Solicitud de Pago elaborada por la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales y documentación soporte.
    • La documentación para pago se presentará en Ventanilla Única con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de pago.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE NOMINAS SOLICITADO POR LA GERENCIA DE PERSONAL O SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS HUMANOS DE LAS DELEGACIONES
    • Para el trámite y autorización de pago de Servicios Solicitados por la Gerencia de Personal o Superintendencia de Recursos Humanos de las Delegaciones se presentará la siguiente documentación:
    a) Nómina General (aguinaldo y compensación).
    • Relación Detallada (a nivel Centro de Costo).
    • Relación de Ordenes de Pago (Por Delegación y Caseta).
    • Original y Copia de Relación de Recibos Formulados por Recursos Humanos (de Empleados y Pensiones Alimenticias).
    b) Nómina de Funcionarios.
    • Relación detallada de la Nómina.
    • Oficio soportando el envío de Recibos.
    c) Honorarios.
    • Relación detallada de la nómina.
    • Oficio soportando el envío de recibos.
    d) Nómina de Fideicomisos.
    • Solicitud de Pago por parte de la Delegación (en el cual desglosa por Caseta y responsable, el importe a pagar quincenalmente), dirigido a la Gerencia de Tesorería vía el Depto. de Administración de Contratos y Servicios.
    • Relación de Ordenes de Pago de Fideicomiso (por Caseta).
    e) Finiquitos y liquidaciones.
    • Solicitud de Pago (elaborado por la Gerencia o Superintendencia de Recursos Humanos).
    • Documento de no Adeudo (Por el Depto. de Contabilidad).
    • Documento de no Adeudo (Por el Depto. de Almacenes e Inventarios).
    • Documento de no Adeudo ( por el área Jurídica ) Seguro de Automóvil y otros conceptos relacionados.
    • Carta Renuncia.
    • Baja de Personal C.P.F.I.S.C.
    • Acta de Entrega-Recepción (En el caso de Nivel Medio y Superior).
    f) Fondo de Ahorro.
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia o Superintendencia de Recursos Humanos).
    • Relación.
    • La documentación para trámite de pago será recibida en Ventanilla Única con cinco días de anticipación a la fecha del compromiso de pago firmado por el Gerente.
    g) Diferencias de Sueldo.

    Solicitud de Pago elaborada por la Gerencia de Personal y documentación soporte.



    POLÍTICAS PARA PAGOS DE OBLIGACIONES FISCALES SOLICITADOS POR LA GERENCIA DE PERSONAL
    • Para el pago de Obligaciones Fiscales solicitados por la Gerencia de Personal o Superintendencia de Recursos Humanos de cada Delegación se presentará la siguiente documentación para su trámite:
    a) Liquidación del ISSSTE (Incluye Pensionados).
    • Solicitud de Pago (Elaborada por la Gerencia de Personal o Superintendencia de Recursos Humanos de cada Delegación).
    • Documentación comprobatoria de respaldo que ampare la solicitud de dicho pago.
    b) Pago FOVISSSTE.
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia de Personal o Superintendencia de Recursos Humanos).
    • Documentación comprobatoria de respaldo que ampare la solicitud de dicho pago.
    c) I.S.P.T. (Cuernavaca, D.F., Fideicomiso Cuernavaca o ubicación y Fideicomiso correspondiente a la Delegación).
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia Personal o Superintendencia de Recursos Humanos) y documentación soporte relacionada.
    d) Aportación al SAR.
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia de Personal) y documentación soporte relacionada.
    e) Liquidación al I.M.S.S., Enteros y Anticipos (Fideicomisos). f) Liquidación INFONAVIT de Nóminas Fideicomiso.
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia de Personal o Superintendencia de Recursos Humanos) y documentación soporte relacionada.
    g) Impuesto sobre Nómina en el D.F y en lo Estatal.
    • Solicitud de Pago (elaborada por la Gerencia Personal o Superintendencia de Recursos Humanos) y documentación soporte relacionada.
    h) Cuota Sindical, Ayuda Sindical y Mutualidad Sindical.

    i) Crédito Somex (Aportaciones de los Trabajadores por la Compra de Casa.).

    j) Aportación del Sindicato a la F.S.T.S.E.
    • La documentación para trámite de pago será recibida en Ventanilla Única con cinco días de anticipación al compromiso de pago, en horario de 9:00 a 14:00 Hs.


    POLÍTICAS PARA PAGO 1% OBRAS BENEFICIO SOCIAL, 2 AL MILLAR RETENCIONES Y OTROS SOLICITADOS POR LA GERENCIA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD O SUBDELEGACIÓN DE ADMINISTRACIÓN
    • Para este tipo de pagos, solicitados por la Gerencia de Presupuesto y Contabilidad o Subdelegación de Administración, se presentará la siguiente documentación para su trámite:
    a) 1% Obras de Beneficio Rural y Social.
    • Solicitud de Pago.
    • Relación de Constructoras e Importe por cada Contrato a pagar del 1% retenido.
    • Declaración.
    b) 2 al millar Aportación al Instituto de Capacitación de la Industria de la Construcción.
    • Solicitud de Pago.
    • Relación de Constructoras e Importe por cada Contrato a pagar.
    c) 2 al millar Aportación al Instituto Mexicano de Desarrollo Tecnológico de C.N.E.C.
    • Solicitud de Pago.
    • Relación de Constructoras e Importe por cada Contrato.
    d) 5 al millar de Inspección y Vigilancia.
    • Solicitud de Pago.
    • Relación de Constructoras e Importe por cada Contrato.
    • Declaración.
    e) 2% Retención por Concepto de Obra Pública celebrados por la S.C.T. para el Fideicomiso 5263-6.
    • Solicitud de Pago.
    • Relación de Constructoras e Importe.
    f) Devolución de Fondo en Garantía (en Licitación Obra Pública).
    • Oficio del Contratista.
    • Visto Bueno sobre el oficio u oficio del área Técnica solicitando la devolución.
    • La documentación para trámite de pago, firmada por el Gerente será recibida en Ventanilla Única con cinco días hábiles de anticipación al compromiso de pago en los horarios establecidos.


    POLÍTICAS PARA PAGOS DE IMPUESTOS Y DERECHOS SOLICITADOS POR GERENCIA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD O SUBDELEGACION DE ADMINISTRACIÓN
    • Los pagos de Impuestos y Derechos solicitados por la Gerencia de Presupuesto y Contabilidad vía el Departamento de Contabilidad serán los siguientes:
    1. I.V.A.
    2. Retención 10% I.S.R. Honorarios.
    3. Retención 10% I.S.R. Arrendamiento.
    4. Impuesto sobre pagos al extranjero. (Trámite efectuado por el Departamento de Contabilidad).
    5. Derecho para el uso de Carreteras y Puentes federales. (Trámite efectuado por el Departamento de Contabilidad).
    6. Compensación de Adeudos con otras Dependencias Gubernamentales.
    • Para el pago de Impuestos y Derechos solicitados por la Gerencia de Presupuesto y Contabilidad o Subdelegación de administración se presentará la siguiente documentación para su trámite:
    a) Para Pago de I.V.A.
    • Solicitud de Pago original elaborada por el Depto. de Contabilidad.
    • Declaración correspondiente, original y dos copias.
    b) Para Pago Retención 10% I.S.R. Honorarios y 10% Arrendamientos.
    • Solicitud de Pago elaborada por Departamento de Contabilidad o Subdelegación de Administración
    • Declaración correspondiente en original y dos copias.
    c) Declaración de I.S.R. por cada concepto (se elaborará una sola transferencia bancaria por este tipo de pago).

    d) Para el Pago de deuda externa.
    • Solicitud de Pago elaborada por el Departamento de Contabilidad.
    • Informe de Banobras con el Importe, así como la fecha de pago.
    e) Derecho para el uso de carreteras y puentes federales.
    • Solicitud de Pago elaborada por el Departamento de Contabilidad.
    • Original de la Declaración.
    f) Compensación de Adeudo con otras Dependencias Gubernamentales.
    • Solicitud de Pago elaborada por el Departamento de Contabilidad.
    • Aviso de Adeudo.
    • Las solicitudes de pago firmadas por el Gerente de Presupuesto y Contabilidad o Subdelegado Administrativo deberán presentarse dos días hábiles antes de la fecha en que se debe realizar el pago.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, HONORARIOS Y ARRENDAMIENTO

    1. Para el pago de Contratos de Prestación de Servicios, Honorarios y Arrendamientos, se presentará la siguiente documentación para su trámite:

    a) Contrato de Servicios que se pagan con recibo de Honorarios.
    • Solicitud de Pago( aprobado por el área Jurídica).
    • Original y dos copias del Recibo de Honorarios (con firmas de autorización, visto bueno y conformidad de servidores públicos consignado en el Contrato).
    • Acta de Entrega Recepción (sólo procede en el último pago).
    b) Contrato por servicios que se pagan con recibos de arrendamiento.
    • Solicitud de Pago( aprobado por el área Jurídica).
    • Original y dos copias del Recibo de Arrendamiento (con firmas de autorización, visto bueno y conformidad del servidor público consignado en el Contrato).
    c) La documentación para trámite de pago será recibida en Ventanilla Única con cinco días hábiles de anticipación al compromiso de pago de los honorarios o arrendamiento

    d) Todo recibo que presenten deberá reunir los requisitos fiscales establecidos en el artículo 29A del Código Fiscal de la Federación.

    e) Los recibos deberán venir firmados por el contribuyente.

    POLÍTICAS PARA PAGO DE APORTACIONES, CONTRATISTAS POR REQUERIMIENTOS S.C.T. (SOLO EN OFICINAS CENTRALES)
    • La Dirección General, Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros y la Gerencia de Tesorería presentarán, según sea el caso a Ventanilla Única la documentación siguiente para trámite de pago:
    a) Aportación de Capufe a Construcción de Carreteras u Otras.
    • Oficio Instrucción de la Dirección General vía Subdirección de Inversiones de Obra Concesionada.
    • Solicitud de Pago elaborada por la Dirección de Administración o por la Subdirección de Recursos Financieros.
    • Soporte del Área de Fideicomisos.
    b) Pago a Contratistas por Requerimiento de la S.C.T.
    • Contrato firmado por S.C.T.
    • Convenio.
    • Fianzas.
    • Oficio de Aceptación de Fianzas por S.C.T.
    • Original y cuatro copias de Estimación (enviadas mediante Oficio).
    • Factura de Anticipo (en caso de estipularlo el Contrato).
    • Factura normal.
    • La documentación para pago se recibira en Ventanilla Única cinco días hábiles anteriores al pago de 9:00 a 14:00 hrs.


    POLÍTICAS PARA PAGO DE SOLICITUD DE CHEQUE (GASTOS A COMPROBAR)
    • El servidor público solicitante generará una Solicitud de cheque y recabará la aprobación de la Subdirección de Recursos Financieros.

    • La Solicitud de cheque será recibida en Ventanilla Única.

    • Un día después de recibida la solicitud se expedirá cheque nominativo el cual tendrá una vigencia para su comprobación de 48 hrs.

    • Las erogaciones realizadas se aplicaran bajo la responsabilidad del servidor público que efectuó la erogación, quien además, deberá verificar que los comprobantes que amparen la operación reúnan los requisitos fiscales, legales y administrativos establecidos en cada caso.


    POLÍTICAS PARA ENTREGA DE CONTRARECIBOS
    • La única área autorizada para expedir contrarecibos de pago es la Ventanilla Única.

    • Al beneficiario de la Cuenta por Pagar se le entregará el contrarecibo, documento que se deberá presentar para el cobro ante el Departamento de Egresos.


    POLÍTICAS PARA AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTABLE
    • El Área de Cuentas por Pagar efectuará la afectación presupuestaria y contable por cada una de las transacciones realizadas, de acuerdo a los contratos y/o convenios celebrados, los cuales deben estar en concordancia con el clasificador por objeto del gasto.


    POLÍTICAS PARA VIGENCIA Y CANCELACIÓN DE LOS CHEQUES EXPEDIDOS PARA LIQUIDAR CUENTAS POR PAGAR
    • Los cheques que se expidan para la liquidación de Cuentas por Pagar tendrán vigencia de tres meses, al término del cual serán cancelados.

    • En el caso de haberse cancelado el cheque por no haberlo recogido a tiempo, el Beneficiario deberá solicitar la reexpedición del mismo.

    • La Gerencia de Tesorería o Subdelegación de Administración elaborará los cheques y en caso de ser necesaria su cancelación, esta se llevará a cabo mediante el Departamento de Egresos en Oficinas Centrales y la Subdelegación de Administración en las Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo.

    • En el caso de cancelación de giros bancarios, la Gerencia de Tesorería o Subdelegación de Administración, presentará al Banco emisor, oficio en donde se manifieste:
    1. Enviar el giro,
    2. Denominación del Organismo,
    3. Número de la Cuenta en donde se acreditará el importe del giro bancario,
    4. Nombre del Beneficiario del giro bancario que se solicita cancelar,
    5. Importe del giro bancario,
    6. En su caso, importe total de las cancelaciones solicitadas en el oficio, y
    7. Firma autorizada para suscribir solicitud de cancelación, contablemente se constituye un pasivo a favor del proveedor o prestador del servicio.
    • En el caso de cheques cancelados, se procederá a cancelar contablemente el movimiento en bancos contra el registro del pasivo correspondiente a favor del proveedor o prestador de servicio.

    • En el caso de expedirse el nuevo cheque será con cargo al pasivo constituido a favor del proveedor o prestador de servicio.


    POLÍTICAS PARA LA CANCELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS POR SERVICIOS DEVENGADOS AL CIERRE DEL EJERCICIO
    • Al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente, los cheques que se hayan emitido y no entregados a los beneficiarios serán cancelados.

    • Se deberán conservar los cheques hasta tres meses en caja tiempo en que el sistema de protección de cheques automáticamente cancela el mismo.

    • En el caso de las Delegaciones Regionales y Gerencias de Tramo no cuenten con el sistema de protección de cheques, deberán a través de la Subdelegación Administrativa llevar a cabo la cancelación una vez transcurridos los tres meses.


    POLÍTICAS PARA SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
    • El área de cuentas por pagar será responsable de escanear en el Sistema de Archivo Electrónico la factura y nota de entrada que presenta el Proveedor.

    • Es responsabilidad de Ventanilla Única, en el momento en que el Proveedor presente la factura y la nota de entrada, consultar en el Sistema de Archivo Electrónico la existencia del documento rector “Contrato”, que ampare los documentos mencionados.


    POLÍTICAS PARA CHEQUES URGENTES
    • Es responsabilidad del área de Cuentas por Pagar, tramitar como Cheques Urgentes aquellos pagos que por su naturaleza lo requieran, así como:
      1. Impuestos,
      2. Aportaciones
      3. Recibos por servicios telefónico, de agua potable, de energía eléctrica, etc., y
      4. Aquellos que la Subdirección de Recursos Financieros o subdelegado administrativo considere necesario.
    Nota: El término urgente no significa que no se deba cumplir con la normatividad aplicable en cada caso.

    POLÍTICAS PARA REGISTRO Y CONTROL DEL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR
    • Registro de información:
    a) El área de cuentas por pagar, será responsable del adecuado registro de información en el Módulo de Cuentas por Pagar.
    • Transacciones:
    a) Será responsabilidad del encargado del Módulo de Cuentas por Pagar realizar la aplicación de la Póliza de Diario y de Egresos que se emitan para la afectación de cuentas contables.
    • Parametrización:
      1. La parametrización de las tablas del Módulo de Cuentas por Pagar se elaborarán y modificarán con la autorización de la Gerencia de Tesorería y Gerencia de Presupuesto y Contabilidad
      2. El responsable del Módulo de Cuentas por Pagar verificará que los parámetros sean actualizados en forma concreta y oportuna.
      3. La Gerencia de Presupuesto y Contabilidad, Gerencia de Tesorería y la Gerencia de Soporte Técnico y Telecomunicaciones verificarán que los parámetros sean correctos.




    Dirección de Administración y Finanzas
    Gerencia de Tesorería
    Calzada de los Reyes 24, Tetela del Monte,
    Cuernavaca 062130 Morelos, México
    Tel. 01 (777) 329-2100